Τι είναι τα εγχειρίδια διαχείρισης;

Τα εγχειρίδια διαχείρισης είναι α σύνολο κανόνων, λειτουργιών, διαδικασιών, δραστηριοτήτων, στόχων, οδηγιών, οδηγιών και πολιτικών που πρέπει να τηρούνται και να ακολουθούνται από τους υπαλλήλους της εταιρείας, καθώς και από τον τρόπο με τον οποίο θα πραγματοποιηθούν, είτε μεμονωμένα είτε από κοινού.

Το εγχειρίδιο διαχείρισης είναι ένα μέσο που βοηθά τον οργανισμό να οργανώσει καλύτερα τις μεθόδους του, να τυποποιήσει τις διαδικασίες, να βελτιώσει την επικοινωνία μεταξύ των οργανωτικών τομέων.

Γι 'αυτό, Τα εγχειρίδια πρέπει να αποτελούνται από πρότυπα, οδηγίες και ρουτίνες του ίδιου του οργανισμού, καθώς και χρήση βοηθητικών εργαλείων.

Σημασία των εγχειριδίων διαχείρισης

Τα εγχειρίδια είναι σημαντικά μέσα σε μια εταιρεία, καθώς το περιεχόμενό τους φτάνει σε κρίσιμα μέρη της, επηρεάζοντας τον τρόπο οργάνωσης της εργασίας. Επισημαίνουν πώς να το κάνουμε. Δηλαδή, ο κύριος στόχος του είναι

καθοδηγήστε ή διδάξτε πώς να πραγματοποιήσετε τις δραστηριότητες που πραγματοποιούνται εντός ενός οργανισμού, είτε σε τομέα είτε σε τμήμα.

Ο σκοπός της χειροκίνητης είναι επιτρέπουν τη συλλογή πληροφοριών που έχουν παραγγελθεί με συστηματικό τρόπο, προσεκτικοί και τμηματοποιημένοι, ώστε να λειτουργούν ως εργαλείο διευκόλυνσης για τη λειτουργία του οργανισμού.

Αυτός είναι ο κύριος στόχος της παρουσίας και χρήσης εγχειριδίων στον οργανισμό. Επομένως, πρέπει να έχετε μια απλή, σαφή και αντικειμενική γλώσσα, αφού όλοι οι εργαζόμενοι (ανεξάρτητα από το εκπαιδευτικό τους επίπεδο), πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτό το υλικό, καθώς θα τους βοηθήσει στην εκτέλεση των καθηκόντων τους, ειδικά για εκείνους που προσλήφθηκαν πρόσφατα οργάνωση.

Επομένως, ισχύουν ως υλικό αναφοράς, επιτρέποντας μεγαλύτερη διαχείριση γνώσεων εντός της εταιρείας. Συνιστάται να αναθεωρείται περιοδικά αυτό το υλικό, καθώς υπάρχουν διαδικασίες που αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου.

Αυτή η διαχείριση γνώσεων, η οποία αποτέλεσε πρόσφατα αντικείμενο μελετών στον τομέα του διοίκηση, είναι ζωτικής σημασίας για τον οργανισμό να εξελιχθεί, επενδύοντας στην ανάπτυξη του υπαλλήλους.

Δεδομένου ότι τα εγχειρίδια διαχείρισης είναι ένα από τα βασικά μέσα περιγραφής όλης της διαχείρισης γνώσεωνΕίναι εξαιρετικά σημαντικό να κατανοήσουμε τα οφέλη της καλής διαχείρισης γνώσεων, ως τρόπο ενίσχυσης της σημασίας των εγχειριδίων διαχείρισης.

Πλεονέκτημα

Μεταξύ των κύριων πλεονεκτημάτων των εγχειριδίων διαχείρισης είναι τα ακόλουθα:

• Είναι μια πηγή πληροφοριών σχετικά με τις θέσεις εργασίας στην εταιρεία.
• Ορίστε πρότυπα και κριτήρια.
• Επιτρέπει την προσαρμογή, τη συνοχή και τη συνέχεια των κανόνων και της διαδικασίας των διαφόρων οργανωτικών μονάδων της εταιρείας
• Αποφύγετε συζητήσεις και λάθη σε διάφορες διαδικασίες
• Επιτρέπει την εκπαίδευση νέων και παλαιών υπαλλήλων της εταιρείας
• Αντιπροσωπεύει ένα αποτελεσματικό εργαλείο για διαβούλευση, καθοδήγηση και εκπαίδευση στην εταιρεία
• Αντιπροσωπεύει έναν περιορισμό για τον αυτοσχεδιασμό
• Αντιπροσωπεύει επίσης ένα σημαντικό στοιχείο της αντικειμενικής αναθεώρησης και αξιολόγησης των θεσμοθετημένων πρακτικών και διαδικασιών.

Μερικά μειονεκτήματα

Όταν τα εγχειρίδια διαχείρισης δεν ενημερώνονται σωστά και μόνιμα, ενδέχεται να χάσουν γρήγορα την αξία τους σε οποιονδήποτε οργανισμό. Γενικά μπορούν επίσης να είναι άκαμπτα.

Όταν είναι πολύ συνθετικά, είναι ελάχιστα χρήσιμα και, από την άλλη πλευρά, όταν είναι πολύ λεπτομερή, τρέχουν το Κίνδυνος παρωχημένου από οποιαδήποτε μικρή αλλαγή σε έναν οργανισμό, εταιρεία ή επιχείρηση.

Άλλοι στόχοι

Μεταξύ άλλων στόχων και βασικών οδηγιών των εγχειριδίων για την εταιρεία, βρίσκει τη διείσδυσή του στην αγορά και στην κοινωνία γενικότερα. Αναφέρουν συνοπτικά την ιστορία της εταιρείας, από την ίδρυσή της έως σήμερα. Δείχνουν με συντονισμένο και οργανωμένο τρόπο, την οργανωτική δομή της εταιρείας που είναι απαραίτητη για την επίτευξη των στόχων και των κατευθυντήριων γραμμών.

Καθορίζουν τη λειτουργία, την ιεραρχική θέση, τις ευθύνες, τις σχέσεις και την εξουσία των θέσεων που προκύπτουν από αυτήν τη δομή. Στόχος του είναι να επιβάλει τις απαιτήσεις των διεθνών προτύπων, με γνώμονα το ISO 9000 ή το 14000.

Τύποι εγχειριδίων διαχείρισης

Υπάρχουν ορισμένοι τύποι και τεχνικές για εγχειρίδια που έχουν διαφορετικές λειτουργίες και δομές, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας. Εναπόκειται στον διαχειριστή να επαληθεύσει ποιος τύπος εγχειριδίου ταιριάζει στον οργανισμό τους και μπορεί να υπάρχουν περισσότεροι από ένας τύποι εγχειριδίων σε αυτόν τον οργανισμό.

Εγχειρίδιο πολιτικής

Στόχος του είναι να καθοδηγήσει τις ενέργειες των στελεχών που είναι υπεύθυνα για τις διαχειριστικές λειτουργίες και συμβουλές, καθορίζοντας τον τρόπο δράσης της εταιρείας, που εκφράζεται με γενικό και φιλοσοφικό τρόπο.

Αυτές είναι οι πολιτικές των διαφόρων επιπέδων της εταιρείας, από το γενικό έως τους διάφορους τομείς, όπως:

• πολιτικές μάρκετινγκ
• πολιτικές ανθρώπινου δυναμικού
• πολιτικές παραγωγής
• οικονομικές πολιτικές

Όταν αναφερόμαστε σε πολιτικές, σκεφτόμαστε τη φιλοσοφία της εταιρείας, δηλαδή ο τρόπος επιχειρηματικής δραστηριότητας. Οι επιτυχημένες εταιρείες αντικατοπτρίζουν γενικά τη συμπεριφορά σύμφωνα με μια φιλοσοφία που αποκαλύπτεται, κατανοείται και βιώνεται σε όλα τα επίπεδα της δομής.

Εγχειρίδιο οργάνωσης

Ο στόχος είναι να δοθεί έμφαση και χαρακτηρισμός των τυπικών πτυχών των σχέσεων μεταξύ των διαφόρων τμημάτων (ή οργανωτικών μονάδων) της εταιρείας, καθώς και τον καθορισμό των καθηκόντων και ευθυνών που σχετίζονται με καθεμία από τις διοικητικές ή συμβουλευτικές θέσεις της επιχείρηση.

Σκοποί

• Επίσημα και σαφώς προσδιορίστε πώς οργανώνεται η εταιρεία
• Καθορίστε τα επίπεδα εξουσίας και ευθυνών που είναι εγγενή σε κάθε οργανωτική μονάδα της εταιρείας.

Εγχειρίδιο κανόνων και διαδικασιών

Ο στόχος είναι να περιγράψουμε και να αναλύσουμε λεπτομερώς την ανάπτυξη ή τη λειτουργία των δραστηριοτήτων που απαρτίζουν τα διαφορετικά λειτουργικά συστήματα της εταιρείας.

Τα κύρια στοιχεία που αποτελούν μέρος του εγχειριδίου προτύπων και διαδικασιών είναι:

• Κανόνες: έγγραφα που περιέχουν τις απαραίτητες οδηγίες και οδηγίες για την ανάπτυξη συγκεκριμένων δραστηριοτήτων που ενδιαφέρουν και εφαρμόζονται από όλες τις διοικητικές μονάδες της εταιρείας.
• Διαδικασίες: αναφέρει λεπτομερώς τη λειτουργία των δραστηριοτήτων που αποτελούν ένα σύστημα.
• Έντυπα: είναι η ένδειξη των εντύπων που κυκλοφορούν στη διοικητική διαδικασία, καθώς και της μορφής χειρισμού,
• Διαγράμματα ροής: είναι η ένδειξη των αντιπροσωπευτικών γραφικών των διαφορετικών διαδικασιών που περιγράφονται.
• Παραρτήματα: πίνακες, έγγραφα, αναπαραγωγή κειμένων, νομοθεσία ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία που σχετίζεται με το συγκεκριμένο θέμα.

Εγχειρίδιο εξειδικευμένων οδηγιών

Είναι αυτή που ομαδοποιεί συγκεκριμένες οδηγίες για έναν συγκεκριμένο τύπο δραστηριότητας ή εργασίας. Σκοπός του είναι να επιτρέψει μεγαλύτερη και καλύτερη εκπαίδευση και κατάρτιση μιας συγκεκριμένης ομάδας υπαλλήλων στην ανάπτυξη δραστηριοτήτων. Π.χ.: εγχειρίδιο πωλητή, εγχειρίδιο γραμματέα, εγχειρίδιο λειτουργίας κ.λπ.