Aktenverwaltung Es ist eine wesentliche Funktion von Unternehmen, Non-Profit-Organisationen, Regierungsbehörden, sozialen, medizinischen, kommerziellen Einrichtungen, Finanzinstitute, Schulen, Universitäten und alle Arten von Einrichtungen, die Informationen generieren, die über einen bestimmten Zeitraum verwaltet werden müssen bestimmt. Einzelne Haushalte müssen auch eine gute Buchführung üben. Records Management ist auch ein systematischer, organisierter, geplanter und kontrollierter Prozess zur Verwaltung oder Überwachung des Lebenszyklus von Records. Ein Datensatz kann ein greifbarer Papiergegenstand sein oder in digitaler oder elektronischer Form vorliegen. Die Aufzeichnungen können in finanziellen, medizinischen, informativen, formellen Dokumenten, Dokumenten von Büro, Gehaltsabrechnung, Regierungsformulare und E-Mails unter Hunderten anderer Arten von Aufzeichnungen.
Die Datensatzverwaltung befasst sich mit allen drei Phasen des Datensatzlebenszyklus: Erstellen oder Empfangen eines Datensatzes; Die Pflege, sichere Aufbewahrung, das Abrufen oder die allgemeine Verwendung eines Datensatzes; Die Bereitstellung eines Protokolls.
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Erstellung von Aufzeichnungen
Die Erstellung oder Entgegennahme von Aufzeichnungen es schafft die Nachfrage nach Records Management. Ob Bewerbung, Rechnung oder Bestandskontrollbericht, sobald die Datensatz erstellt wurde, müssen alle anderen Operationen oder Verwaltungsfunktionen für diesen Datensatz Angestellte. Eine Funktion des Datensatzverwaltungsprozesses besteht darin, den Fluss des Datensatzes zu bestimmen, nachdem er erstellt oder empfangen wurde. Wer muss die Aufzeichnung sehen? Wohin geht die Aufzeichnung, nachdem alle Personen die Aufzeichnung gesehen oder darauf reagiert haben (z. B. eine Aufzeichnung einer Akontozahlung)? Wer ist für die sichere Aufbewahrung der Aufzeichnungen verantwortlich? All diese Fragen brauchen gut kommunizierte Antworten.
Wartung der Registry
Das Führen von Aufzeichnungen umfasst das Ausführen von Operationen zum Speichern der Aufzeichnung. Eine Reihe von Überlegungen müssen berücksichtigt werden, wenn Aufzeichnungen speichern, einschließlich der Möglichkeit, dass der Datensatz für diejenigen zum Abruf bereitsteht, die auf die Informationen Bezug nehmen oder darauf zugreifen müssen. Die andere Seite der Bereitstellung des Datensatzes besteht darin, anzugeben, wer nicht auf den Datensatz zugreifen kann.
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Wenn der Datensatz nicht mehr gespeichert ist, ist es für ein gutes Datensatzmanagement von entscheidender Bedeutung, über ein System zu verfügen. Ort, um festzustellen, wer den Datensatz hat, wo er den Datensatz hat und wann er beabsichtigt, ihn zurückzugeben Aufzeichnung. Die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Rückgabe der Aufzeichnungen ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenverwaltungssystems.
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Die sichere Aufbewahrung von Aufzeichnungen kann die Aufbewahrung digitaler Kopien jeder Aufzeichnung außerhalb des Standorts in einem anderen Büro oder in einem Schließfach bei der Bank umfassen. Die Aufzeichnungen sollten an einem kühlen, trockenen Ort aufbewahrt werden, um Schäden an Papier oder elektronischen Kopien zu vermeiden. Archivierungsprozesse sind Teil der Wartungsphase des Records Managements. Die Bestimmung, wann ein Datensatz archivierbar ist, ist Teil der Datensatzverwaltung. Es ist auch Teil dieser Funktion, auszuwählen, wo Protokolle archiviert werden und wie lange die Protokolle archiviert werden. Einige Aufzeichnungen, wie z. B. historische Aufzeichnungen, können lebenslang und manchmal auch außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden. Für Städte, Länder und Gemeinden müssen historische Aufzeichnungen möglicherweise auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.
Löschen von Datensätzen
Datensätze löschen im richtigen Zeitrahmen ist entscheidend. Die Entfernung der meisten Datensätze muss durch Schreddern abgeschlossen werden. Zu den Überlegungen zum Löschen gehört die Festlegung, wie lange der Datensatz gespeichert werden soll. Der Zeitrahmen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen hängt von der Art der Aufzeichnung ab. Einige Aufbewahrungsunterlagen werden durch staatliche Vorschriften vorgeschrieben, wie z. B. Steuerunterlagen, einige der Banken für die Kreditverwaltung und einige für die gesetzlichen Richtlinien, wie z. B. Papiere von Eingliederung.
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Dazu gehört auch die Bestimmung, wie Aufzeichnungen entsorgt werden, z. B. durch unternehmensinterne Vernichtung oder Einstellung Auch von einem Fremdunternehmen zur Fragmentierung und der Entwicklung eines Entsorgungsverfolgungssystems kann hilfreich sein. Das Auflisten von Datensätzen nach Kategorie, wo sie entfernt wurden, wie sie entfernt wurden und wo kann für die langfristige Datensatzverwaltung von Vorteil sein. Darüber hinaus kann die Implementierung eines Genehmigungsmechanismus für das Löschen von Datensätzen dazu beitragen, dass jeder, der es wissen muss, dies weiß, bevor Datensätze gelöscht werden.
Weitere Überlegungen zum Records Management
Mehrere andere Optionen zur Anpassung an ein Records Management System umfassen die Dokumentation und Kommunikation der Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit Records Management, Entwicklung und Implementieren Sie Kontrollmechanismen und -verfahren für jede Phase der Aktenverwaltung und halten Sie die Aktenverwaltungssysteme einfach und leicht zu kommunizieren und benutzerfreundlich. verwalten.
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Ressourcen zum Verwalten von Lerndatensätzen
Es stehen Hunderte von Ressourcen zur Verfügung, um effektives Datensatzmanagement zu erlernen. Technische Schulen, Hochschulen und Universitäten, Online-Schulungen und Nachschlagewerke gibt es in der örtlichen Buchhandlung oder College-Buchhandlung, die Sie bei der Entwicklung eines effektiven und respektvollen Systems zur Verwaltung von Unterlagen unterstützen kann das Gesetz. Überprüfen Sie auch immer die lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften.
