Τι είναι το διάγραμμα SIPOC και σε τι χρησιμεύει;

ο Διάγραμμα SIPOC Είναι ένα σύστημα παραγγελίας ή ένα εργαλείο σε μορφή πίνακα που επιτρέπει τον χαρακτηρισμό ή τη λογική εκχώρηση μιας σειράς διαδικασιών. Περιλαμβάνει μια σειρά στοιχειωδών παραμέτρων όπως ένας πάροχος, μια είσοδος, a επεξεργάζομαι, διαδικασία ή μια σειρά από διαδικασίες με έξοδο και τελικό αποτέλεσμα, το οποίο αντιπροσωπεύει τη μορφή προϊόντος και ικανοποιήστε έναν πελάτη.

Τι σημαίνει το SIPOC;

Το SIPOC δημιουργεί μεγαλύτερη κατανόηση των καταστάσεων που παρουσιάζονται κατά τη διάρκεια ενός συστήματος παραγωγής ή πληροφοριών, κατανοώντας ότι τα ακρωνύματά τους αναφέρονται στα ακόλουθα:

• Προμηθευτής: ένας πάροχος, ένα άτομο που δημιουργεί μια ουσιαστική συμβολή πόρων στην καθιερωμένη διαδικασία.
• Εισαγωγή: εισαγωγή, όλα τα δεδομένα ή τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση αυτής της διαδικασίας.
• Επεξεργάζομαι, διαδικασία: διεργασίες, σειρά δραστηριοτήτων που δημιουργούν μια γραμμή μεταξύ του σημείου εισόδου προς την έξοδο, καθορίζοντας μια απαιτούμενη τιμή.
• Παραγωγή: έξοδος, τελικό αποτέλεσμα που προκύπτει από την παρακολούθηση των ιδεών και τη σωστή διαδικασία σε κάθε σταθμό.
• Πελάτης: πελάτης, είναι το άτομο ή το άτομο στο οποίο δίνονται τα τελικά αποτελέσματα και το οποίο πρέπει να είναι ικανοποιημένο με την ποιότητα των προϊόντων που φτιάχνονται για την τελειότητα στα άλλα σημεία.

Σε τι χρησιμεύει το διάγραμμα SIPOC;

Είναι για ένα σύστημα βοήθειας ή αυτοβοήθεια που επιτρέπει την καλύτερη δημιουργία μιας σειράς ιδεών, με σκοπό την ικανοποίηση των αναγκών ενός πελάτη, δηλαδή, επίσης διευκολύνει την κατανόηση μεταξύ των δύο μερών για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα από τη στιγμή της συλλογής ή της εισαγωγής δεδομένων, έως την έξοδο ή τη δειγματοληψία στους χρήστες.

Επίσης επιτρέπει μεγαλύτερη γνώση ή κατανόηση ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η εργασία και οι διαδικασίες διεξάγονται, δίνοντας μια κατηγορηματική περιγραφή του τι γίνεται, αποτρέποντας έτσι επίσης την εμφάνιση πιθανών σφαλμάτων ή αστοχιών κατά τη διάρκεια των διαδικασιών, ακολουθώντας μια σειρά καθιερωμένων κανόνων για τη βελτίωση της διαχείρισης ποιότητα.

Πιο συγκεκριμένα και κατευθυνόμενοι προς ένα παγκόσμιο σημείο, έχουμε:

• Δώστε μια γενικευμένη και απόλυτα κατανοητή περιγραφή σε μια σειρά ανθρώπων που μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με τις διαδικασίες που πραγματοποιήθηκαν.
• Δημιουργούν έναν σαφή, αποτελεσματικό και απλό οδηγό για να ξεκαθαρίσουν τις αμφιβολίες για εκείνους τους χρήστες ή τους εργαζόμενους που εμπλέκονται που μπορεί να γίνουν περίπλοκοι κατά την εκτέλεση μιας διαδικασίας.
• Επιτρέπουν την αγκύρωση ή την ανάμειξη με νέες διαδικασίες ή εργασίες που είναι απαραίτητες.
• Επιτρέπουν τη βελτίωση ορισμένων ήδη καθιερωμένων διαδικασιών, δίνοντάς της καλύτερη μορφή και λογικό οδηγό.

Τι πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία ενός διαγράμματος SIPOC;

• Οι προμηθευτές και οι πελάτες ενδέχεται ή δεν ανήκουν στον οργανισμό, ωστόσο, πρέπει να έχουν τα απαραίτητα ελάχιστη γνώση, έτσι ώστε οι διαδικασίες να λειτουργούν σωστά και να αποφεύγονται τυχόν ενοχλήσεις φύση.
• Οι είσοδοι και οι έξοδοι μπορούν να σχετίζονται με οποιοδήποτε στοιχείο, είτε πρόκειται για πληροφορίες, υπηρεσίες, υλικά και για την παραγωγή οποιουδήποτε στοιχείου.
• Ορίστε αποτελεσματικά τις εισόδους και τις εξόδους έτσι ώστε το μέσο σημείο των διεργασιών να είναι αποτελεσματικό και συνοπτικό.
• Αποφύγετε τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες ή εκείνες που δεν οδηγούν στη βελτίωσή τους.

Πώς να φτιάξετε ένα διάγραμμα SIPOC;

Για να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό και σαφές διάγραμμα που δίνει χώρο στη βελτίωση των ιδεών, ανεξάρτητα από το αντικείμενο στο οποίο πρέπει να επεξεργαστείτε, μπορείτε να ακολουθήσετε μια σειρά βημάτων που είναι:

Πελάτης

Αυτό είναι το υπεύθυνος για τον καθορισμό των αναγκών, δηλαδή, αυτή που θα δώσει αξία στις διαδικασίες που μπορούν να συμπεριληφθούν για την επίτευξη ενός στόχου και μπορεί να δημιουργηθεί σε διαφορετικούς τομείς, με την παροχή υπηρεσιών να είναι από τις πιο κοινές αυτού του τύπου.

Ορισμός του παρόχου

Σε αυτό το σημείο καθορίζει ποιος θα είναι το άτομο ή ο χρήστης ικανός να δημιουργήσει τις εισόδους, το οποίο, χωρίς κανένα πρόβλημα, μπορεί να ενδιαφέρεται για πελάτη ή χρήστη ή με ορισμένες γνώσεις.

Προσδιορισμός του χώρου εργασίας

Είναι πάντα απαραίτητο συνεργαστείτε με συγκεκριμένα θέματα και να είστε ξεκάθαροι για το θέμα που αντιμετωπίζεται, δεδομένου ότι είναι πολύ κοινό οι ιδέες να διοχετεύονται σε άλλα παρόμοια θέματα, ως αποτέλεσμα της έλλειψης πληροφοριών ή υποτιμήσεων δεδομένων.

Εισαγωγή δεδομένων εισόδου

Σε αυτό το σημείο μια σειρά βασικών δραστηριοτήτων είναι ενσωματωμένη που θα ξεκινήσει ή που θα είναι η βάση για το ποια θα είναι η εξέλιξη των διαδικασιών, που θα καθοδηγήσει ένα αποτελεσματική εργασία για την εκπλήρωση των δεδομένων εισόδου ή για την ικανοποίηση των αναγκών του πελάτης.

Ορισμός των διαδικασιών

Σε αυτό το σημείο, κάθε μία από τις διαδικασίες ή τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την παραγωγή των αποτελεσμάτων που αναμένονται και από τα δύο χρήστη και πελάτης, απλοποιώντας τις εν λόγω δραστηριότητες χωρίς επανάληψη και χρησιμοποιώντας την κατάλληλη γλώσσα και για τα δύο μέρη που είναι κατανοητός.

Αποτελέσματα ή αποτελέσματα

Είναι περίπου προϊόν που λαμβάνεται από τη σειρά διεργασιών που έχουν δημιουργηθεί στα άλλα βήματα που μπορεί να σχετίζονται με οποιονδήποτε τύπο συστατικού, είτε πληροφορίες, τεκμηρίωση, προϊόντα, πρώτες ύλες, υπηρεσίες ή άλλα, τα οποία παραδίδονται στον πελάτη που έχει κάνει αίτηση.

Συμβουλές για τη βελτίωση της υλοποίησης ενός διαγράμματος διαδικασίας

• Δημιουργήστε ένα καταιγισμός ιδεών στο οποίο αποκτώνται μόνο τα καλύτερα και εκείνα που οδηγούν σε καλά σχηματισμένες λογικές διαδικασίες.
• Εργαστείτε με πιο απλοποιημένες δραστηριότητες, δηλαδή μειώστε στο μέγιστο τις διαδικασίες θυμιάματος που περιπλέκουν χαρτογράφηση και οδηγεί σε μια σειρά δυσκίνητων ή περίπλοκων δραστηριοτήτων τόσο για τον πελάτη όσο και για το Όνομα χρήστη
• Είναι απαραίτητο να ξεκινήσετε με διαδικασίες που βελτιώνουν την αντίληψη του πελάτη, προσελκύοντας την προσοχή τους και, στη συνέχεια, καθορίστε στρατηγικά σημεία και υποστηρίγματα που είναι απαραίτητα.
• Χρησιμοποιήστε απλές λέξεις και συνοπτικές συνδέσεις που δεν επιτρέπουν παρερμηνεία από τον πελάτη.
• Να ορίζετε πάντα ένα σημείο εκκίνησης με ένα συγκεκριμένο σημείο εκκίνησης που δεν αφήνει καμία αμφιβολία για την ολοκλήρωσή του.
• Καθορίστε τη συμμετοχή κάθε μέλους, προκειμένου να δημιουργήσετε μια σταθερή ομάδα που θα παράγει θετικά αποτελέσματα.
• Χρησιμοποιήστε συμβολογίες και πίνακες αναφοράς που επιτρέπουν καλύτερη συνδεσιμότητα ιδεών.
• Χρησιμοποιήστε τεχνολογικά εργαλεία που διευκολύνουν την εργασία, τα οποία μπορούν να επιτευχθούν σε οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα υπολογιστή και ακόμη και σε εφαρμογές.