Hraje interní kontrola a zásadní roli v úspěchu všech společností. Mnoho majitelů firem však nemá jasnou představu o tom, co to je nebo proč je to důležité.
Struktura vnitřní kontroly společnosti je pro ni jedinečná. Interní kontroly musí být efektivní a efektivní pro konkrétní organizaci. Například struktura vnitřní kontroly společnosti nebude nutně adekvátní pro malý podnik provozovaný vlastníkem.
Reklamy
Je nezbytné, aby vedoucí tým společnosti pečlivě navrhl strukturu vnitřní kontroly který řeší rizika pro organizaci, aniž by to vážil se zbytečnými náklady a úsilím.
Reklamy
Interní kontrola je relevantní pro každého na pracovišti. Představuje morální odpovědnost porozumět zásadám a postupům organizace a dodržovat je.
V tomto článku najdete:
Hlavní cíle vnitřní kontroly
Primárním účelem vnitřní kontroly je pomáhá chránit organizaci a prosazovat její cíle. Interní kontroly pracují na minimalizaci rizik a ochraně majetku, zajišťují přesnost zaznamenává, podporuje provozní efektivitu a podporuje dodržování zásad, pravidel, předpisů a zákony.
Reklamy
Ty poskytují a přiměřené zabezpečení o dosažení cílů týkajících se:
- Efektivnost a účinnost operací.
- Spolehlivost finančních informací.
- Ochrana aktiv.
- Soulad s platnými zákony a předpisy.
Zisky
- Zavedení procesů: Majitelé firem vyvíjejí standardizované procesy a postupy, aby jim jejich zaměstnanci rozuměli a dodržovali je. Informují své zaměstnance o požadovaných operacích a očekávají, že jim jejich zaměstnanci pomohou při plnění jejich každodenních úkolů. Zdokumentované zavedené postupy přinášejí společnosti soudržnost a pořádek, protože každý přesně ví, co se od nich očekává.
- Oddělení povinností: Správně navržené vnitřní kontroly mohou zajistit, aby organizace měla přiměřené oddělení povinností poskytnutím systému kontrol a vyvážení. Například zaměstnanec, který vkládá šeky, by neměl být stejným zaměstnancem, který provádí odsouhlasení bankovních výpisů. Správné oddělení povinností může také pomoci omezit podvody nebo krádeže.
- Omezte podvody a krádeže: Účinné vnitřní kontroly mohou omezit a pravděpodobně zabránit podvodům a krádežím. Interní kontroly mohou zahrnovat schválení nových dodavatelů a zaměstnanců, stejně jako udržování cenných zásob a kontrolu zásob na zabezpečených místech.
- Příprava přesných a včasných finančních výkazů: Interní kontroly mohou zaměstnancům pomoci zachytit a zaznamenat transakce v účetních záznamech a v konečném důsledku vytvářet přesné a včasné finanční výkazy. Přesné a včasné finanční výkazy jsou pro interní a externí zúčastněné strany zásadní a pomohou vedení činit efektivní rozhodnutí a plánovat do budoucna.
- Snížení chyb: Chyby v účetních záznamech společnosti mohou poškodit vztahy mezi zákazníky, dodavateli a zaměstnanci a nakonec vést ke ztrátě výnosů. Správně navržené vnitřní kontroly by měly vašemu podnikání pomoci předcházet chybám nebo je identifikovat. Automatizace procesů a kontrol a odpovídající úrovně kontroly mohou zabránit vstupu chyb do účetního systému, které by mohly poškodit pověst společnosti.
Kroky k provedení úspěšné vnitřní kontroly ve společnosti
1. - Ujistěte se, že jsou funkce odděleny
Reklamy
Oddělení povinností je základní, klíčovou vnitřní kontrolou a jednou z nejobtížněji dosažitelných. Na nejzákladnější úrovni to znamená, že žádný jednotlivec by neměl mít kontrolu nad dvěma nebo více fázemi transakce nebo operace.
Používá se k zajištění toho, aby se zaměstnanci včas vyhnuli nebo odhalili chyby nebo nesrovnalosti v běžném obchodním styku.
Reklamy
2. - Rozvíjet přiměřenou fyzickou kontrolu nad aktivy
Musí být zavedeny kontroly k zabezpečení a ochraně zranitelných aktiv. Mezi příklady patří zabezpečení omezeného přístupu k aktivům, jako jsou hotovost, zásoby a zařízení, která mohou být zranitelná vůči riziku ztráty nebo neoprávněného použití. Tato aktiva by měla být pravidelně počítána a porovnávána s kontrolními záznamy.
3. - Identifikujte rizika ve vaší kanceláři
Abyste správně zvládli rizika, musíte je nejprve identifikovat. Jakmile jsou rizika identifikována, musí být analyzována z hlediska jejich možného účinku. Analýza rizik obecně zahrnuje odhad závažnosti rizika, posouzení pravděpodobnosti jeho výskytu a rozhodnutí, jak riziko řídit a jaká opatření by měla být přijata.
4. - Okamžitě opravte chyby
Dokonce i dobře navržené vnitřní ovládací prvky mohou selhat. Zaměstnanci někdy nesprávně interpretují pokyny nebo jen dělají chyby. Za chyby zjištěné v jakékoli fázi procesu by však měla být přijata okamžitá nápravná opatření a měla by být nahlášena na příslušnou úroveň řízení.
5. - Vypracujte písemné zásady a postupy
Organizace by měla vypracovat vlastní komplexní příručku postupů pro své interní obchodní a finanční procesy. Písemné postupy slouží několika funkcím. Poskytují písemné oznámení všem zaměstnancům o očekáváních a postupech agentury.
6. - Proveďte pravidelné usmíření
Odsouhlasení jsou často podceňovanou vnitřní kontrolou. Jsou-li prováděny správně a rutinně, poskytují výkonnou kontrolu pro včasnou identifikaci a opravu chyb
7.- Zkontrolujte a schválte procesy / transakce
Pokud se ve společnosti uskuteční důležitý proces nebo transakce, měla by vždy existovat další úroveň kontroly a schválení jednotlivcem nezávislým na procesu. Recenzent musí mít zkušenosti a znalosti, aby mohl identifikovat chyby a opomenutí.
8. - Udržujte odpovídající podpůrnou dokumentaci
Auditoři a vedoucí programu často předpokládají, že „pokud to nebylo zdokumentováno, nestalo se to“. Adekvátní podpora Dokumentace poskytuje spolehlivé důkazy pro adekvátní ověření toho, že se používají příslušné procesy a kontroly.
9. - Zajistěte odpovídající školení zaměstnanců
Zaměstnanci musí být řádně proškoleni a oprávněni k plnění svých povinností. Je důležité si uvědomit, že školení by mělo být považováno za trvalý proces a vzdělávací potřeby Pracovníci by měli být pravidelně hodnoceni, aby zvážili změny v obchodních procesech, technologiích, nových zákonech a předpisy atd.
10. - Proveďte sebehodnocení své vnitřní kontroly
Provedení sebehodnocení vaší vnitřní kontroly může pomoci identifikovat potenciální nedostatky dříve, než nastanou problémy, a povede k zavedení účinnějších kontrol. Toto sebehodnocení lze často provést pomocí „Návodu“, což je jednoduše akt sledování transakce prostřednictvím záznamů a postupů společnosti.
