Διαχείριση χρόνου (ορισμός και σημασία)

Ο χρόνος είναι ένας πολύ σημαντικός πόρος για οποιονδήποτε, ανεξάρτητα από την εργασία που εκτελούν, στο σπίτι, στις καθημερινές δραστηριότητες, στην εργασία κ.λπ. Στον οικονομικό τομέα, η απώλεια χρόνου συνδέεται με την κακή διαχείριση και την απώλεια χρημάτων.

Τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τη μέγιστη χρήση αυτού του πόρου, για το διαχείριση χρόνου, η οργάνωση και ο προγραμματισμός είναι βασικοί παράγοντες.

Ο στόχος είναι να οργανωθεί σωστά ο χρόνος και τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεστούν εκείνη τη στιγμή, με αυτόν τον τρόπο για να αξιοποιηθεί στο έπακρο. Από την άλλη πλευρά, είναι σημαντικό να μάθετε να εντοπίζετε τις αιτίες της απώλειας χρόνου, να κάνετε διορθώσεις και να την αποφεύγετε όσο το δυνατόν περισσότερο.

Πριν συνεχίσουμε να δίνουμε ορισμούς, τεχνικές, σημασία, αιτία, μεταξύ άλλων σημαντικών σημείων επί του θέματος, είναι απαραίτητο να καταλάβουμε ότι Ο χρόνος είναι ένας μοναδικός πόρος, ο οποίος πρέπει να εκτιμηθεί και να εκτιμηθεί ως τέτοιος, καθώς δεν σώζεται, περνάει, δεν επιστρέφει και επίσης αδύνατο αναρρώνω.

Ορισμός της διαχείρισης του χρόνου

ο διαχείριση χρόνου Θεωρείται ο τρόπος, η ικανότητα ή η επιδεξιότητα να κάνει τη χρήση αυτού του πόρου να εξυπηρετεί προς όφελός μας και εκείνο του κοινωνικού μας περιβάλλοντος. Θεωρείται αυτοδιοίκηση, άσκηση σωστής τάξης και σχεδιασμού εργασιών και δραστηριοτήτων, σε συντονισμό με τους προτεινόμενους στόχους και στόχους.

Από διαχειριστική άποψη, μια καλή οργάνωση του χρόνου πρέπει να υπόκειται σε καλό συντονισμό του προσωπικού της εταιρείας. Είναι απαραίτητο να επωφεληθούμε από τις ατομικές ιδιότητες των εργαζομένων, να διασφαλίσουμε ότι οι εργασίες δεν θα επαναληφθούν, ότι υπάρχει καλή επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων εντός της εταιρείας.

Πριν ενεργήσετε, είναι απαραίτητο να προγραμματίσετε την κατανομή του χρόνου στις διάφορες εργασίες ή ενέργειες που θα εκτελεστούν. Για να προγραμματίσετε την ώρα είτε βραχυπρόθεσμα, μεσοπρόθεσμα είτε μακροπρόθεσμα, είναι αναπόφευκτο να ξεκινήσετε με:

• Ορίστε στόχους και στόχους.
• Προσδιορίστε τις προτεραιότητες.
• Γνωρίστε κοινά εργαλεία γύρω από την οργάνωση και τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων με βάση το χρόνο, για παράδειγμα, τη χρήση σχολιασμών, τη διατήρηση μιας ημερήσιας ημερήσιας διάταξης κ.λπ.
• Να γνωρίζετε τον κύκλο εργασίας και να προσαρμόζεστε σε αυτόν τον προγραμματισμό των εργασιών σε συγκεκριμένο χρόνο.
• Επιλέξτε τις πιο αποτελεσματικές στρατηγικές για την επίτευξη των προτεινόμενων στόχων και στόχων, δίνοντας μεγαλύτερη σημασία στους στόχους προτεραιότητας.

Από την άλλη πλευρά, είναι ζωτικής σημασίας να εντοπιστούν τα στοιχεία που προκαλούν απώλεια χρόνου, να ελαχιστοποιηθεί η επίδρασή τους και να επιτευχθεί καλή διαχείριση, μεταξύ αυτών είναι:

• Κακός προγραμματισμός.
• Υπερβολική δέσμευση, δεν πρέπει ποτέ να δεσμεύεστε για περισσότερες εργασίες από ό, τι μπορείτε να ολοκληρώσετε ή να προσπαθήσετε να καλύψετε έναν πολύ ευρύ τομέα δραστηριοτήτων.
• Έλλειψη σαφών εισβολών.
• Η καθυστέρηση
• Παράταση στη λήψη σημαντικών αποφάσεων.
• Σύγχυση κατά τον εντοπισμό προτεραιοτήτων.
• Μη παραγωγικές ή προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις κατά τις ώρες εργασίας.
• Μη προγραμματισμένες ή μη προγραμματισμένες συναντήσεις.
• Έλλειψη εξουσιοδότησης, η ανάθεση είναι ένας τρόπος για να μοιράζεστε καθήκοντα και να εκμεταλλευτείτε το χρόνο.

Σημασία της διαχείρισης του χρόνου

Η σωστή διαχείριση του χρόνου είναι ένα από τα χαρακτηριστικά ενός παραγωγικού εργαζομένου, προσωπικά σε κανέναν έχετε πολύ χρόνο, συχνά θα θέλαμε να έχουμε περισσότερες ώρες την ημέρα για να επιτύχουμε εκείνες τις δραστηριότητες που έχουμε προτάσεις. Επομένως, ο διαχείριση χρόνου εμπλέκει τον προγραμματισμό διαδικασιών, εργασιών και δραστηριοτήτων στην εταιρεία, ως παράγοντες που εγγυώνται την παραγωγικότητά της.

Η ικανότητα διαχείρισης του χρόνου που έχουν οι εργαζόμενοι, είναι το σημείο αναφοράς της απόδοσής τους και της επίτευξης αποτελεσμάτων. Για να διακρίνουμε τον επείγοντα χαρακτήρα μιας δραστηριότητας, την ανάγκη διεξαγωγής ή όχι, τήρησης προθεσμιών κ.λπ. Ευνοεί την προσωπική ικανοποίηση του εργαζομένου και συμβάλλει στην επίτευξη των καθορισμένων στόχων.

Σήμερα το στοιχείο διαφοροποίησης κάθε επαγγελματία ή εταιρείας είναι η αποδοτικότητα, συνίσταται στην παραγωγή α ικανοποιητικό αποτέλεσμα με την ελάχιστη χρήση πόρων, λαμβάνοντας υπόψη ότι ο πιο σημαντικός πόρος οποιουδήποτε ατόμου είναι ο χρόνος σου.

Για τη συντριπτική πλειονότητα των ανθρώπων, ο χρόνος είναι ένα αφηρημένο και άυλο στοιχείο, όπως το να μιλάμε για αέρα. Στην αγγλοσαξονική και ασιατική κουλτούρα, ο χρόνος είναι απτός, σαν να μιλάμε για χρήματα. Κάθε ώρα της ημέρας είναι ένα εισιτήριο που αντιστρέφεται και δεν μπορεί να αποθηκευτεί για αργότερα. Ακούγεται ισχυρό και υλιστικό, αλλά εδώ είναι το κλειδί και η εξήγηση του γιατί ορισμένες χώρες έχουν επιτύχει ανάπτυξη και άλλοι όχι, γιατί μερικοί παράγουν περισσότερα χρήματα και γιατί μερικοί δουλεύουν λιγότερο από οι υπολοιποι.

Η απάντηση είναι ότι απλά έμαθαν να εκτιμούν και να διαχειρίζονται το χρόνο για να εκπληρώσουν τις υποχρεώσεις τους και να έχουν ποιότητα ζωής.

Τεχνικές για τη διαχείριση του χρόνου

• Δημιουργία και χρήση λιστών: Η συντριπτική πλειοψηφία των μεθόδων διαχείρισης χρόνου περιβάλλουν τη δημιουργία και τη χρήση λιστών, ο λόγος είναι απλός, είναι αδύνατο να κρατήσετε όλες τις πληροφορίες στο μυαλό σας. Για παράδειγμα:
• Ένα ετήσιο ημερολόγιο που περιέχει τα πιο σημαντικά καθημερινά to-dos.
• Λεπτομέρεια των πραγμάτων που πρέπει να κάνετε κατά μήνα, εβδομάδα και ημέρα.
• Κατάλογος ατόμων προς κλήση, οργανωμένα με αλφαβητική σειρά.
• Προγραμματισμός συναντήσεων και συνεδρίων, με περιεχόμενο ιδεών και σημείων που θα συζητηθούν κ.λπ.
• Περικοπή συσκέψεων: Πολλές συναντήσεις δεν είναι πραγματικά απαραίτητες και καταλήγουν να είναι πολύ χάσιμο χρόνου, είναι καλή ιδέα να εφαρμόσετε μια στρατηγική για να τις ελαχιστοποιήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο.

Οι συναντήσεις για τη μέτρηση ή τον σχολιασμό του πεδίου εργασίας πρέπει να πραγματοποιούνται μία φορά το μήνα, οι εβδομαδιαίες συναντήσεις να γίνονται επαναλαμβανόμενες, μπορεί επίσης να σημειωθεί πρόοδος Κρατήστε το γραπτώς και αντικατοπτρίστε σε ένα σύστημα πρόσβασης στον εξοπλισμό ή στην περιοχή γενικά, αποφεύγοντας έτσι τη σπατάλη ωρών παραγωγικής εργασίας σε συνομιλίες που δεν θα αποφέρουν καρπούς όποιος.

• Αποκλεισμός του χρόνου σας: Συνίσταται στον αποκλεισμό της καθημερινής ώρας για εσάς, στην εκτέλεση δραστηριοτήτων που χρειάζονται αφοσίωση και για τις οποίες μερικές φορές δεν υπάρχει χρόνος. Ο στόχος αυτού είναι να έχετε λίγο αδιάθετο χρόνο για να περάσετε σε σημαντικές εργασίες, εμποδίζοντας μια άλλη δραστηριότητα να αφιερώσει αυτόν τον χρόνο στη λίστα υποχρεώσεων.
• Επωφεληθείτε από το χρόνο διακοπής λειτουργίας: Σήμερα με προηγμένη τεχνολογία όλα είναι δυνατά, διαβάστε ένα βιβλίο, ένα σεμινάριο, βίντεο χρήσιμων πληροφοριών, από Tablet, φορητό υπολογιστή, το smartphone σας κ.λπ. Μπορείτε να επωφεληθείτε από το χρόνο διακοπής σας, περιμένοντας στην τράπεζα, στο αεροδρόμιο, κολλημένος στην κίνηση και να αποκτήσετε πολύτιμες και χρήσιμες πληροφορίες για την προσωπική και επαγγελματική σας ανάπτυξη.