Στάδια ή ομάδα διαδικασιών ενός έργου

Κάθε έργο έχει τα στάδια του σαφώς καθορισμένα, τα οποία χωρίζονται σε 5 ομάδες διαδικασιών:

Έναρξη έργου

Αυτή η ομάδα διαδικασιών είναι αυτό που δημιουργεί το έργο. Σε αυτό το στάδιο, όλοι οι συμμετέχοντες που παρεμβαίνουν, άμεσα ή έμμεσα, στο έργο προσδιορίζονται. Ορίζονται το όραμα, η αποστολή και οι στόχοι του έργου, τα παραδοτέα, οι προθεσμίες και το αρχικό κόστος. Βασικά, μέσω αυτής της ομάδας διαδικασιών ξεκινά επίσημα το έργο.

Σε αυτό το στάδιο, αναπτύσσονται τα συμβόλαια, η δομή της οργάνωσης (οργανόγραμμα), οι περιβαλλοντικοί παράγοντες που επηρεάζουν το έργο κ.λπ.

Προγραμματισμός Έργου

Είναι η ομάδα διαδικασιών που είναι υπεύθυνη για το σχεδιασμό της μελλοντικής κατάστασης στην οποία κάποιος θέλει να φτάσει μέσω της τεκμηρίωσης των ενεργειών που πρέπει να πραγματοποιηθούν σε όλα τα άλλα στάδια του έργου. Με άλλα λόγια, αναφέρεται σε όλα τα σχέδια (ή βοηθητικά σχέδια σύμφωνα με τον Οδηγό PMBOK (Project Management Institute, 2008)) που θα είναι υπεύθυνα για την καθοδήγηση του έργου κατά την υποδεικνυόμενη διαδρομή. Το παρακάτω διάγραμμα συνοψίζει αυτήν την ιδέα:

Κάθε ένα από τα κουτιά που φαίνονται στο σχήμα δείχνει μια ομάδα διεργασιών. Η κύρια έμφαση δίνεται στην ομάδα διαδικασίας σχεδιασμού που δείχνει όλα τα επικουρικά σχέδια που αποτελούν το συνολικό σχέδιο.

Αυτή η ομάδα διεργασιών είναι μία από τις πιο περίπλοκες για ανάπτυξη μεταξύ των 5 ομάδων που έχουν ήδη περιγραφεί. Να σχεδιάσουν Περιλαμβάνει την πρόβλεψη και την πρόβλεψη της κατάστασης στην οποία θέλετε να φτάσετε μέσω σχεδίων που θα είναι ο οδηγός για την εκτέλεση και τον έλεγχο.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι υπάρχει σήμερα ένας διαφορετικός τρόπος σχεδιασμού έργων. Παλαιότερα αυτό που είχε προγραμματιστεί ήταν ανέγγιχτο και έπρεπε να αναπτυχθεί αυστηρά όπως είχε προβλεφθεί. Επί του παρόντος υπάρχει αυτό που ονομάζεται αρκτικόλεξο PSP (Gareth Byatt) που προέρχεται από το αγγλικό πρόγραμμα επιτυχίας έργου, και αυτό βασικά προσπαθεί να αναπτύξει έναν νέο τρόπο εργασίας ειδικά από την άποψη του διευθυντή του προσχέδιο. Το PSP με απλούς όρους είναι συναντήσεις που ο διαχειριστής του έργου πρέπει να οργανώσει για να δημιουργήσει ένα σχέδιο επιτυχίας έργου ομαδικά. Η συχνότητα αυτών των συναντήσεων εξαρτάται σαφώς από το μέγεθος του έργου, αλλά γενικά θα πρέπει να πραγματοποιούνται τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Σε αυτές τις συναντήσεις, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να ευθυγραμμίσει την πρόοδο, να επαναπρογραμματίσει ή να προωθήσει εργασίες, να δημιουργήσει δεσμούς εμπιστευτείτε με την ομάδα και το πιο σημαντικό καθορίστε ποια θα είναι τα κλειδιά για την επιτυχία του έργου για την περίοδο το ερώτηση. Γενικά, σε μοναδικά έργα, δημιουργούνται ομάδες εργασίας για την εκτέλεση του συγκεκριμένου έργου και σχεδόν ποτέ Οι άνθρωποι γνωρίζουν ο ένας τον άλλον, κάτι που μπορεί να εμποδίσει την ευχέρεια επικοινωνίας μεταξύ των συμμετεχόντων (Gareth Byatt). Αυτός είναι ένας από τους κύριους λόγους για τον διευθυντή του έργου να δημιουργήσει ένα PSP στην αρχή του έργου, να δημιουργήσει εμπιστοσύνη και να ενώσει τις προσπάθειες για έναν κοινό στόχο.

Εκτέλεση έργου

Αυτή η ομάδα διαδικασιών είναι υπεύθυνη για την εκτέλεση του σχεδίου ή των σχεδίων που αναπτύχθηκαν στο στάδιο του Σχεδιασμού. Σε γενικές γραμμές, η πρόσληψη πραγματοποιείται, οι ομάδες εργασίας είναι ενσωματωμένες (Gonzalez, 2006), όλες οι αρμόδιες ενέργειες εκτελούνται για την εκτέλεση και την επιτυχία των δραστηριοτήτων.

Κλείσιμο έργου

Το κλείσιμο του έργου είναι η ομάδα διαδικασιών που είναι υπεύθυνες για την οριστική ολοκλήρωση όλων των δραστηριοτήτων. Μεταξύ των δραστηριοτήτων που μπορούμε να βρούμε σε αυτό το στάδιο, είναι η επίσημη παράδοση εγγράφων, η καταγραφή των μαθημάτων που αποκτήθηκαν, μεταξύ άλλων.

Έλεγχος έργου

Αυτή είναι η ομάδα διαδικασιών που καλύπτει εγκάρσια τον κύκλο ζωής του έργου, καθώς ξεκινά σχεδόν παράλληλα με τα αρχικά στάδια και κορυφώνεται ταυτόχρονα με τα τελικά στάδια. Αυτή η ομάδα διαδικασιών είναι πολύ κρίσιμη κατά την αξιολόγηση της απόδοσης μιας εταιρείας, δεδομένου ότι αποτελεί σημαντικό μέρος της συνεχούς βελτίωσης των διαδικασιών της εταιρείας εκτέλεσης. Με απλά λόγια, ο έλεγχος του έργου είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση ενός ελέγχου συγκρίνοντας τον προγραμματισμένο με την πραγματική πρόοδο. Ο κύριος στόχος αυτής της διαδικασίας είναι να εντοπίσει τις αποκλίσεις που συμβαίνουν και να τις διορθώσει εγκαίρως, εφαρμόζοντας τα κατάλληλα μέτρα διόρθωσης ή μετριασμού ανάλογα με την περίπτωση.