Hvad er administrative manualer?

Administrative manualer er en sæt regler, funktioner, procedurer, aktiviteter, mål, instruktioner, retningslinjer og politikker dette skal overholdes og følges af virksomhedens ansatte såvel som den måde, hvorpå de skal udføres, enten individuelt eller i fællesskab.

Den administrative manual er et instrument, der hjælper organisationen med bedre at organisere sine metoder, standardisere procedurer, forbedre kommunikationen mellem organisationssektorer.

For det, manualer skal bestå af standarder, instruktioner og rutiner for selve organisationen samt brug af hjælpeværktøjer.

Betydningen af ​​administrative manualer

Manualer er vigtige i en virksomhed, da deres indhold når vigtige dele indeni det og påvirker måden, hvorpå arbejdet er organiseret. De påpeger, hvordan man gør det. Det vil sige, dens hovedmål er

guide eller lære, hvordan man udfører aktiviteterne der udføres inden for en organisation, hvad enten det er i en sektor eller afdeling.

Formålet med manualisering er tillade indsamling af bestilte oplysninger på en systematisk måde, omhyggelig og segmenteret, til at fungere som et lette værktøj til driften af ​​organisationen.

Dette er hovedformålet med tilstedeværelsen og brugen af ​​manualer i organisationen. Derfor skal du have et simpelt, klart og objektivt sprog, da alle medarbejdere (uanset deres uddannelsesniveau) skal have adgang til dette materiale, da det vil hjælpe dem i udførelsen af ​​deres opgaver, især for dem, der for nylig er ansat i organisation.

Derfor er de gyldige som referencemateriale, hvilket giver større videnadministration inden for virksomheden. Det anbefales, at dette materiale gennemgås regelmæssigt, da der er processer, der ændrer sig over tid.

Denne videnstyring, som for nylig har været genstand for studier inden for administration er det afgørende for organisationen at udvikle sig og investere i udviklingen af ​​dens medarbejdere.

Da administrative manualer er en af vigtigste middel til at beskrive al videnadministrationDet er ekstremt vigtigt at forstå fordelene ved god videnstyring som en måde at forstærke vigtigheden af ​​administrative manualer på.

Fordel

Blandt de største fordele ved administrative manualer er følgende:

• Det er en kilde til information om jobbet i virksomheden.
• Sæt standarder og kriterier.
• Det muliggør tilpasning, sammenhæng og kontinuitet af reglerne og proceduren for de forskellige organisatoriske enheder i virksomheden
• Undgå diskussioner og fejl i forskellige processer
• Tillader uddannelse af nye og gamle medarbejdere i virksomheden
• Repræsenterer et effektivt værktøj til konsultation, vejledning og træning i virksomheden
• Repræsenterer en begrænsning for improvisation
• Det repræsenterer også et vigtigt element i objektiv gennemgang og evaluering af institutionaliserede fremgangsmåder og processer.

Nogle ulemper

Når administrative manualer ikke opdateres ordentligt og permanent, kan de hurtigt miste deres værdi i enhver organisation. De kan generelt også være ufleksible.

Når de er meget syntetiske, har de ikke meget nytte, og på den anden side når de er meget detaljerede, kører de risiko for at blive forældet af små ændringer i en organisation, virksomhed eller forretning.

Andre mål

Blandt andre mål og grundlæggende retningslinjer i manualerne for virksomheden, finder sin gennemtrængning i markedet og samfundet generelt. De rapporterer kort historien om virksomheden, fra dets grundlæggelse til nutiden. De demonstrerer på en koordineret og organiseret måde virksomhedens organisationsstruktur, der er nødvendig for at nå målene og de skitserede retningslinjer.

De definerer funktion, hierarkisk position, ansvar, forhold og autoritet for de positioner, der er resultatet af denne struktur. Dets mål er at håndhæve kravene i internationale standarder, der er orienteret mod ISO 9000 eller 14000.

Typer af administrative manualer

Der er nogle typer og teknikker til manualer, som har forskellige funktioner og strukturer, også afhængigt af virksomhedens behov. Det er op til lederen at kontrollere, hvilken type manual der passer til deres organisation, og der kan være mere end en type manual inden for den organisation.

Politikmanual

Dens mål er at styre handlingerne hos de ledere, der er ansvarlige for ledelsesfunktionerne og rådgivning, der etablerer virksomhedens måde at handle på, udtrykt på en generel og filosofisk måde.

Dette er politikkerne for de forskellige niveauer i virksomheden, fra det generelle til de forskellige områder, såsom:

• marketingpolitikker
• politikker for menneskelige ressourcer
• produktionspolitikker
• finansielle politikker

Når vi henviser til politikker, tænker vi på virksomhedens filosofi, det vil sige omkring måden at drive forretning på. Succesrige virksomheder afspejler generelt adfærd i tråd med en filosofi, der tydeligt afsløres, forstås og opleves på alle niveauer i strukturen.

Organisationsmanual

Målet er at understrege og karakterisere de formelle aspekter af forholdet mellem de forskellige afdelinger (eller organisationsenheder) af virksomheden samt fastlæggelse af de opgaver og ansvarsområder, der er knyttet til hver af ledelsens eller rådgivende stillinger i virksomheden forretning.

Formål

• Identificer formelt og tydeligt, hvordan virksomheden er organiseret
• Fastlæg niveauet for autoritet og ansvar, der er forbundet med hver organisationsenhed i virksomheden.

Regler og proceduremanual

Målet er at beskrive og specificere udviklingen eller operationaliseringen af ​​de aktiviteter, der udgør de forskellige funktionelle systemer i virksomheden.

De vigtigste elementer, der er en del af Manual of Standards and Procedures, er:

• Regler: dokumenter, der indeholder de retningslinjer og instruktioner, der er nødvendige for udvikling af visse aktiviteter, der er af interesse og anvendelse af alle administrative enheder i virksomheden.
• Procedurer: beskriver operationaliseringen af ​​de aktiviteter, der udgør et system.
• Formularer: det er indikationen af ​​de formularer, der cirkulerer i den administrative proces, samt formen for håndtering;
• Flowcharts: det er en indikation af den repræsentative grafik af de forskellige beskrevne procedurer;
• Bilag: tabeller, dokumenter, gengivelser af tekster, lovgivning eller anden information relateret til det specifikke emne.

Specialiseret instruktionsmanual

Det er den, der grupperer specifikke instruktioner til en bestemt type aktivitet eller opgave. Formålet er at muliggøre større og bedre uddannelse og kvalifikation af en bestemt gruppe medarbejdere i udviklingen af ​​aktiviteter. F.eks.: sælgervejledning, sekretærmanual, driftsvejledning osv.