Τμηματοποίηση (ορισμός και χαρακτηριστικά)

Η δομή μιας εταιρείας σχετίζεται άμεσα με την ποιότητα των αποτελεσμάτων της και αυτή η δομική οργάνωση της εταιρείας πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τις ανάγκες και τον πολιτισμό που την ορίζουν. ο τμηματοποίηση Πρέπει να βυθιστεί σε κάθε άτομο που απαρτίζεται από την εταιρεία και να αντικατοπτρίζει τι σημαίνει να ανήκουν σε αυτήν την ομάδα εργασίας.

Τι είναι το τμήμα;

Είναι μια διαδικασία μέσω της οποίας σχηματίζονται ομάδες εργασίας, ομαδοποιώντας παρόμοιες και συναφείς εργασίες, λειτουργίες ή δραστηριότητες.

Στο προσκήνιο, η εργασία κατανέμεται ανά εργασία, επιτυγχάνοντας μια συγκεκριμένη εξειδίκευση ανά τμήμα που επιτρέπει την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων και κερδών στην παραγωγικότητα, επιτυγχάνοντας έτσι μια ενοποίηση αποτελεσματικός.

Τα κριτήρια που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για τη διενέργεια του τμήματος και τη διανομή του έργου βασίζονται στους στόχους της εταιρείας, του περιβάλλοντος, της τεχνολογίας χρησιμοποιείται, η προετοιμασία και η κατάρτιση των εργαζομένων, τα καθήκοντα που εκτελούνται, το μέγεθος ή το μέγεθος της εταιρείας και η στρατηγική που πρέπει να ακολουθηθεί, μεταξύ άλλων.

Στόχοι τμηματοποίησης

• Γνωρίστε και κατανοήστε τη σωστή κατανομή των λειτουργιών της εταιρείας.
• Μειώστε και καθορίστε τις εργασίες που ανατίθενται σε κάθε εργαζόμενο, ώστε να την εκτελεί πιο αποτελεσματικά.
• Δημιουργεί εξειδίκευση, η οποία βασίζεται στην εμπειρία που έχει αποκομίσει ένας εργαζόμενος σε σχέση με την εργασία που αναπτύσσει, η οποία έχει θετικό αντίκτυπο στην ποιότητα της εργασίας που εκτελείται.
• Βοηθά να κάνετε την καλύτερη επιλογή υπαλλήλων για κάθε δεδομένη θέση εργασίας.
• Ο καταμερισμός των καθηκόντων δημιουργεί νέες θέσεις εργασίας.
• Διευκολύνει την εποπτεία και τον έλεγχο από τα αφεντικά.
• Επιτρέπει την ανάπτυξη συγκεκριμένων αποδόσεων στο ίδιο επίπεδο της εταιρείας.

Χαρακτηριστικά της τμηματοποίησης

Μεταξύ των κύριων χαρακτηριστικών της τμηματοποίησης, ξεχωρίζουν ορισμένα από τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της, μεταξύ των οποίων:

• Αντικατοπτρίζει τη λογική εμφάνιση της επιχειρηματικής δομής.
• Προεδρεύεται από επαγγελματική και εργασιακή εξειδίκευση.
• Διευκολύνει την επικοινωνία και την κατανόηση της ομάδας προκειμένου να επιτύχει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στις λειτουργίες της.
• Μερικές φορές η διαίρεση με λειτουργίες δημιουργεί ένα εμπόδιο που περιορίζει τη συνεργασία μεταξύ των διαφόρων τομέων.
• Βοηθά στην οργάνωση μιας ιεραρχικής δομής ολόκληρης της εταιρείας.
• Είναι κατάλληλο για μικρές εταιρείες, με λίγες γραμμές παραγωγής.
• Η εξειδίκευση πρέπει να ελέγχεται, καθώς μερικές φορές είναι υπερβολική και υπερβολικά περιορισμένη, με αποτέλεσμα την έλλειψη προσοχής στα συνολικά αποτελέσματα.
• Δεν είναι ευέλικτη, η διαδικασία προσαρμογής στις αλλαγές είναι αργή, οπότε οποιαδήποτε αλλαγή στην κουλτούρα ή την επιχειρηματική στρατηγική μπορεί να θέσει τον οργανισμό σε κίνδυνο.
• Δεν επιτρέπει την προώθηση αυτοδιαχειριζόμενων ομάδων, οι ευθύνες των τελικών αποτελεσμάτων στον οργανισμό ανήκουν σε ένα μόνο σώμα.

Τύποι τμηματοποίησης

Οι τύποι τμηματοποίησης θα εξαρτηθούν από τον τρόπο με τον οποίο εννοιούνται τα τμήματα της εταιρείας, μπορεί να είναι:

• Τμηματοποίηση ανά τύπο πελάτη:

Διεξάγεται σύμφωνα με τον τελικό πελάτη. Αυτός ο τύπος τμηματοποίησης επιτρέπει στην εταιρεία να επικεντρωθεί στην καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, προσθέτοντας προσπάθειες για την ικανοποιητική ικανοποίηση των αναγκών των πελατών.

Παράδειγμα: Το τμήμα που διαθέτει η τράπεζα, το οποίο διαθέτει τμήμα αφιερωμένο στην εξυπηρέτηση πελατών συγκεκριμένες περιπτώσεις ή περιστάσεις, όπως τμήμα υποθηκών, τμήμα δανείων για εταιρείες κ.λπ.

• Τμηματοποίηση ανά ώρα:

Συνίσταται στη δημιουργία τμημάτων ανάλογα με τη διάρκεια των δραστηριοτήτων που πραγματοποιούνται, μερικές φορές συνδυάζεται με άλλες ταξινομήσεις. Η πιο συνηθισμένη περίπτωση είναι η κατανομή ανά εργάσιμη ημέρα ή βάρδια εργασίας.

• Τμηματοποίηση ανά περιοχή:

Τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται σε αυτή τη δημιουργία τμημάτων είναι η γεωγραφική διαίρεση, εξαρτάται από τον τομέα δραστηριότητας που πραγματοποιείται από την εταιρεία και έχουν τη δική τους διαχείριση ανά περιοχή.

• Τμηματοποίηση ανά έργα:

Εξαρτάται από το μέγεθος του έργου, είναι πρακτικό εάν κάθε έργο διαχειρίζεται μια διαφορετική ομάδα και κάθε μονάδα εργασίας πληροί μια σειρά συγκεκριμένων απαιτήσεων που καθορίζονται από τον πελάτη.

• Τμηματοποίηση ανά προϊόντα ή υπηρεσίες:

Συνίσταται στον σχηματισμό τμημάτων ανά γραμμή προϊόντων ή υπηρεσιών, εφόσον η εταιρεία δεν χειρίζεται πάρα πολλές γραμμές.

• Τμηματοποίηση με διαδικασίες:

Είναι μια πολύ χρήσιμη δημιουργία τμημάτων εάν η εταιρεία επιδιώκει δυναμική που βελτιστοποιεί την εργασία και επιτρέπει τη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών παραγωγής. Περιλαμβάνει τον προγραμματισμό και τη διαχείριση εργασιών για την αναζήτηση της μέγιστης βελτιστοποίησης των πόρων και της απόδοσης της επένδυσης.

• Τμηματοποίηση ανά ομάδα:

Σχετίζεται με έργα και διαδικασίες. Επικεντρώνεται στη διευκόλυνση της εργασίας με την κατάλληλη τεχνολογία και εργαλεία, με σκοπό τη μείωση του κόστους και την αξιοποίηση των πόρων.

• Τμηματοποίηση ανά λειτουργίες:

Αποτελείται από τη διαίρεση εταιρειών που χρησιμοποιούν ως κριτήριο τον τύπο δραστηριότητας που αναπτύσσει κάθε περιοχή. Για παράδειγμα: Μηχανική, διοίκηση, λογιστική, αγορές, πωλήσεις κ.λπ.

• Τμηματοποίηση Matrix:

Τα κριτήρια για τη δημιουργία τμημάτων είναι ο συνδυασμός λειτουργιών με έργα. Οι ομάδες εργασίας για κάθε έργο αποτελούνται από άτομα που εκτελούν την ίδια λειτουργία σε διαφορετικά έργα ταυτόχρονα, βελτιστοποιώντας τους πόρους και βελτιώνοντας τους χρόνους.