Správa záznamů Jedná se o základní funkci společností, neziskových organizací, vládních agentur, sociálních, lékařských, obchodních agentur, finanční instituce, školy, univerzity a všechny druhy subjektů, které generují informace, které je třeba po určitou dobu udržovat určitý. Jednotlivé domácnosti si také musí procvičovat dobré vedení záznamů. Správa záznamů je také systematický, organizovaný, plánovaný a kontrolovaný proces pro správu nebo monitorování životního cyklu záznamů. Záznamem může být hmotný papírový předmět nebo může být v digitální nebo elektronické podobě. Záznamy mohou být vedeny ve finančních, lékařských, informačních, formálních dokumentech, dokumentech kancelář, mzdy, vládní formuláře a e-maily mezi stovkami dalších typů evidence.
Správa záznamů se zabývá třemi fázemi životního cyklu záznamu: Vytvoření nebo přijetí záznamu; Údržba, bezpečné uložení, vyhledávání nebo obecné použití záznamu; Poskytnutí záznamu.
Reklamy
V tomto článku najdete:
Vytváření záznamů
Vytváření nebo příjem záznamů to je to, co vytváří poptávku po správě záznamů. Ať už se jedná o žádost o zaměstnání, fakturu nebo zprávu o kontrole zásob, jakmile byl vytvořen záznam, musí být všechny ostatní operace nebo funkce správy pro tento záznam zaměstnanci. Jednou z funkcí procesu správy záznamů je určit tok záznamu po jeho vytvoření nebo přijetí. Kdo musí vidět záznam? Kam jde záznam poté, co každý záznam viděl nebo jednal podle záznamu (například záznam o platbě na účet)? Kdo je odpovědný za zajištění bezpečného uložení záznamu? Všechny tyto otázky vyžadují dobře sdělené odpovědi.
Správa registru
Vedení záznamů zahrnuje provádění operací k uložení záznamu. Je třeba vzít v úvahu řadu úvah ukládat záznamy, včetně možnosti, že záznam je k dispozici pro vyhledávání osobami, které se na informace potřebují odvolat nebo k nim mít přístup. Druhou stranou zpřístupnění záznamu je označení, kdo k záznamu nemá přístup.
Reklamy
Když není záznam v úložišti, je důležité, aby dobrá správa záznamů měla zavedený systém. místo k určení, kdo má záznam, kde má záznam a kdy hodlá vrátit Registrace. Zajištění správného vrácení záznamu je také důležitou součástí systému správy záznamů.
Reklamy
Bezpečné uložení záznamů může zahrnovat uložení digitálních kopií každého záznamu mimo pracoviště v jiné kanceláři nebo v bezpečnostní schránce v bance. Záznamy by měly být uloženy na chladném a suchém místě, aby nedošlo k poškození papírových nebo elektronických kopií. Procesy archivace jsou součástí fáze údržby správy záznamů. Součástí správy záznamů je určení, kdy je záznam vhodný k archivaci. Součástí této funkce je také výběr, kde se protokoly archivují a jak dlouho se protokoly archivují. Některé záznamy, například historické, lze uchovávat po celý život a někdy i mimo společnost. Ve městech, státech a obcích může být nutné ukládat historické záznamy na neurčito.
Odstranění záznamů
Smazat záznamy ve správném časovém rámci je kritická. Odstranění většiny záznamů musí být dokončeno skartací. Mezi důvody pro odstranění patří určení, jak dlouho by měl být záznam uložen. Časový rámec pro vedení záznamů závisí na povaze záznamu. Některé záznamy o skladování jsou diktovány vládními nařízeními, jako jsou daňové záznamy, některé banky pro správu půjček a některé pro právní pokyny, jako jsou papíry z začlenění.
Reklamy
Zahrnuje také stanovení způsobu likvidace záznamů, například skartací v rámci společnosti nebo najímáním Užitečné může být také od externí společnosti po fragmentaci a vývoj systému sledování likvidace. Výpis záznamů podle kategorie, kde byly odstraněny, jak byly odstraněny a kde může být přínosem pro dlouhodobou správu záznamů. Implementace schvalovacího mechanismu pro mazání záznamů může navíc pomoci zajistit, aby každý, kdo to potřebuje vědět, věděl, než budou záznamy zničeny.
Další aspekty správy záznamů
Několik dalších možností přizpůsobení se systému správy záznamů zahrnuje dokumentování a komunikaci zásad a postupů souvisejících se správou záznamů, vývojem a implementovat kontrolní mechanismy a postupy pro každou fázi správy záznamů a udržovat systémy správy záznamů jednoduché a snadno komunikovatelné a snadno použitelné. spravovat.
Reklamy
Zdroje pro správu záznamů o učení
K dispozici jsou stovky zdrojů pro efektivní správu záznamů. Technické školy, vysoké školy a univerzity, online školení a příručky jsou hojné v místním knihkupectví nebo univerzitní knihkupectví, které může pomoci s vývojem účinného a uctivého systému správy záznamů v zákon. Vždy také zkontrolujte místní, státní a federální předpisy.
