ال دليل إجرائي يشير إلى أداة إدارية ، والتي تقدم الدعم للمهام الصغيرة التي يجب القيام بها على أساس يومي في المجالات المختلفة داخل الشركة.
في هذه ، يتم تسجيل الإجراءات والعمليات التي يجب اتباعها من أجل تنفيذ الوظائف العامة بشكل منهجي حتى تتمكن الشركة من العمل بشكل جيد. كما يسمح بمتابعة تسلسلية للأنشطة السابقة ، وجدولتها بترتيب منطقي وفي الوقت المحدد.
الإعلانات
ستجد في هذا المقال:
كيف يتم تشكيل دليل الإجراءات؟
- التعريف: في هذا الجزء يجب أن يذهب الاسم الرسمي والشعار المستخدم من قبل الشركة
- الفهرس أو المحتوى: هو المكان الذي توجد فيه الصفحات المقابلة للمحتوى داخل الدليل ، مما يسهل على الموظفين تحديد موقع منطقتهم
- مقدمة أو مقدمة: عرض موجز عن الوثيقة التي هي ضمن محتواها وأهمية مراجعتها بدقة. انظر هنا كيفية عمل مقدمة.
- أهداف الإجراء: يجب توضيح الغرض من الوثيقة المذكورة ، مع توضيح أن الغرض منها هو توحيد المعايير والتحكم في الامتثال لروتين المجالات المختلفة في الشركة ، وبالتالي تجنب الأخطاء أو الفشل
- مجالات التطبيق: حيث يتم تصنيف الإجراءات ويتم تناول نطاق كل فرد ، سواء في منطقته الخاصة أو تأثيره على الآخرين
- السياسات ومعايير التشغيل: يجب أن يتضمن هذا القسم المبادئ التوجيهية العامة ل الإجراءات التي تحدد مسؤولية مختلف الحالات المشاركة في عملية.
- مسرد المصطلحات: هذه قائمة صغيرة تعمل كدعم أو استشارة ، وهي ذات طبيعة فنية وترتبط بمحتوى المخطوطة.
خطوات إنشاء دليل إرشادي
عندما تخطط لفتح فرع جديد ، أنشئ امتيازًا لنشاط تجاري كان موجودًا في السوق منذ سنوات أو ابدأ ببساطة استخدام نظام الجودة لضمان المبيعات ، يجب عمل دليل إجراءات ، لذلك يجب اتباع بعض الخطوات مهم.
- قبل البدء في ذلك ، يجب تحديد هيكلها ، فكل مفهوم مكتوب يتطلب خصائص وخصوصيات معينة ، مثل اللغة ، والأمثلة الرسومية ، من بين أمور أخرى.
- من الضروري ألا يكون لكل دليل نفس سطر الصياغة ، حيث يتم توجيه بعض الأجزاء المنفذ أو المشغل ، لذلك ، يجب تمييزه بسهولة في المحتوى الذي سيكون مستخدم نفس
- يجب تحديد ما إذا كان سيتم عمل مستند لكل منصب أو منطقة أو واحد للمؤسسة بأكملها. سيسمح هذا بمعرفة ما إذا كان من الضروري إنشاء بعض الأدلة الفرعية لكل حالة
- يجب تحديد السياسات التي تتوافق مع كل فرد عند تنفيذ أنشطته.
- تحديد واختيار العمليات التجارية الرئيسية لترجمتها إلى ملف الوثيقة ، كل هذا مع الأخذ في الاعتبار أنها يجب أن تحتوي فقط على المعلومات المطلوبة من قبل الموظفين
- يجب أن تكون كتابة الدليل رشيقة وديناميكية ويمكن الوصول إليها ، ولكن في نفس الوقت ملموسة. تعتبر العناصر الرسومية والمرئية ذات أهمية قصوى ، لأنها تسهل فهم العمال في مواقعهم
مزايا الدليل الإجرائي
توفر هذه الأداة مزايا كبيرة للشركة ، ومن بينها:
الإعلانات
- مساعدة الموظفين للحصول على تدريب وتأهيل أفضل
- يصفون بالتفصيل جميع الأنشطة التي تم تنفيذها في كل موقف
- هم بمثابة أدلة للعمل الذي يتعين القيام به
- يزود الموظفين برؤية أكثر شمولاً عن الشركة
- يسمح للمسؤولين عن الجزء التشغيلي بمعرفة الخطوات التي يجب عليهم اتباعها لتطوير كل شيء بشكل صحيح
- وهي تشير صراحة إلى العلاقات المتبادلة مع بقية المناصب داخل الشركة
ما هي الشركات التي يجب أن يكون لديها دليل إجراءات؟
وهي مطلوبة من قبل جميع المنظمات العامة أو الخاصة ، الوطنية أو عبر الوطنية ، سواء كانت صغيرة أو متوسطة أو كبيرة ، سواء كانت غير ربحية أم لا. أي كل أولئك الذين يحتاجون إلى التطبيع في عملياتهم.
وأيضًا أولئك الذين يرغبون في التخلص من ضغوط العمل أو تقليلها وبالتالي إضاعة الوقت ، يريدون تكرار ثقافتهم التنظيمية في نقاط البيع الخاصة بهم وفي مختلف مكاتب فرعية.
الإعلانات
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانوا يرغبون في الحصول على زيادات كبيرة أو تعزيز مركز تنافسي ، فعليهم الحفاظ على أو زيادة المبيعات والربحية ، وتوفير الرضا والمنفعة للعملاء الذين يلجأون إلى الامتياز في سؤال.
متى يجب تبرير الدليل الإجرائي؟
عندما تؤدي الخسائر والتعارضات بين مختلف إدارات الشركة ، وكذلك الشكاوى من مختلف العملاء إلى أضرار كبيرة للمنظمة. يمكن أن يكون أيضًا بسبب افتتاح فرع ثانٍ ومن الضروري تفويض بعض المسؤوليات للمسؤولين والمديرين.
الإعلانات
