Registreringsstyring Det er en væsentlig funktion af virksomheder, nonprofitorganisationer, offentlige agenturer, sociale, medicinske, kommercielle agenturer, finansielle institutioner, skoler, universiteter og alle slags enheder, der genererer information, der skal vedligeholdes over en periode bestemt. De enkelte husstande har også brug for at føre god journalføring. Records management er også en systematisk, organiseret, planlagt og kontrolleret proces til styring eller overvågning af records's livscyklus. En post kan være et håndgribeligt papirobjekt, eller det kan være i digital eller elektronisk form. Optegnelserne kan opbevares i økonomiske, medicinske, informative, formelle dokumenter, dokumenter kontor, lønningsliste, regeringsformularer og e-mails blandt hundreder af andre typer optegnelser.
Registreringsadministration adresserer de tre faser i postens livscyklus: Oprettelse eller modtagelse af en post; Vedligeholdelse, sikker opbevaring, hentning eller generel brug af en post; Tilvejebringelse af en optegnelse.
Annoncer
I denne artikel finder du:
Oprettelse af poster
Oprettelse eller modtagelse af poster det er det, der skaber efterspørgslen efter posthåndtering. Uanset om det er en jobansøgning, en faktura eller en lagerstyringsrapport, når den post er oprettet, skal alle andre operationer eller administrationsfunktioner for den post være medarbejdere. En funktion af processtyringsprocessen er at bestemme strømmen af posten, efter at den er oprettet eller modtaget. Hvem skal se posten? Hvor går posten, når alle har set eller handlet på posten (som en registrering af en betaling på konto)? Hvem er ansvarlig for at sikre sikker opbevaring af posten? Alle disse spørgsmål har brug for velkommuniserede svar.
Registreringsomgivelse
Registrering indebærer at udføre handlinger for at gemme posten. En række overvejelser skal tages i betragtning når gemme optegnelser, herunder muligheden for, at posten kan hentes af dem, der har brug for at henvise til oplysningerne eller har adgang til dem. Den anden side af at gøre posten tilgængelig er at angive, hvem der ikke kan få adgang til posten.
Annoncer
Når posten er ude af lager, er det afgørende for god postadministration at have et system på plads. sted for at bestemme, hvem der har posten, hvor de har posten, og hvornår de agter at returnere optage. Sikring af korrekt returnering af posten er også en vigtig del af poststyringssystemet.
Annoncer
Sikker opbevaring af optegnelser kan omfatte opbevaring af digitale kopier af hver post uden for webstedet på et andet kontor eller i et pengeskab i banken. Optegnelser skal opbevares på et køligt, tørt sted for at undgå beskadigelse af papir eller elektroniske kopier. Arkiveringsprocesser er en del af vedligeholdelsesfasen af posthåndtering. Bestemmelse af, hvornår en post er berettiget til arkivering, er en del af records management. Det er også en del af denne funktion at vælge, hvor logfiler arkiveres, og hvor længe logfiler arkiveres. Nogle optegnelser såsom historiske optegnelser kan opbevares for livet og nogle gange ud over virksomheden. I byer, stater og kommuner skal historiske optegnelser muligvis opbevares på ubestemt tid.
Sletning af poster
Slet poster i den rigtige tidsramme er kritisk. Fjernelse af de fleste poster skal udføres ved makulering. Overvejelser for sletning inkluderer at bestemme, hvor længe posten skal lagres. Tidsrammen til opbevaring af poster afhænger af postens art. Nogle opbevaringsoptegnelser er dikteret af statslige regler, såsom skatteregistreringer, nogle af bankerne til forvaltning af lån og andre til de juridiske retningslinjer, såsom papirer fra inkorporering.
Annoncer
Det inkluderer også bestemmelse af, hvordan poster bortskaffes, såsom ved makulering eller ansættelse inden for virksomheden Fra en ekstern virksomhed til fragmentering og udvikling af et bortskaffelsessporingssystem kan også være nyttigt. Notering af poster efter kategori, hvor de blev fjernet, hvordan de blev fjernet, og hvor det kan være gavnligt for langsigtet postadministration. Derudover kan implementering af en godkendelsesmekanisme til sletning af poster hjælpe med at sikre, at alle, der har brug for at vide, ved, før poster ødelægges.
Andre overvejelser for arkivstyring
Adskillige andre muligheder for tilpasning til et registerstyringssystem inkluderer dokumentation og kommunikation af de politikker og procedurer, der er forbundet med poststyring, udvikling og implementere kontrolmekanismer og procedurer for hver fase af registeradministration og holde registeradministrationssystemer enkle og lette at kommunikere og lette at bruge. styre.
Annoncer
Ressourcer til styring af læringsoptegnelser
Der er hundredvis af ressourcer til rådighed for at lære effektiv posthåndtering. Tekniske skoler, gymnasier og universiteter, onlineuddannelse og opslagsværker findes i overflod i den lokale boghandel eller universitets boghandel, der kan hjælpe med udviklingen af et effektivt og respektfuldt posthåndteringssystem for loven. Kontroller også altid lokale, statslige og føderale regler.
