إدارة السجلات في الشركة

إدارة السجلات إنها وظيفة أساسية للشركات والمنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية والوكالات الاجتماعية والطبية والتجارية ، المؤسسات المالية والمدارس والجامعات وجميع أنواع الكيانات التي تولد المعلومات التي يجب الحفاظ عليها على مدار فترة زمنية واضح. تحتاج الأسر الفردية أيضًا إلى ممارسة حفظ السجلات بشكل جيد. تعد إدارة السجلات أيضًا عملية منهجية ومنظمة ومخططة ومراقبة لإدارة دورة حياة السجلات أو مراقبتها. يمكن أن يكون السجل شيئًا ورقيًا ملموسًا أو يمكن أن يكون في شكل رقمي أو إلكتروني. يمكن الاحتفاظ بالسجلات في المستندات المالية والطبية والإعلامية والرسمية ووثائق المكتب والرواتب والنماذج الحكومية ورسائل البريد الإلكتروني من بين مئات الأنواع الأخرى من السجلات.

تتناول إدارة السجلات المراحل الثلاث لدورة حياة السجل: إنشاء أو استلام سجل ؛ الصيانة أو التخزين الآمن أو الاسترجاع أو الاستخدام العام للسجل ؛ توفير سجل.

إنشاء السجلات

إنشاء أو استلام السجلات هذا هو ما يخلق الطلب على إدارة السجلات. سواء أكان طلبًا لوظيفة أو فاتورة أو تقرير مراقبة مخزون ، بمجرد أن يصبح تم إنشاء السجل ، ويجب أن تكون جميع العمليات أو وظائف الإدارة الأخرى لذلك السجل الموظفين. تتمثل إحدى وظائف عملية إدارة السجلات في تحديد تدفق السجل بعد إنشائه أو استلامه. من عليه أن يرى السجل؟ أين يذهب السجل بعد أن يرى الجميع أو يتصرف على السجل (مثل سجل دفعة على الحساب)؟ من المسؤول عن ضمان التخزين الآمن للسجل؟ كل هذه الأسئلة تحتاج إلى إجابات جيدة التواصل.

صيانة السجل

يتضمن حفظ السجلات إجراء عمليات لتخزين السجل. يجب أن يؤخذ عدد من الاعتبارات في الاعتبار متى سجلات المتجر، بما في ذلك إمكانية أن يكون السجل متاحًا للاسترجاع من قبل أولئك الذين يحتاجون إلى الرجوع إلى المعلومات أو الوصول إليها. الجانب الآخر من إتاحة التسجيلة هو الإشارة إلى من لا يمكنه الوصول إلى التسجيلة.

عند نفاد مساحة التخزين في السجل ، من الضروري وجود نظام في مكانه لإدارة السجلات الجيدة. مكان لتحديد من لديه السجل ، وأين لديهم السجل ، ومتى ينوون إعادة سجل. يعد ضمان العودة الصحيحة للسجل أيضًا جزءًا مهمًا من نظام إدارة السجلات.

قد يتضمن التخزين الآمن للسجلات تخزين نسخ رقمية من كل سجل خارج الموقع في مكتب آخر أو في صندوق ودائع بالبنك. يجب تخزين السجلات في مكان بارد وجاف لتجنب إتلاف النسخ الورقية أو الإلكترونية. تعتبر عمليات الأرشفة جزءًا من مرحلة صيانة إدارة السجلات. تحديد متى يكون السجل مؤهلاً للأرشفة هو جزء من إدارة السجلات. ومن هذه الوظيفة أيضًا تحديد مكان أرشفة السجلات ومدة أرشفة السجلات. يمكن الاحتفاظ ببعض السجلات مثل السجلات التاريخية مدى الحياة وأحيانًا خارج نطاق الشركة. بالنسبة للمدن والولايات والبلديات ، قد يتعين تخزين السجلات التاريخية إلى أجل غير مسمى.

حذف السجلات

حذف السجلات في الإطار الزمني المناسب أمر بالغ الأهمية. يجب إتمام إزالة معظم السجلات عن طريق التقطيع. تشمل اعتبارات الحذف تحديد مدة تخزين السجل. يعتمد الإطار الزمني لحفظ السجلات على طبيعة السجل. تملي بعض سجلات التخزين بواسطة اللوائح الحكومية ، مثل السجلات الضريبية ، بعض البنوك لإدارة القروض والبعض للمبادئ التوجيهية القانونية ، مثل أوراق التأسيس.

ويتضمن أيضًا تحديد كيفية التخلص من السجلات ، على سبيل المثال عن طريق التقطيع داخل الشركة أو التوظيف من شركة خارجية إلى التجزئة وتطوير نظام تتبع التخلص يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا. سرد السجلات حسب الفئة حيث تمت إزالتها ، وكيف تمت إزالتها ، والأماكن التي يمكن أن تكون مفيدة لإدارة السجلات على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد تنفيذ آلية الموافقة لحذف السجل في ضمان أن يعرف كل شخص يحتاج إلى المعرفة قبل إتلاف السجلات.

اعتبارات أخرى لإدارة السجلات

تتضمن العديد من الخيارات الأخرى للتكيف مع نظام إدارة السجلات توثيق وإبلاغ السياسات والإجراءات المرتبطة بإدارة السجلات ، وتطوير و تنفيذ آليات وإجراءات التحكم لكل مرحلة من مراحل إدارة السجلات والحفاظ على أنظمة إدارة السجلات بسيطة وسهلة التواصل وسهلة الاستخدام. تدبير.

موارد لإدارة سجلات التعلم

هناك المئات من الموارد المتاحة لتعلم الإدارة الفعالة للسجلات. المدارس الفنية والكليات والجامعات والتدريب عبر الإنترنت والكتب المرجعية كثيرة في محل بيع الكتب المحلي أو مكتبة الجامعة التي يمكن أن تساعد في تطوير نظام إدارة سجلات فعال ومحترم القانون. تحقق دائمًا أيضًا من اللوائح المحلية والولائية والفيدرالية.