Dokumentide haldamine See on ettevõtete, mittetulundusühingute, valitsusasutuste, sotsiaal-, meditsiini-, kaubandusagentuuride, finantsasutused, koolid, ülikoolid ja igasugused üksused, mis loovad teavet, mida tuleb teatud aja jooksul säilitada kindel. Samuti peavad üksikud leibkonnad praktiseerima head arvestust. Dokumendihaldus on ka süsteemne, organiseeritud, planeeritud ja kontrollitud protsess dokumentide olelusringi haldamiseks või jälgimiseks. Kirje võib olla käegakatsutav paberobjekt või digitaalsel või elektroonilisel kujul. Arvestust saab pidada finants-, meditsiini-, informatsiooni-, ametlikes dokumentides, dokumentides kontor, palgaarvestus, valitsuse vormid ja e-kirjad sadade muude tüüpide hulgas arvestust.
Dokumendihaldus käsitleb kirje elutsükli kolme etappi: dokumendi loomine või vastuvõtmine; Dokumendi hooldamine, ohutu säilitamine, otsimine või üldine kasutamine; Arhivaali esitamine.
Kuulutused
Sellest artiklist leiate:
Dokumentide loomine
Dokumentide loomine või vastuvõtmine see loob nõudluse dokumendihalduse järele. Ükskõik, kas see on töökoha avaldus, arve või varude kontrolliaruanne kirje on loodud, peavad selle kirje kõik muud toimingud või haldusfunktsioonid olema töötajad. Üks dokumendihaldusprotsessi ülesanne on määrata kirje voog pärast selle loomist või vastuvõtmist. Kes peab plaati nägema? Kuhu see kirje läheb, kui kõik on seda rekordit näinud või sellega käitunud (näiteks arvel oleva makse arvestus)? Kes vastutab dokumendi turvalise säilitamise eest? Kõik need küsimused vajavad hästi edastatud vastuseid.
Registri ülalpidamine
Arvestuse pidamine hõlmab toimingute tegemist arhivaali salvestamiseks. Kui tuleb, tuleb arvestada mitmete kaalutlustega salvestada plaate, sealhulgas võimalus, et kirje on kättesaadav neile, kellel on vaja teabele viidata või kellel on sellele juurdepääs. Plaadi kättesaadavaks tegemise teine pool tähistab seda, kes ei pääse registrile juurde.
Kuulutused
Kui kirje on salvestusruumist väljas, on dokumendihalduse jaoks ülitähtis süsteem. koht, et teha kindlaks, kellel on kirje, kus tal on kirje ja millal kavatsetakse see tagastada plaat. Dokumendi nõuetekohase tagastamise tagamine on samuti oluline osa dokumendihaldussüsteemist.
Kuulutused
Arhivaalide turvaline säilitamine võib hõlmata iga dokumendi digitaalsete koopiate säilitamist väljaspool asukohta mõnes teises kontoris või pangas asuvas seifis. Dokumente tuleks hoida jahedas ja kuivas kohas, et vältida paberi- või elektrooniliste koopiate kahjustamist. Arhiveerimisprotsessid on osa dokumendihalduse hooldusetapist. Selle määramine, millal kirje on arhiivikõlbulik, on osa dokumendihaldusest. Selle funktsiooni hulka kuulub ka logide arhiveerimise koht ja logide arhiveerimise pikkus. Mõnda arvestust, näiteks ajalooarvestust, võib pidada kogu elu ja mõnikord ka ettevõttest väljaspool. Linnade, osariikide ja omavalitsuste jaoks võib ajaloolisi andmeid säilitada lõpmatuseni.
Kirje kustutamine
Kustuta kirjed õiges ajas on kriitiline. Enamiku kirjete eemaldamine peab toimuma purustamise teel. Kustutamise kaalutluste hulka kuulub ka kirje säilitamise aja määramine. Arvestuse pidamise ajakava sõltub dokumendi laadist. Mõned salvestusdokumendid on dikteeritud valitsuse määrustega, näiteks maksudokumendid, mõned pangad laenude haldamiseks ja mõned juriidiliste suuniste jaoks, näiteks inkorporeerimine.
Kuulutused
See hõlmab ka dokumentide kõrvaldamise määramist, näiteks ettevõttesisese purustamise või palkamise teel Abi võib olla ka välisest ettevõttest kuni killustatuse ja jäätmekäitluse jälgimissüsteemi väljatöötamiseni. Kirjete loetlemine kategooriate kaupa, kust need eemaldati, kuidas need eemaldati ja kus võib olla kasulik pikaajaliseks dokumentide haldamiseks. Lisaks aitab kirjete kustutamiseks heakskiitmismehhanismi rakendamine tagada, et kõik, kes seda peavad teadma, teavad enne, kui dokumendid hävitatakse.
Muud dokumendihaldusega seotud kaalutlused
Mitmed muud dokumendihaldussüsteemiga kohandamise võimalused hõlmavad dokumendihaldusega seotud poliitikate ja protseduuride dokumenteerimist ja nendest teavitamist, arendamist ja rakendada kontrollimehhanisme ja -protseduure dokumentide haldamise igas etapis ning hoida dokumendihaldussüsteemid lihtsad ja hõlpsasti edastatavad ning hõlpsasti kasutatavad. haldama.
Kuulutused
Ressursid õpikirjete haldamiseks
Tõhusa dokumendihalduse õppimiseks on saadaval sadu ressursse. Tehnikakoolid, kolledžid ja ülikoolid, veebikoolitus ja teatmeteosed on kohalikus raamatupoes või ülikooli raamatupood, mis võib aidata välja töötada tõhusa ja austava dokumendihaldussüsteemi seadus. Samuti kontrollige alati kohalikke, osariigi ja föderaalseid eeskirju.
