Projekti ajakava ja reguleerimisala määratlus koosneb mitmest etapist. Esiteks peavad nad seda tegema tegevuste määratlemine (Project Management Institute, 2008). See tegevuste määratlus peab olema võimalikult konkreetne, et saavutada kõigi teiste kavade, näiteks kulude prognoosimise, kõrge täpsus. Nagu varem mainitud, on see tegevuste loend tuletatud WSB-st, mis vastab üldisematele tööpakettidele. Iga WSB tööpakett peab võimalikult põhjalikult määratlema ja jaotama tegevused, mis hõlbustab kõigi meeskonnaliikmete kontrolli ja mõistmist. Tegevuste määratlemise tulemuseks on loetelu, kus kõik on järjestikku loetletud kirjeldatakse projekti tegevusi, neile määratakse ainulaadne kood, loogiline järjestus on üksikasjalik, jne.
Kuulutused
Kui projekti tegevused on määratletud, peavad need ka olema järjestus mis tähendab igaühe loogilise järjekorra määramist. Igal tegevusel on eelkäija ja järeltegevus. On ka teisi, mida saab teha paralleelselt. Selle projekti etapi jaoks on tarkvara, mis hõlbustab seda analüüsi, näiteks "Microsoft Project".
Tegevuste järjestuste klassifitseerimise viis PMBOK (Project Management Institute, 2008) järgi on järgmine:
Kuulutused
Lõpp-algus (FI): Tegevuse algus sõltub selgelt eelkäija tegevuse lõpust.
Otsast lõpuni (FF): Tegevuse lõpetamine sõltub rangelt eelkäija tegevuse lõpetamisest.
Kuulutused
Alusta alustamist (II): Tegevuse algus sõltub eelkäija tegevuse algusest.
Algus lõpuni (IF): Eelkäija tegevuse lõpetamine sõltub eelkäija tegevuse lõpetamisest.
Kuulutused
On ka sõltuvuste kategooriaid. Mõned tegevused on üksteisest äärmiselt sõltuvad, samas kui teised võivad probleemideta alustada paralleelselt.
Kui tegevused on järjestatud, eraldada ressursse igaühele neist, olgu nad siis materiaalsed või inimlikud. Selles etapis on oluline määrata iga tegevuse või tegevuste rühma eest vastutav isik (Heerkens, 2002), kuna vastutavad isikud on tõsisemad ja pühendunumad. Tööriist, mida kasutatakse vastutavate isikute määramise haldamiseks, on nn MAR (vastutuse määramise maatriks) mis koosneb tegevuste loendist (ridadest) ja juhtide või vastutava osakonna nimedest (veerud).
Kuulutused
Kui ressursid on määratud, siis määrake aeg et kulub tegevuste arendamiseks olemasolevate ressurssidega. Kõigepealt on soovitatav määratleda aeg piiramatute ressurssidega (Heerkens, 2002) olema lühim aeg, mis tegevusel kulub, ja seejärel kohandage seda ennustust ressurssidega, mis on.
Lõpuks ajakava kõigi eelmistes etappides saadud andmetega. Ajakava on väga kasulik projekti kriitilise tee määramiseks, mis lihtsustatult määrab projekti kogu kestuse. Selles etapis on väga kasulik välja töötada PERT-võrk või kriitilise tee määramine Microsofti projekti kaudu. Selle marsruudi kõik muutused toovad projektile hinnangulise aja jooksul kasu või kahju.
