Το πεδίο εφαρμογής ενός έργου καθορίζει τι πρέπει να αντιμετωπιστεί για την επιτυχή επίτευξη του αποτελέσματος. τέλος του, καθορίζοντας τα όρια του έργου, τους στόχους, τους στόχους, τα παραδοτέα και απαιτήσεις; Επομένως, το πεδίο εφαρμογής είναι θεμελιώδες, καθώς παρέχει έναν σαφή οδηγό για την εκτέλεση και τον έλεγχο του ίδιου.
Αυτός εύρος ενός έργου θα είναι πάντα ένα θεμελιώδες μέρος στο διαχείριση οποιουδήποτε έργου, δεδομένου ότι σας επιτρέπει να αντιμετωπίσετε όλες τις απαραίτητες πτυχές για να επιτύχετε την επιτυχία.
Διαφημίσεις
Λοιπόν, είναι στο πεδίο όπου καθορίζει ξεκάθαρα και απλά πώς θα προσεγγιστεί το έργο και τι θα είναι τους στόχους, τα παραδοτέα, τις απαιτήσεις και τα όριά του; Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να αποφευχθούν αποκλίσεις και κίνδυνοι στην εκτέλεση του έργου και να διευκολυνθεί ο προγραμματισμός του προϋπολογισμού.
Ωστόσο, Πώς να κάνετε ένα έργο εύκολα και χωρίς επιπλοκές?, Εδώ θα σας πούμε πώς, αλλά πρώτα ας ορίσουμε την έννοια του.
Διαφημίσεις
Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε:
Ποιο είναι το πεδίο εφαρμογής ενός Έργου;
Το εύρος ενός έργου αναφέρεται στα συγκεκριμένα όρια της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί ως μέρος ενός έργου; καθορίζει τους στόχους, τους στόχους, τα παραδοτέα και τις απαιτήσεις τους. Έτσι, είναι αυτά που σκοπεύει να αντιμετωπίσει η ομάδα του έργου.
Καλό εύρος έργου πρέπει να είναι σαφής, ακριβής και αρκετά λεπτομερής αρκετά για να γίνει κατανοητό από όλους τους ενδιαφερόμενους στο έργο. Πρέπει να καθορίσετε τι πρόκειται να επιτευχθεί, πώς πρέπει να μετρηθεί η επιτυχία, τι πρέπει να παραδοθεί, ποιος συμμετέχει, τι δεν περιλαμβάνεται και τυχόν σχετικούς περιορισμούς ή πληροφορίες.
Διαφημίσεις
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το εύρος του έργου μπορεί να είναι δυναμική και μπορεί να χρειαστεί να επανεξεταστεί και να προσαρμοστεί καθώς προχωρά το έργο και παρουσιάζονται νέες συνθήκες ή πληροφορίες.
Για το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων, (2008) αναφέρει ότι «Το πεδίο εφαρμογής είναι η διαδικασία ανάπτυξης ενός λεπτομερούς έργου και περιγραφής προϊόντος. (Π. 119)
Διαφημίσεις
Βασικά, το πεδίο εφαρμογής ενός έργου ορίζει τι πρέπει να αντιμετωπιστεί για να επιτευχθεί με επιτυχία το τελικό αποτέλεσμα του έργου.
Πώς να καλύψει ένα έργο;
Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής ενός έργου είναι ένα ζωτικό μέρος του σχεδιασμού του έργου, καθώς σας παρέχει σαφείς οδηγίες για την εκτέλεση και τον έλεγχο του έργου.
Διαφημίσεις
Ακολουθούν ορισμένα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να καλύψετε ένα έργο:
- Προσδιορίστε τους στόχους του έργου: Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να καταλάβετε τι ελπίζετε να επιτύχετε με το έργο. Ποιο είναι το πρόβλημα που προσπαθείτε να λύσετε;Τι επιτυχία θα έμοιαζε; Η σαφής κατανόηση των στόχων θα σας βοηθήσει να καθορίσετε το εύρος του έργου.
- Καθορίστε τα παραδοτέα του έργου: Τα παραδοτέα είναι τα συγκεκριμένα αποτελέσματα που θα παραχθούν ως αποτέλεσμα του έργου. Αυτά μπορεί να είναι προϊόντα, αναφορές, υπηρεσίες κ.λπ. Ο σαφής καθορισμός των παραδοτέων θα βοηθήσει στον καθορισμό των προσδοκιών και θα δώσει μια αίσθηση κατεύθυνσης για το έργο.
- Προσδιορίστε τις απαιτήσεις του έργου: Απαιτήσεις είναι οι ανάγκες ή οι προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται για να είναι επιτυχές το έργο. Αυτά μπορεί να είναι τεχνικές, πόροι, προσωπικό, απαιτήσεις χρόνου, μεταξύ άλλων.
- Ορίστε περιορισμούς και εξαιρέσεις: Δεν μπορούν να συμπεριληφθούν τα πάντα στο πεδίο εφαρμογής ενός έργου. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τους περιορισμούς του έργου (για παράδειγμα, περιορισμούς χρόνου, προϋπολογισμού, πόρων) και να αναφέρετε με σαφήνεια τι είναι "Εκτός εμβέλειας", δηλαδή τι δεν θα αντιμετωπιστεί ή θα παραδοθεί από το έργο.
- Δημιουργία εγγράφου πεδίου εφαρμογής έργου: ΕΝΑ «Έγγραφο πεδίου εφαρμογής του έργου» είναι ένα επίσημο έγγραφο που περιγράφει όλες τις παραπάνω πτυχές και χρησιμοποιείται ως εργαλείο για τη διαχείριση των προσδοκιών και την καθοδήγηση της εκτέλεσης του έργου. Αυτό το έγγραφο πρέπει να εγκριθεί από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη πριν ξεκινήσουν οι εργασίες για το έργο.
- Ελέγξτε και βελτιώστε το πεδίο εφαρμογής του έργου: Καθώς το έργο προχωρά, μπορεί να ανακαλύψετε ότι ορισμένες από τις αρχικές σας υποθέσεις ήταν λανθασμένες ή να εμφανιστούν νέες πληροφορίες ή προκλήσεις. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι σημαντικό να επανεξεταστεί και, εάν είναι απαραίτητο, να προσαρμοστεί το πεδίο εφαρμογής του έργου. Οποιεσδήποτε αλλαγές στο αντικείμενο του έργου πρέπει να τεκμηριώνονται και να εγκρίνονται από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Θυμηθείτε, ένα καλό πεδίο εφαρμογής του έργου είναι σαφές, ακριβές και αρκετά λεπτομερές ώστε να γίνει κατανοητό από όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο. ένα καλά καθορισμένο πεδίο εφαρμογής μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ ενός έργου που εκτελείται ομαλά και ενός έργου που ξεφεύγει από την τροχιά.
Διαχείριση αντικειμένου έργου
Το εύρος ενός έργου δεν τελειώνει με τη συγγραφή του,απαιτεί διαχείριση που αποτελείται από μια σειρά από διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι ένα έργο παραμένει στο αρχικό του σχέδιο εργασίας και να ολοκληρωθεί με επιτυχία.
Οι αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής συμβαίνουν συχνά σε έργα, και εάν δεν διαχειρίζονται αποτελεσματικά, μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα ένα έργο που υπερβαίνει την αρχική του προθεσμία, υπερβαίνει τον προϋπολογισμό ή δεν ανταποκρίνεται στους στόχους σύμφωνος.
Ακολουθούν τα βασικά βήματα για την επίτευξη καλής διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του έργου:
- Σχεδιασμός πεδίου εφαρμογής: Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός σχεδίου διαχείρισης πεδίου που τεκμηριώνει τον τρόπο καθορισμού, επικύρωσης και ελέγχου του πεδίου εφαρμογής του έργου.
- Ορισμός πεδίου εφαρμογής: Αυτή είναι η διαδικασία ανάπτυξης μιας λεπτομερούς περιγραφής του έργου και του αναμενόμενου προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος.
- Δημιουργία μιας δομής ανάλυσης εργασίας (WBS/WBS): Το WBS είναι ένα εργαλείο που αναλύει το εύρος του έργου σε διαχειρίσιμα στοιχεία. βοηθά τις ομάδες να κατανοήσουν τα παραδοτέα του έργου και τις συγκεκριμένες εργασίες που χρειάζονται για να τα ολοκληρώσουν.
- Επαλήθευση πεδίου: Είναι η διαδικασία επίσημης παραλαβής των ολοκληρωμένων παραδοτέων του έργου από τους ενδιαφερόμενους. Ουσιαστικά, πρόκειται για τη διασφάλιση ότι τα παραδοτέα πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια αποδοχής.
- Έλεγχος εμβέλειας: Αναφέρεται στη διαχείριση των αλλαγών στο πεδίο εφαρμογής του έργου. Αυτό περιλαμβάνει την παρακολούθηση της κατάστασης του έργου και του προϊόντος και την προσαρμογή τυχόν αλλαγών που μπορεί να επηρεάσουν το πεδίο εφαρμογής. Οποιεσδήποτε αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής πρέπει να τεκμηριώνονται και να εγκρίνονται πριν εφαρμοστούν.
Για το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων, (2008), «Η Διαχείριση Πεδίου Έργου περιλαμβάνει τις απαραίτητες διαδικασίες για να διασφαλιστεί ότι το έργο περιλαμβάνει όλη την απαιτούμενη εργασία και μόνο την εργασία για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Η διαχείριση του αντικειμένου του έργου εστιάζει κυρίως στον καθορισμό και τον έλεγχο του τι περιλαμβάνεται και τι όχι στο έργο.» (Π. 104)
Λοιπόν, η καλή διαχείριση εύρους μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή του "ερπυσμός πεδίου" (η ανεξέλεγκτη ανάπτυξη του αντικειμένου του έργου πέρα από τα αρχικά του όρια), που μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και συγκρούσεις μεταξύ των ενδιαφερομένων. Η διαχείριση του πεδίου εφαρμογής είναι ένα κρίσιμο συστατικό της επιτυχημένης διαχείρισης έργου. και απαιτεί αποτελεσματική επικοινωνία και λεπτομερή τεκμηρίωση.
Βιβλιογραφικές αναφορές
- Project Management Institute (2013). Guide to the Fundamentals of Project Management (PMBOK I ® Guide) — Πέμπτη Έκδοση.
