Τι είναι το διάγραμμα ροής και πώς γίνεται;

ΕΝΑ διάγραμμα ροής, επίσης γνωστό ως διάγραμμα ροής, είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο σε όλους τους τομείς. Αν και εντός της οικονομίας και των βιομηχανικών διαδικασιών έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο, είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί προγραμματισμός και γνωστική ψυχολογία.

Αυτός ο τύπος πειθαρχίας είναι αρκετά χρήσιμος κατά τη διερεύνηση ευκαιριών για προοδευτική βελτίωση μέσω μιας λεπτομερούς κατανόησης του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί πραγματικά η διαδικασία.

Μπορούμε να το πούμε αυτό μπορούν να εφαρμοστούν διαγράμματα ροής σε διάφορες πτυχές σχεδόν σε οποιαδήποτε διαδικασία, από τη ροή υλικών απαραίτητο, μέχρι τα βήματα που απαιτούνται για να φτάσετε στην πώληση ή να δώσετε την απαραίτητη συντήρηση σε ένα προϊόν.

Τι είναι το διάγραμμα ροής;

Είναι ένα οπτική αναπαράσταση όπου ενσωματώνεται μια σειρά βημάτων και ενεργειών που εμπλέκονται σε μια συγκεκριμένη διαδικασία. Βασικά, η δημιουργία ενός διαγράμματος ροής είναι να δημιουργήσετε γραφικά μια αναπαράσταση διαφόρων γεγονότα, γεγονότα, καταστάσεις, σχέσεις ή κινήσεις για τη συλλογή πληροφοριών και τη χρήση τους ως σύμβολα.

Μπορείτε να ανταποκριθείτε αποτελεσματικά σε διαφορετικούς τομείς χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες συμβολές για να αντιπροσωπεύσετε κάθε μία από αυτές τα βήματα τόσο της διαδικασίας όσο και της εκτέλεσης χρησιμοποιώντας βέλη για να τα συνδέσετε μεταξύ τους με συνεκτικό τρόπο.

Πριν δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής, είναι απαραίτητο να είστε σαφείς σχετικά με τις κύριες ιδέες που θα περιγραφούν και ότι χωρίς αποτυχία θα πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτό.

Σε τι χρησιμεύει το διάγραμμα ροής;

Υπάρχουν πολλές πτυχές που μπορούν να αποδοθούν στα χρονοδιαγράμματα ροής, μερικά από τα πιο συχνά βοηθητικά προγράμματα που παρέχονται είναι τα εξής:

• Δίνει τη δυνατότητα καθορισμού διαφορετικών επιχειρησιακών δεικτών για το ίδιο έργο.
• Βοηθά να γνωρίζουμε τις διαδικασίες που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου με μια ματιά.
• Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον γρήγορο εντοπισμό απρόβλεπτων προβλημάτων, την αποτελεσματική κατανομή πόρων, τον συντονισμό καθενός από τους εμπλεκόμενους και τον καθορισμό χρόνων για κάθε εργασία.
• Επιτρέπει έναν εξαιρετικό ορισμό των λειτουργιών και των ευθυνών καθενός από αυτούς που συμμετέχουν στο έργο.
• Καθώς είναι εντελώς οπτικό, επιτρέπει σε όλους τους εμπλεκόμενους να συμφωνήσουν σχετικά με τις μεθόδους που εφαρμόζονται και πώς θα πρέπει να λύσουν τα προβλήματα εύκολα και γρήγορα.

Πώς ταξινομείται ένα διάγραμμα ροής;

Υπάρχουν 2 τύποι χρονοδιαγράμματος ροής, αυτοί κατηγοριοποιούνται με βάση τον τρόπο που παρουσιάζονται οπτικά και τον τρόπο δημιουργίας της ακολουθίας που ακολουθεί όλες τις πληροφορίες που συλλέγονται. Ο τρόπος ταξινόμησης ενός διαγράμματος ροής έχει ως εξής:

 Γραμμικός

Εδώ οι δραστηριότητες παρουσιάζονται σε μια σειρά όπου εμφανίζονται το ένα κάτω από το άλλο. Είναι πολύ απλό να κατασκευαστεί και είναι το πιο συνιστώμενο όταν ο αριθμός των εμπλεκόμενων ατόμων υπερβαίνει τα 6 άτομα, ωστόσο, παρέχει πολύ λίγες πληροφορίες.

Μήτρα

Οι ενδιαφερόμενοι που παρεμβαίνουν κατά τη διαδικασία αυτού του μοντέλου εμφανίζονται στην κορυφή του σχεδίου και οι δραστηριότητες διεξάγονται με βάση αυτό. Αυτά μπορούν να κατασκευαστούν από αριστερά προς τα δεξιά ή από πάνω προς τα κάτω, με το τελευταίο να είναι το πιο συνιστώμενο.

Οφέλη των διαγραμμάτων ροής

Υπάρχουν πολλά οφέλη που λαμβάνονται κατά τη χρήση αυτού του τύπου εργαλείων, μερικά από αυτά είναι τα εξής:

• Βοηθούν όλους όσοι συμμετέχουν σε ένα έργο να κατανοήσουν τη διαδικασία, διευκολύνοντας έτσι την οργάνωση, την ένταξή τους και τη συνεργασία τους στην αναζήτηση λύσεων.
• Το έργο παρουσιάζεται με πιο αντικειμενικό τρόπο, επομένως, είναι ευκολότερο να εντοπίσουμε σαφώς τις ελλείψεις, με τέτοιο τρόπο ώστε να γίνουν πιο αποτελεσματικές βελτιώσεις.
• Επιτρέπει στους εμπλεκόμενους να αισθάνονται μέρος του έργου χωρίς πολλή προσπάθεια, αυτό οδηγεί σε ένα τέλεια ταυτοποίηση μεταξύ πελατών και εσωτερικού προμηθευτή, γι 'αυτό είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό για Επιχείρηση.
• Βλέποντας τον εαυτό τους ενεργό μέρος του έργου, αυτοί που εμπλέκονται τείνουν να γίνουν πιο ενθουσιώδεις και συμμετοχικοί σε αυτό, προτείνοντας αποτελεσματικές ιδέες για βελτίωση.
• Είναι πολύτιμα εργαλεία για την εκπαίδευση και την κατάρτιση του νέου προσωπικού εργασίας, σε όλους τους τομείς.
• Επιτυγχάνεται ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι που συμμετέχουν στο έργο το καταλαβαίνουν τέλεια την ίδια στιγμή που γίνεται εύκολο να τους παρακινήσουμε να επιτύχουν τους στόχους τους.

Πώς να φτιάξετε ένα διάγραμμα ροής;

Η ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος ροής είναι μια εξαιρετική πειθαρχία που πρέπει να εφαρμοστεί σε εταιρείες για την επίτευξη κάθε στόχου τους. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο εργαλείου πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με τους στόχους και ειδικά εάν πρόκειται για ένα έργο βελτίωσης ή ένα έργο που πρόκειται να ξεκινήσει.

Με βάση αυτό, τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής είναι τα εξής:

Εάν είναι ένα έργο που υπάρχει ήδη

1. Η αρχή και το τέλος του έργου πρέπει να προσδιοριστούν.
2. Είναι σημαντικό να παρατηρήσετε την ολοκληρωμένη διαδικασία και να αξιολογήσετε πιθανές αστοχίες, αλλαγές και λύσεις.
3. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν σε ολόκληρο το έργο πρέπει να καθοριστούν, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων, των εισροών, των αποτελεσμάτων και των αποφάσεων που συνεισφέρουν όλοι όσοι εμπλέκονται.
4. Αντιπροσωπεύστε τη διαδικασία του έργου με γραμμικό ή μητρικό τρόπο ανάλογα με το ποια είναι πιο αποτελεσματική.
5. Ελέγξτε ξανά το έργο με καθένα από τα εμπλεκόμενα.
6. Μετά από αυτήν την αναθεώρηση, βελτιώστε το διάγραμμα με βάση τις ελλείψεις που σημειώθηκαν.
7. Βεβαιωθείτε ότι όλα όσα αναφέρονται σε αυτό συμφωνούν απόλυτα με τις προσδοκίες του πραγματικού έργου.
8. Προσδιορίστε την ίδια ημερομηνία για αποθήκευση ως μελλοντικές αναφορές εντός της εταιρείας.

Εάν πρόκειται για ένα εντελώς νέο έργο

1. Προσδιορίστε πότε ξεκινά το έργο και πότε τελειώνει.
2. Αναδημιουργήστε οπτικά τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη διαδικασία του έργου, δηλαδή τις αποφάσεις που λαμβάνονται, τις δραστηριότητες, τις εισόδους και τα αποτελέσματα.
3. Καθορίστε καθένα από τα βήματα που πρέπει να κάνουν όσοι εμπλέκονται σε όλες τις διαδικασίες σε σχέση με δραστηριότητες, αποφάσεις, εισόδους και αποτελέσματα.
4. Φυσικά σχεδιάστε το διάγραμμα σε οποιαδήποτε από τις κατηγορίες του ανάλογα με την εταιρεία και διευκολύνετε την κατανόηση για όσους εμπλέκονται.
5. Κάντε μια συνολική ανασκόπηση του έργου μαζί με αυτούς που εμπλέκονται.
6. Πραγματοποιήστε βελτιώσεις έργου στο διάγραμμα για να το κάνετε πιο αποτελεσματικό.
7. Προσδιορίστε την ημερομηνία του διαγράμματος και το αρχείο για μελλοντική αναφορά στο έργο και την εταιρεία.

Χωρίς αμφιβολία, τα διαγράμματα ροής είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος συμμετοχής των συμμετεχόντων σε ένα συγκεκριμένο έργο. Έχει μεγάλη ικανότητα προσαρμογής και ολοκλήρωσης, η οποία διευκολύνει τη λήψη αποφάσεων, τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής και διατηρεί τον σχολαστικό έλεγχο των έργων σε διαδικασία ή προς εκτέλεση.