Administrativ proces: dens 4 faser, faser og egenskaber

Kender du stadierne i den administrative proces? Planlægning, organisering, retning og kontrol (P.O.D.C.) af virksomhedens processer er afgørende for at nå virksomhedens mål. Gennemgå detaljerne i hvert af disse trin i denne artikel.

Det administrativ proces er en forbundet interaktion mellem processerne i planlægning, organisation, retning Y styring, oprettet for at opnå brug af menneskelige, tekniske, materielle og andre ressourcer, som organisationen skal udføre effektivt.

Dette sæt af aktiviteter er underlagt visse regler eller forretningspolitikker hvis formål er at styrke effektiviteten i brugen af ​​disse ressourcer.

Det anvendes i organisationer for at nå deres mål og tilfredsstille deres lukrative og sociale behov. Arbejdet hos administratorer og ledere i denne henseende er vigtigt, det siges, at deres præstationer måles i overensstemmelse med den administrative proces.

Funktionerne i administrativ proces er de samme funktioner i de forskellige faser (planlægning, organisering, retning og kontrol), men de adskiller sig fra dem, fordi de anvendes på de generelle mål for organisation.

Stadier i den administrative proces

Den administrative proces er udviklet i forskellige faser, kendt af forkortelserne for planlægning, organisering, ledelse og kontrol (P.O.D.C.)Disse er konsekvente og gentages for hvert mål, der er bestemt af organisationen eller virksomheden.

Disse faser er normalt grupperet i to faser, som er:

Mekanisk fase: Planlægning Hvad skal der gøres? Y Organisation Hvordan skal det gøres? Dette fastslår, hvad der skal gøres, og har en struktur til at gøre det.

Dynamisk fase: Retning Hvordan gøres det? Y Styring Hvordan blev det gjort? Hvordan den organisme, der er struktureret tidligere, styres, specificeres.

Aktiviteter og funktioner i den administrative proces

1.- Planlægning

Det er det første skridt at tage, det består i at vide på forhånd, hvad der skal gøres, retningen at følge, hvad du vil opnå, hvad du skal gøre for at opnå det, hvem, hvornår og hvordan du skal gøre det .

For at gøre dette følges nogle trin som:

• Intern og miljøundersøgelse (værktøjer som f.eks Porter's 5 styrker og SWOT-analyse).
• Forslag til formål, strategier og politikker og formål.
• Etablering af handlinger, der skal udføres på kort, mellemlang og lang sigt.

Forskere om emnet bekræfter, at planlægning omfatter definitionen af ​​organisatoriske mål, udviklingen af en overordnet strategi for at nå disse mål og opnåelse af prioriterede planer for at koordinere alle aktiviteter.

Specifikt skal denne funktion udøves af virksomhedens administrative organ, og den giver målene og målene for virksomheden og de metoder, der skal udføres.

Objektivt oprettes en plan, der indeholder de fremtidige aktiviteter, der skal udføres, og som skal implementeres med forudgående visualisering under hensyntagen til hvert kendetegn i detaljer.

De vigtigste planlægningsaktiviteter er:

1. Foruddefinition af mål og mål, der skal nås i løbet af en bestemt tid.
2. Implementere en strategi med passende metoder og teknikker til at gennemføre.
3. Forvent og planlæg mod mulige fremtidige problemer.
4. Afklare, udvide og bestemme målene.
5. Implementere arbejdsforhold.
6. Vælg og angiv de opgaver, der skal udføres for at nå målene.
7. Byg en generel præstationsplan med vægt på nye måder at udføre arbejde på.
8. Etablere politikker, metoder og procedurer fra ydeevne.
9. Ændre planer baseret på resultatet af programmet styring.

2. - Organisation

Det er det andet skridt at tage, det udgør et sæt regler, der skal respekteres inden for virksomheden af ​​alle, der arbejder der. Hovedfunktionen i dette trin er koordinering.

Efter planlægning det næste trin er at distribuere og tildele de forskellige aktiviteter til de arbejdsgrupper, der udgør virksomheden, tillader en retfærdig brug af ressourcer til at skabe et forhold mellem personale og arbejde, der skal løb.

Organisering bruger arbejdet i søgen efter mål for virksomheden, det inkluderer at indstille de opgaver, der skal udføres, hvem der skal udføre dem, hvor de er træffe beslutningerne og over for hvem de er ansvarlige. Det vil sige, organisationen tillader at vide, hvad der skal gøres for at opnå et planlagt formål, opdele og koordinere aktiviteter og levere de nødvendige ressourcer.

Det arbejde, der udføres her, er relateret til dygtighed (fysisk og intellektuel) for hver arbejdstager på samme tid med de ressourcer, som virksomheden har.

Hovedformålet med organisationen er at specificere det mål, der er tildelt hver aktivitet, så minimumet er opfyldt udgifter og med en maksimal grad af tilfredshed.

Organisationens mest betydningsfulde aktiviteter er:

1. Foretag det omhyggelige og detaljerede valg af hver arbejdstager til de forskellige stillinger.
2. Opdel opgaver i driftsenheder.
3. Vælg en administrativ myndighed for hver sektor.
4. Giv materialer og ressourcer til hver sektor.
5. Koncentrer operationelle forpligtelser på job efter afdeling.
6. Hold jobkravene klart fastlagte.
7. Giv personlige faciliteter og andre ressourcer.
8. Juster organisationen ud fra resultaterne af kontrollen.

3.- Adresse

Det er det tredje skridt at tage, indeni det udføres gennemførelsen af ​​de planer, kommunikation, motivation og tilsyn, der er nødvendig for at nå virksomhedens mål.

På dette tidspunkt er tilstedeværelsen af ​​en leder med evnen til at træffe beslutninger, instruere, hjælpe og lede de forskellige arbejdsområder.

Hver arbejdsgruppe er underlagt regler og foranstaltninger, der søger at forbedre dens drift, retningen er trafik at opnå gennem interpersonel indflydelse, at alle arbejdere bidrager til opnåelsen af mål.

Ledelse kan udøves gennem:

• Det ledelse
• Motivationen
• Kommunikationen.

Ledelsens vigtigste aktiviteter er:

1. Giv personalet motivation.
2. Beløn ​​medarbejdere med løn i henhold til deres funktioner.
3. Overvej arbejdernes behov.
4. Oprethold god kommunikation mellem de forskellige arbejdssektorer.
5. Tillad deltagelse i beslutningsprocessen.
6. Påvirke arbejdstagere til at gøre deres bedste.
7. Tog og udvikle arbejdstagere til at udnytte deres fulde fysiske og intellektuelle potentiale.
8. At imødekomme medarbejdernes forskellige behov ved at anerkende deres indsats på arbejdspladsen.
9. Juster ledelsens og udførelsens indsats i henhold til resultaterne af kontrollen.

4.- Kontrol

Det er det sidste skridt, der skal tages, inden for dette evalueringen af ​​den generelle udvikling af en virksomhed har denne sidste fase til opgave at garantere, at den vej, der tages, bringer den tættere på succes. Det er en administrativ opgave, der skal udføres med professionalisme og gennemsigtighed.

Det kontrol med aktiviteter udviklet i virksomheden tilbyder en analyse af op- og nedture af det samme, derefter baseret på resultaterne foretage de forskellige ændringer, der er mulige for at udføre for at rette svagheder og lave punkter opfattes.

Hovedfunktionen ved kontrol er at måle de opnåede resultater, sammenligne dem med de planlagte resultater for at søge kontinuerlig forbedring.

Af denne grund betragtes dette som en opfølgningsindsats, der er fokuseret på at korrigere eventuelle afvigelser, der måtte opstå med hensyn til de foreslåede mål. Derefter kontrasterer det, der var planlagt, og hvad der blev opnået for at frigøre de korrigerende handlinger, der holder systemet orienteret mod målene.

De vigtigste kontrolaktiviteter er:

1. Følg, evaluere og analysere de opnåede resultater.
2. Kontraster resultaterne med præstationsstandarder.
3. Sammenlign de opnåede resultater med de etablerede planer.
4. Definere og igangsætte korrigerende handlinger.
5. Diskuter effektive måder til at måle betjeningsevne.
6. Kommuniker og deltag til alle om måleinstrumenterne.
7. Overfør detaljerede oplysninger, der viser de foretagne variationer og sammenligninger.
8. Foreslå forskellige korrigerende handlinger, når det er nødvendigt.

Betydningen af ​​den administrative proces

Det vigtigheden af ​​den administrative proces det ligger i forventningen om fremtidige begivenheder og tilstrækkelig kontrol med ressourcer på en ordnet måde.

Det er nødvendigt, at reglerne, politikkerne og aktiviteterne i hver proces anvendes effektivt og i i tråd med virksomhedens mål og mål for at opretholde systemets effektivitet og derfor det omkostningseffektivitet og økonomisk fordel.

FAQ - Ofte stillede spørgsmål om emnet

Vi inviterer dig til at gennemgå dette interessante indhold:

• Eksempler på den administrative proces
• HR afdeling