Povinnosti správního orgánu Jaké jsou povinnosti tohoto asistenta?

Správcem je a fyzická osoba, jejíž funkcí je řízení, kontrola, organizace a plánování v organizaci soukromé i veřejné nebo ve společnosti. Řídí využívání finančních, fyzických, technologických a lidských zdrojů a hledají řešení pro všechny druhy administrativních problémů.

Pokud jde o podnikání, okamžitě myslíme na příval aktivit, které je třeba provést, aby se podnikání dlouhodobě dařilo udržitelným způsobem. Ale v praxi je to opravdu tak? Jaké budou funkce správce? Co musíte udělat pro to, abyste kromě splnění společenských požadavků vytvořili pro zákazníky a majitele hodnotu?

Pro snazší pochopení toho, co jsou tyto funkce, je model s názvem PODC.

• P: plán
• O: organizace
• D: adresa
• C: kontrola

Pořadí těchto funkcí je také důležité, protože určuje cyklus, který je vždy vytvořen ke koordinaci činností v organizaci. Pro ty, kteří se chtějí dozvědět více podrobností o tom, jak tento model vznikl a co každá z těchto funkcí představuje, vám nyní řekneme všechny podrobnosti.

Co je správce?

V praxi jsme bez ohledu na naše vzdělání nebo roli všichni v určitém okamžiku „Správci“, ať už ve vedení našeho podniku, jako zaměstnanci organizací nebo ve vedení společnosti osobní život.

Řídí využívání finančních, fyzických, technologických a lidských zdrojů a hledají řešení pro všechny druhy administrativních problémů. Vytváří metody, plánuje činnosti, organizuje fungování různých sektorů organizace, počítá výdaje a oceňuje dokonalý tok informací a pokynů.

Ve světě podnikání je obchodním administrátorem odborník odpovědný za rozhodování a vedení podnikových strategií.

Zahrnuje plánování, organizaci, řízení a kontrolu akcí v nejrůznějších obchodních oblastech, včetně správy finančních, technologických, lidských a materiálních zdrojů.

Zdroj

Je snadné vidět, že tyto funkce správce v modelu PODC dokonale odpovídají tomu, co se děje v každodenní práci těchto profesionálů.

Jak ale tato definice funkcí vznikla? Henri Fayol byl první osobou, která identifikovala prvky nebo funkce správce. Všechno to začalo jeho klasickou knihou, vydanou v roce 1916, Administrativa Industrielle et Generale (Průmyslová a obecná správa).

Fayol byl generálním ředitelem velké francouzské společnosti na těžbu uhlí. Svou knihu založil na svých zkušenostech z praxe ve vedení této společnosti. V té době definoval pět řídících funkcí, které se staly známými jako POC3 nebo dokonce POCCC. Oni byli:

• Plánování
• Organizace
• Příkaz
• Koordinace
• Řízení

Tvrdil, že tyto funkce jsou univerzální: všichni manažeři je vykonávají v průběhu své práce na jakémkoli typu trhu. S postupem času a objevením se nových technologií však noví autoři aktualizovali koncept funkcí správce. Šli z 5 na pouhé 4. Je tomu tak proto, že se chápalo, že koordinační a velitelské funkce mohou být ve skutečnosti reprezentovány pouze jedním aspektem, kterým je řízení.

Nyní se seznámíme s podrobnostmi PODC.

Hlavní role a odpovědnosti správce

1. Plánování

Plánování, pokud jde o provoz společnosti, zahrnuje akce, jako jsou:

• Předpověď budoucích podmínek
• Definice nových cílů
• Tvorba metodik k dosažení těchto cílů

To znamená, že někdo v pozici manažera musí být dobrý v rozhodování. A v praxi plánování je vícestupňový proces. Plánovači musí začít tím, že budou znát situaci své společnosti, zejména těch nejkritičtějších, kterým organizace čelí.

Během svých studií Fayol také uznala, že efektivní plánování musí brát v úvahu neočekávané události, které mohou nastat, a ne jen držet se přísných a nepružných plánů. V praxi existují různé typy plánování, kterými mohou být:

• Strategické plánování
• Taktické plánování
• Provozní plánování

2. Organizace

Zaměření organizační funkce může být uvedeno v klíčových bodech, jako jsou:

• Strukturování činností
• Orientace na vztahy uvnitř společnosti
• Nábor
• Hodnocení a budování týmu

Organizace je rolí správy, která zahrnuje rozvoj organizační struktury a přidělování zdrojů zajistit dosažení cílů. Tuto organizační strukturu obvykle představuje organizační schéma.

To poskytuje grafický pohled na řetězec akcí ve společnosti. Proto se rozhodnutí o struktuře organizace často nazývají rozhodnutí o organizačním návrhu.

3. Směr

Vytvořte standard a směr pro všechny aktivity společnosti. Toto je jedna z hlavních funkcí správce, která je nezbytnou součástí všech ostatních. Vedení může mít stejný smysl pro vedení. S tím, vedoucí pomáhá ostatním složkám společnosti dosáhnout jejich cílů.

Má širší vizi, a proto může koordinovat úsilí, aby všichni pracovali společně se stejným severem. Kromě toho však efektivní vedení vyžaduje, aby manažer motivoval zaměstnance a účinně komunikoval. Pokud bude tento směr proveden správně, každý bude nadšený, že dosáhne všech cílů.

4. Řízení

Mezi funkcemi správce má zásadní roli ovládání: zajistit, aby se vše stalo v rámci parametrů a principů, které byly definovány. Účel ovládání je přesný identifikovat odchylky směrujiž uvažuje o plánech na změnu tohoto scénáře, když to bude nutné. Můžeme tedy také říci, že ovládání se skládá ze tří kroků:

1. Stanovení výkonových standardů
2. Porovnání skutečného výkonu se standardy
3. V případě potřeby přijmout nápravná opatření

Monitorování výkonu se dříve vyjadřovalo peněžně, například tržbami, náklady nebo ziskem. Dnes to však lze vyjádřit i jinými slovy, například úrovní služeb zákazníkům a spokojenosti spotřebitelů. Chcete-li to provést, musíte vytvořit řadu indikátorů výkonu.

Ale pozor: tato funkce by neměla být zaměňována s kontrolou v behaviorálním nebo manipulativním smyslu pro osobnosti nebo emoce. Spíše odkazuje na úlohu přijímání nezbytných opatření k zajištění toho, aby činnosti spojené s prací byly konzistentní a přispívaly k dosažení cílů.