Διαχείρηση αρχείων Είναι μια ουσιαστική λειτουργία εταιρειών, μη κερδοσκοπικών οργανισμών, κυβερνητικών υπηρεσιών, κοινωνικών, ιατρικών, εμπορικών γραφείων, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, σχολεία, πανεπιστήμια και κάθε είδους οντότητες που δημιουργούν πληροφορίες που πρέπει να διατηρηθούν για μια χρονική περίοδο σαφής. Τα μεμονωμένα νοικοκυριά πρέπει επίσης να εξασκούν καλή τήρηση αρχείων. Η διαχείριση αρχείων είναι επίσης μια συστηματική, οργανωμένη, προγραμματισμένη και ελεγχόμενη διαδικασία για τη διαχείριση ή παρακολούθηση του κύκλου ζωής των αρχείων. Μια εγγραφή μπορεί να είναι απτό χαρτί ή μπορεί να είναι σε ψηφιακή ή ηλεκτρονική μορφή. Τα αρχεία μπορούν να φυλάσσονται σε οικονομικά, ιατρικά, ενημερωτικά, επίσημα έγγραφα, έγγραφα γραφείο, μισθοδοσία, κυβερνητικές φόρμες και email μεταξύ εκατοντάδων άλλων τύπων εγγραφές.
Η διαχείριση εγγραφών αντιμετωπίζει και τις τρεις φάσεις του κύκλου ζωής των εγγραφών: Δημιουργία ή λήψη μιας εγγραφής. Η συντήρηση, η ασφαλής αποθήκευση, η ανάκτηση ή η γενική χρήση μιας εγγραφής. Η παροχή ενός δίσκου.
Διαφημίσεις
Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε:
Δημιουργία αρχείων
Η δημιουργία ή παραλαβή αρχείων είναι αυτό που δημιουργεί τη ζήτηση για διαχείριση αρχείων. Είτε πρόκειται για μια αίτηση εργασίας, ένα τιμολόγιο ή μια έκθεση ελέγχου αποθέματος, μία φορά Η εγγραφή έχει δημιουργηθεί, όλες οι άλλες λειτουργίες ή λειτουργίες διαχείρισης για αυτήν την εγγραφή πρέπει να είναι υπαλλήλους. Μία λειτουργία της διαδικασίας διαχείρισης εγγραφών είναι ο προσδιορισμός της ροής της εγγραφής μετά τη δημιουργία ή τη λήψη της. Ποιος πρέπει να δει το δίσκο; Πού πηγαίνει η εγγραφή αφού όλοι έχουν δει ή ενεργήσει στο αρχείο (όπως ένα αρχείο πληρωμής σε λογαριασμό); Ποιος είναι υπεύθυνος για την ασφαλή αποθήκευση της εγγραφής; Όλες αυτές οι ερωτήσεις χρειάζονται καλά ενημερωμένες απαντήσεις.
Διοίκηση μητρώου
Η τήρηση αρχείων περιλαμβάνει την εκτέλεση λειτουργιών για την αποθήκευση της εγγραφής. Πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένες πτυχές όταν αποθηκεύει αρχεία, συμπεριλαμβανομένης της πιθανότητας ότι η εγγραφή είναι διαθέσιμη για ανάκτηση από εκείνους που πρέπει να αναφερθούν στις πληροφορίες ή να έχουν πρόσβαση σε αυτές. Η άλλη πλευρά της διάθεσης της εγγραφής είναι η ένδειξη ποιος δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στην εγγραφή.
Διαφημίσεις
Όταν η εγγραφή είναι εκτός χώρου αποθήκευσης, είναι σημαντικό για την καλή διαχείριση αρχείων να υπάρχει σύστημα. μέρος για να προσδιορίσετε ποιος έχει την εγγραφή, πού έχουν την εγγραφή και πότε σκοπεύουν να επιστρέψουν το αρχείο Ρεκόρ. Η διασφάλιση της σωστής επιστροφής της εγγραφής είναι επίσης σημαντικό μέρος του συστήματος διαχείρισης αρχείων.
Διαφημίσεις
Η ασφαλής αποθήκευση αρχείων μπορεί να περιλαμβάνει την αποθήκευση ψηφιακών αντιγράφων κάθε εγγραφής εκτός ιστότοπου σε άλλο γραφείο ή σε θυρίδα ασφαλείας στην τράπεζα. Οι εγγραφές πρέπει να φυλάσσονται σε δροσερό και ξηρό μέρος για να αποφευχθεί ζημιά σε χαρτί ή ηλεκτρονικά αντίγραφα. Οι διαδικασίες αρχειοθέτησης αποτελούν μέρος της φάσης συντήρησης της διαχείρισης αρχείων. Ο προσδιορισμός πότε μια εγγραφή είναι κατάλληλη για αρχειοθέτηση αποτελεί μέρος της διαχείρισης αρχείων. Είναι επίσης μέρος αυτής της λειτουργίας για να επιλέξετε πού αρχειοθετούνται τα αρχεία καταγραφής και πόσο καιρό αρχειοθετούνται τα αρχεία καταγραφής. Ορισμένα αρχεία όπως ιστορικά αρχεία μπορούν να διατηρηθούν για τη ζωή και μερικές φορές πέρα από την εταιρεία. Για πόλεις, πολιτείες και δήμους, τα ιστορικά αρχεία ενδέχεται να πρέπει να αποθηκεύονται επ 'αόριστον.
Διαγραφή εγγραφών
Διαγραφή εγγραφών στο σωστό χρονικό πλαίσιο είναι κρίσιμο. Η αφαίρεση των περισσότερων εγγραφών πρέπει να ολοκληρωθεί με τεμαχισμό. Οι εκτιμήσεις για τη διαγραφή περιλαμβάνουν τον καθορισμό της διάρκειας αποθήκευσης της εγγραφής. Το χρονικό πλαίσιο για την τήρηση αρχείων εξαρτάται από τη φύση της εγγραφής. Ορισμένα αρχεία αποθήκευσης υπαγορεύονται από κυβερνητικούς κανονισμούς, όπως φορολογικά αρχεία, μερικές από τις τράπεζες για τη διαχείριση δανείων και μερικές για τις νομικές οδηγίες, όπως έγγραφα της ενσωμάτωση.
Διαφημίσεις
Περιλαμβάνει επίσης τον καθορισμό του τρόπου απόρριψης των αρχείων, όπως με τον τεμαχισμό ή την πρόσληψη εντός της εταιρείας Από μια εξωτερική εταιρεία έως τον κατακερματισμό και η ανάπτυξη ενός συστήματος παρακολούθησης διάθεσης μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη. Καταχώριση εγγραφών ανά κατηγορία όπου καταργήθηκαν, πώς καταργήθηκαν και πού μπορεί να είναι επωφελής για τη μακροπρόθεσμη διαχείριση αρχείων. Επιπλέον, η εφαρμογή ενός μηχανισμού έγκρισης για τη διαγραφή αρχείων μπορεί να διασφαλίσει ότι όλοι όσοι πρέπει να γνωρίζουν γνωρίζουν πριν καταστραφούν οι εγγραφές.
Άλλες εκτιμήσεις για τη διαχείριση αρχείων
Αρκετές άλλες επιλογές για την προσαρμογή σε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων περιλαμβάνουν την τεκμηρίωση και την κοινοποίηση των πολιτικών και των διαδικασιών που σχετίζονται με τη διαχείριση αρχείων, την ανάπτυξη και εφαρμόζουν μηχανισμούς ελέγχου και διαδικασίες για κάθε φάση διαχείρισης αρχείων και διατηρούν τα συστήματα διαχείρισης αρχείων απλά και εύχρηστα και εύχρηστα. διαχειρίζονται.
Διαφημίσεις
Πόροι για τη διαχείριση αρχείων εκμάθησης
Υπάρχουν εκατοντάδες πόροι διαθέσιμοι για να μάθετε αποτελεσματική διαχείριση αρχείων. Τεχνικά σχολεία, κολέγια και πανεπιστήμια, online εκπαίδευση και βιβλία αναφοράς αφθονούν στο τοπικό βιβλιοπωλείο ή βιβλιοπωλείο πανεπιστημίου που μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός αποτελεσματικού και σεβαστού συστήματος διαχείρισης αρχείων της ο νόμος. Επίσης, ελέγχετε πάντα με τοπικούς, πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς κανονισμούς.
