Hvad er en proceskortlægning?

Du har sandsynligvis hørt om udtrykket "proceskortlægning" eller også kendt som en kortlægning af forretningsprocesser (begge udtryk bruges ombytteligt) til at beskrive en proces. Men hvad er egentlig proceskortlægning?

Process kortlægning er et værktøj, der det bruges til at visualisere de trin, der er involveret i en forretningsproces fra begyndelsen til slutningen. Denne visualisering tegner et kortfattet billede af sekvenserne af opgaver, der kræves for at tage et produkt eller en tjeneste fra oprindelse til færdiggørelse.

Det er ofte repræsenteret som et rutediagram og bevæger sig generelt fra venstre til højre eller undertiden fra top til bund.

På den anden side er kortlægning af forretningsprocesser en del af praksis for styring af workflow, som også inkluderer modellering af forretningsprocesser, der kan give en mere detaljeret gengivelse af en proces, der generelt indeholder yderligere organisatorisk materiale.

Denne dokumentationsproces har at gøre med, hvad en virksomhed gør, hvorfor den gør, hvad den gør, hvad er standarden for succes, hvem er ansvarlig, og hvornår og hvor de forskellige vil forekomme Trin.

Process kortlægning fremmer gennemsigtighed, ikke kun for dem inden for virksomheden, men for alle interessenter, især dem der er involveret i overholdelse.

Procesmodellering vs proceskortlægning

Kortlægning af forretningsprocesser ofte bliver forvekslet med modellering af forretningsprocesser. Når fagfolk udfører modellering af forretningsprocesser, er de mere interesserede i, hvordan processerne udføres, og hvem (eller hvilken afdeling) udfører dem. Dette er den største forskel.

Modellering handler mere om, hvordan processer flyder, mens kortlægning handler om, hvad der findes

Typer af kortlægning af forretningsprocesser

Der er mange forskellige typer kortlægning af processeralt fra planlægningsaktiviteter, detaljer, dokumenter, produkter, roller, placeringer, strategier og interaktioner.

Derudover er forskellige niveauer af detaljer tilgængelige til kortlægning. Her er nogle eksempler på korttyper til forretningsprocesser.

• Flowcharts: Der er tre populære typer flowcharts: top-down flowcharts, implementerings flowcharts og detaljerede flowcharts. Top-down flowcharts viser trinene i en proces og grupperer dem i en enkelt flow. Deployment flowcharts er et top-down flowchart, der udvides til at omfatte, hvem der udfører hvilken opgave. Detaljerede flowcharts er en udvidelse af implementerings- og top-down flowcharts, der viser så mange detaljer som muligt.
• Køreplaner- Disse diagrammer, også kendt som tværfunktionelle kort, beskriver delprocessens ansvar i en proces.
• Angiv diagrammer: Disse diagrammer viser systemernes opførsel i UML (Unified Modelling Language), der beskriver komponentens tilstande.
• Dataflowdiagram- I lighed med et rutediagram fokuserer dette diagram udelukkende på de data, der flyder gennem et system.
• Kortlægning af værdistrøm- En del af principperne for Lean Manufacturing, kortlægning af værdistrømme viser den aktuelle tilstand og hjælper med at designe den fremtidige tilstand af en proces med fokus på at tage produkter og tjenester fra starten til den Slutning.

Fortjeneste

Fordelene er mange. Følgende er nogle af grundene til, at en organisation ønsker at kortlægge processer:

• Lad alle se processen på samme måde.
• Reducerer procedurefejl.
• Udvikle forståelse mellem områder, der er multifunktionelle.
• Hjælp alle med at se den "aktuelle tilstand."
• Det tillader udvikling af målinger.
• Reducer affald ved at identificere huller og overskud.

Kortlægning af forretningsprocesser bruger forskellige symboler til at angive forskellige dele af processen. Blandt de vigtigste er følgende:

• Oval - Bruges f.eks. Til at angive start- og slutpunkter.
• Rektangel - er et procesdiagram, der bruges til at angive specifikke trin eller opgaver, der skal udføres, og muligvis hvem der gør det, og hvor lang tid det tager.
• Diamant - En diamant bruges til at repræsentere et beslutningspunkt i processen. Dette er et punkt, hvor et ja eller nej (eller sandt eller falsk) svar er nødvendigt.
• Pile - Pile eller stik viser, hvordan et punkt i processen fører til et andet.

For at omdanne en organisation korrekt til en bæredygtig skal du forstå, hvordan du starter kortlægning af forretningsprocesser. Disse følgende principper skal være til stede i hvert kortlægningsprojekt:

• Definer omfanget af selve projektet med grænser, start- og slutpunkter.
• Se på det store billede: hensigten med processen.
• Definer hvert trin klart.
• Få feedback fra alle i din organisation, der er involveret i processen.
• Stræb efter at være komplet i din nøjagtighed, især med proceskortet "som det er."
• Bestræb dig på at holde tråde enkle.
• Test processen med accepterede metrics. Metrikkerne skal måle tid, volumen, gebyrer / omkostninger, udstyr og enhver merværdi.
• Det fungerer fra udgang til indgang, baglæns.
• Opret ejendommen med enkelte berøringspunkter, når det er muligt.
• Omdesign processer for at være kundeorienterede.
• Brug teknologi til at aktivere dine processer.
• Reducerer ineffektivitet i overførsler.

Dagens virksomheder er mere fokuserede end nogensinde på bæredygtig forbedring. Selv med målbare driftsforbedringer kan det være vanskeligt at opretholde de foretagne forbedringer. Mange virksomheder har stadig ineffektive processer og ser teknologien som en magisk løsning, der kan løse deres problemer på én gang.

Eksperter siger, at disse teknologier helt sikkert kan hjælpe, men det er nødvendigt med omhyggelig brug af dem i en systematisk gennemgang af processer og udvikling af kort.

På denne måde er bæredygtigheden af ​​forbedring af processer og virksomheder mulig. Derudover skal organisationen foretage kulturelle forbedringer, da udviklingen af ​​teknologi til at udvikle sig Processkort har langt overskredet de fleste organisationers evne til at implementere dem.

Uden kulturelle skift kan de involverede i processen let synke forbedringer, før de tager fat.