Proceduremanual (definition og fordele)

Det Proceduremanual Det refererer til et administrativt instrument, der understøtter de små opgaver, der skal udføres dagligt i de forskellige områder inden for en virksomhed.

I disse registreres de handlinger og operationer, der skal følges for at udføre de generelle funktioner, metodisk, så virksomheden kan fungere godt. Det giver også mulighed for en sekventiel opfølgning af tidligere aktiviteter, planlægning af dem i en logisk rækkefølge og på det angivne tidspunkt.

Hvordan dannes en procedurehåndbog?

• Identifikation: i denne del skal det officielle navn og logo, som virksomheden bruger, være angivet
• Indeks eller indhold: er hvor siderne, der svarer til indholdet i manualen, er placeret, hvilket gør det lettere for medarbejderne at finde deres område
• Prolog eller introduktion: en kort redegørelse om dokumentet, som ligger inden for dets indhold, og vigtigheden af ​​at gennemgå det grundigt. Se her
  hvordan man laver en introduktion.
• Formål med proceduren: Formålet med nævnte dokument skal forklares, hvilket gør det klart, at dets formål er standardisere og kontrollere, at rutinerne for de forskellige områder i virksomheden overholdes, hvorved man undgår fejl eller fejl
• Anvendelsesområder: det er her, procedurerne klassificeres, og omfanget af den enkelte behandles, både i deres eget område og den indflydelse, de har på andre
• Politikker og driftsstandarder: dette afsnit skal indeholde de generelle retningslinjer for handlinger, der bestemmer, hvilket ansvar de forskellige instanser deltager i behandle.
• Ordliste: dette er en lille liste, der fungerer som support eller konsultation, er teknisk og er relateret til manuskriptets indhold.

Trin til at oprette en vejledning

Når du planlægger at åbne en ny filial, skal du oprette en franchise for en virksomhed, der har været på markedet i årevis eller bare starte Brug et kvalitetssystem til at garantere salg, der skal laves en procedurehåndbog, for dette skal nogle trin følges vigtig.

1. Inden den startes, skal dens struktur defineres, hvert begreb, der skrives, kræver visse karakteristika og egenskaber, såsom sproget, grafiske eksempler, blandt andre.
2. Det er vigtigt, at ikke alle manualer har den samme tegningslinje, da nogle segmenter er rettet eksekutøren eller operatøren, skal det derfor let skelnes i indholdet, hvem der vil være brugeren af samme
3. Det skal defineres, om der vil blive lavet et dokument for hver position, område eller et for hele organisationen. Dette gør det muligt at vide, om det er nødvendigt at oprette nogle submanualer til hvert tilfælde
4. De politikker, der svarer til hver enkelt, når de udfører deres aktiviteter, skal defineres.
5. Identificer og vælg hvilke der er de vigtigste forretningsprocesser for at oversætte dem til dokument, alt dette under hensyntagen til, at de kun skal indeholde de oplysninger, der kræves af medarbejdere
6. Manualens skrivning skal være adræt, dynamisk og tilgængelig, men samtidig konkret. De grafiske og visuelle elementer er af største betydning, da de letter forståelsen af ​​arbejderne i deres stillinger

Fordele ved en procedurehåndbog

At have dette værktøj giver store fordele for virksomheden, nogle af dem er:

• Hjælp personalet med at få bedre uddannelse og kvalifikationer
• De beskriver i detaljer alle de aktiviteter, der udføres i hver af stillingerne
• De tjener som guider til det arbejde, der skal udføres
• Giver personalet et mere omfattende overblik over virksomheden
• Det giver dem, der har ansvaret for den operationelle del, at vide, hvilke trin de skal følge for at udvikle alt korrekt
• De angiver eksplicit sammenhængen med de øvrige positioner i virksomheden

Hvilke virksomheder skal have en proceduremanual?

De kræves af alle offentlige eller private, nationale eller tværnationale organisationer, både små, mellemstore eller store, uanset om de er nonprofit. Det vil sige alle dem, der kræver normalisering i deres operationer.

Også dem, der ønsker at eliminere eller reducere arbejdsstress og derfor spild af tid, ønsker at duplikere deres organisationskultur både i deres salgssteder og i deres forskellige filialer.

Derudover, hvis de ønsker at have store stigninger eller konsolidere en konkurrenceposition, vedligeholde eller øge deres salg og rentabilitet, hvilket giver tilfredshed og nytte til kunder, der griber til franchisen i spørgsmål.

Hvornår skal en proceduremanual begrundes?

Når tab, konflikter mellem de forskellige afdelinger i virksomheden samt klager fra forskellige kunder resulterer i store ulemper for organisationen. Det kan også skyldes åbningen af ​​en anden filial, og det er nødvendigt at uddelegere nogle ansvarsområder til administratorer og ledere.