Как да направим успешен вътрешен контрол в компанията?

Вътрешен контрол играе a съществена роля за успеха на всички компании. Много собственици на бизнес обаче нямат ясно разбиране за това какво представлява или защо е важно.

Структурата на вътрешния контрол на една компания е уникална за нея. Вътрешен контрол те трябва да бъдат ефективни и ефикасни за конкретната организация. Например, структурата на вътрешния контрол на дадена компания не е непременно подходяща за малък бизнес, управляван от собственик.

От съществено значение е мениджърският екип на компанията внимателно да проектира структура за вътрешен контрол който адресира рисковете за организацията, без да го претегля с ненужни разходи и усилия.

Вътрешният контрол е от значение за всички на работното място. Представлява моралната отговорност за разбиране и спазване на политиките и процедурите на организацията.

Основни цели на вътрешния контрол

Основната цел на вътрешния контрол е Помогнете да защитите една организация и да насърчите нейните цели. Вътрешният контрол работи за свеждане до минимум на рисковете и защита на активите, осигуряване на точност на регистрира, насърчава оперативната ефективност и насърчава спазването на политики, правила, разпоредби и закони.

Те осигуряват a разумна сигурност относно постигането на цели, свързани с:

• Ефективност и ефективност на операциите.
• Надеждност на финансовата информация.
• Защита на активите.
• Спазване на приложимите закони и разпоредби.

Печалби

1. Установяване на процеси: Собствениците на фирми разработват стандартизирани процеси и процедури, които служителите им да разбират и следват. Те информират своите служители за желаните операции и очакват от своите служители да ги подкрепят при изпълнението на ежедневните им задачи. Документираните установени процедури внасят сплотеност и ред във фирмата, защото всеки знае точно какво се очаква от него.
2. Разделяне на задълженията: Правилно проектираният вътрешен контрол може да гарантира, че организацията има адекватно разделение на задълженията чрез осигуряване на система за контрол и баланс. Например служителят, който депозира чекове, не трябва да бъде същият служител, който сверява банковите извлечения. Правилното разделяне на задълженията също може да помогне за намаляване на измамите или кражбите.
3. Намаляване на измамите и кражбите: Ефективният вътрешен контрол може да намали и вероятно да предотврати измами и кражби. Вътрешният контрол може да включва одобрение на нови доставчици и служители, както и поддържане на ценни материални запаси и контрол на запасите на сигурни места.
4. Изготвяне на точни и навременни финансови отчети: Вътрешният контрол може да помогне на служителите да записват и записват транзакции в счетоводните регистри и в крайна сметка да изготвят точни и навременни финансови отчети. Точните и навременни финансови отчети са от решаващо значение за вътрешните и външните заинтересовани страни и ще помогнат на ръководството да вземе ефективни решения и да планира бъдещето.
5. Намаляване на грешките: Грешките в счетоводните записи на компанията могат да навредят на взаимоотношенията с клиенти, доставчици и служители и в крайна сметка да доведат до загуба на приходи. Правилно проектираният вътрешен контрол трябва да помогне на вашия бизнес да предотврати или идентифицира грешки. Автоматизацията на процесите и контролите и подходящите нива на преглед могат да предотвратят навлизането на грешки в счетоводната система, които могат да навредят на репутацията на компанията.

Стъпки за осъществяване на успешен вътрешен контрол в рамките на компанията

1. - Уверете се, че функциите са разделени

Разделянето на задълженията е основен, ключов вътрешен контрол и един от най-трудните за постигане. На най-основното ниво това означава, че никой човек не трябва да има контрол върху две или повече фази на транзакция или операция.

Използва се, за да се гарантира, че служителите своевременно избягват или откриват грешки или нередности в нормалния бизнес.

2.- Разработване на адекватен физически контрол на активите

Трябва да има контрол за осигуряване и защита на уязвими активи. Примерите включват сигурност за ограничен достъп до активи като парични средства, инвентар и оборудване, които могат да бъдат уязвими към риска от загуба или да бъдат неоторизирани за използване. Тези активи трябва да се отчитат периодично и да се сравняват с контролните записи.

3. - Определете рисковете във вашия офис

За да управлявате правилно рисковете, първо трябва да ги идентифицирате. След като рисковете бъдат идентифицирани, те трябва да бъдат анализирани за възможния им ефект. Анализът на риска обикновено включва оценка на значимостта на риска, оценка на вероятността той да се появи и решение как да се управлява рискът и какви действия трябва да се предприемат.

4. - Незабавно коригирайте грешките

Дори добре проектираният вътрешен контрол може да се провали. Служителите понякога тълкуват погрешно инструкциите или просто правят грешки. Въпреки това, грешките, открити на всеки етап от процеса, трябва да получат незабавни коригиращи действия и да бъдат докладвани на съответното ниво на управление.

5.- Разработване на писмени политики и процедури

Организацията трябва да разработи свой собствен изчерпателен наръчник с процедури за вътрешния си бизнес и финансови процеси. Писмените процедури изпълняват няколко функции. Те предоставят писмено известие на всички служители за очакванията и практиките на агенцията.

6. - Правете редовни помирения

Помиренията често са недооценен вътрешен контрол. Когато се изпълняват правилно и рутинно, те осигуряват мощен контрол за своевременно идентифициране и коригиране на грешки

7.- Преглед и одобряване на процеси / транзакции

Когато основен процес или транзакция се извършва в рамките на дадена компания, винаги трябва да има друго ниво на преглед и одобрение от лице, независимо от процеса. Рецензентът трябва да има опит и знания, за да може да идентифицира грешки и пропуски.

8. - Поддържайте адекватна подкрепяща документация

Одиторите и ръководителите на програми често приемат, че „ако не е било документирано, това не се е случило“. Адекватна подкрепа Документацията предоставя солидни доказателства за адекватна проверка, че се прилагат подходящите процеси и контрол.

9. - Осигурете адекватно обучение на персонала

Служителите трябва да бъдат подходящо обучени и упълномощени да изпълняват задълженията си. Важно е да запомните, че обучението трябва да се счита за непрекъснат процес и нуждите от обучение на Персоналът трябва да се оценява периодично, за да се обмислят промени в бизнес процесите, технологиите, новите закони и разпоредби и др.

10. - Извършете самооценка на вашия вътрешен контрол

Провеждането на самооценка на вашия вътрешен контрол може да помогне за идентифициране на потенциални недостатъци, преди да възникнат проблеми и ще доведе до прилагането на по-ефективен контрол. Тази самооценка често може да бъде направена чрез "разходка", която е просто акт на проследяване на транзакция чрез фирмени записи и процедури.