Menettelyohje (määritelmä ja edut)

Menettelyohje Se viittaa hallinnolliseen välineeseen, joka tukee pieniä tehtäviä, jotka on tehtävä päivittäin yrityksen eri alueilla.

Näissä toiminnot ja toiminnot, joita on noudatettava yleisten toimintojen suorittamiseksi, kirjataan metodisesti, jotta yritys voi toimia hyvin. Se mahdollistaa myös aiempien toimintojen peräkkäisen seurannan aikatauluttamalla ne loogisessa järjestyksessä ja ilmoitettuna aikana.

Kuinka menettelykäsikirja muodostetaan?

• Tunnistaminen: tässä osassa yrityksen on käytettävä virallista nimeä ja logoa
• Hakemisto tai sisältö: missä käsikirjan sisältöä vastaavat sivut sijaitsevat, mikä helpottaa työntekijöiden sijainnin löytämistä
• Prologi tai johdanto: lyhyt kuvaus asiakirjasta, joka on sen sisällön sisällä ja kuinka tärkeää on tarkistaa se perusteellisesti. Katso tästä miten tehdä johdanto.
• Menettelyn tavoitteet: mainitun asiakirjan tarkoitus on selitettävä ja tehtävä selväksi, että sen tarkoitus on standardoida ja valvoa, että yrityksen eri alueiden rutiineja noudatetaan, välttäen siten virheitä tai epäonnistumisia
• Soveltamisalat: Siellä missä menettelyt luokitellaan ja kunkin henkilön soveltamisalaa käsitellään sekä omalla alueellaan että vaikutusvaltaansa muihin
• Toimintaperiaatteet ja toimintastandardit: tämän osan tulisi sisältää ETA: n yleiset ohjeet toimet, jotka määrittävät, mikä on ohjelmaan osallistuvien eri instanssien vastuulla prosessi.
• Termien sanasto: se on pieni luettelo, joka toimii tukena tai kuulemisena, on luonteeltaan tekninen ja liittyy käsikirjoituksen sisältöön.

Vaiheet käyttöoppaan luomiseen

Kun aiot avata uuden konttorin, luo franchising yrityksestä, joka on ollut markkinoilla jo vuosia, tai yksinkertaisesti aloita käytä laatujärjestelmää myynnin takaamiseksi, on tehtävä menettelyohje, jota varten on noudatettava joitain vaiheita tärkeä.

1. Ennen sen aloittamista on määriteltävä sen rakenne, jokainen kirjoitettu käsite vaatii tiettyjä ominaisuuksia ja erityispiirteitä, kuten kielen, graafisia esimerkkejä.
2. On välttämätöntä, että kaikilla käsikirjoilla ei ole samaa luonnosviivaa, koska jotkut segmentit ovat suunnattuja toteuttajan tai ylläpitäjän, sen vuoksi sisällössä tulisi helposti erottaa kuka on sama
3. On määriteltävä, tehdäänkö asiakirja jokaiselle tehtävälle, alueelle tai yksi koko organisaatiolle. Tämä antaa tietää, onko jokaiselle tapaukselle tarpeen luoda joitain alikäsikirjoja
4. On määriteltävä toimintaperiaatteet, jotka vastaavat kutakin yksilöä heidän suoritettaessa toimintaansa.
5. Tunnista ja valitse pääliiketoimintaprosessit kääntääksesi ne asiakirjassa, ottaen huomioon, että niiden tulisi sisältää vain työntekijät
6. Käsikirjan on oltava ketterä, dynaaminen ja helppokäyttöinen, mutta samalla konkreettinen. Graafiset ja visuaaliset elementit ovat ensiarvoisen tärkeitä, koska ne helpottavat heidän asemassa olevien työntekijöiden ymmärtämistä

Menettelykäsikirjan edut

Tämän työkalun saaminen tarjoaa yritykselle suuria etuja, joista osa on:

• Auta henkilökuntaa saamaan parempi koulutus ja pätevyys
• Ne kuvaavat yksityiskohtaisesti kaikki kussakin tehtävässä suoritetut toimet
• Ne toimivat ohjaavina tehtävissä töissä
• Tarjoaa henkilöstölle kattavamman kuvan yrityksestä
• Sen avulla operatiivisesta osasta vastaavat henkilöt tietävät, mitä vaiheita heidän on noudatettava kehittäessään kaiken oikein
• Ne osoittavat nimenomaisesti keskinäiset suhteet yrityksen muihin tehtäviin

Millä yrityksillä tulisi olla menettelyohje?

Niitä edellyttävät kaikki julkiset tai yksityiset, kansalliset tai kansainväliset organisaatiot, sekä pienet, keskisuuret että suuret, riippumatta siitä, ovatko ne voittoa tavoittelemattomia. Toisin sanoen kaikki ne, jotka vaativat normalisointia toiminnassaan.

Myös ne, jotka haluavat poistaa tai vähentää työstressiä ja siten ajanhukkaa, haluavat kopioida organisaatiokulttuuriaan sekä myyntipisteissään että erilaisissa konttorit.

Lisäksi, jos he haluavat saada suuria nousuja tai vahvistaa kilpailuasemaa, säilytä tai lisää heidän kilpailuaan myynti ja kannattavuus, tarjoten tyytyväisyyttä ja hyödyllisyyttä asiakkaille, jotka turvautuvat franchising-tilanteeseen vuonna kysymys.

Milloin menettelykäsikirjan pitäisi olla perusteltu?

Kun tappiot, ristiriidat yrityksen eri osastojen välillä sekä asiakkaiden valitukset aiheuttavat suuria haittoja organisaatiolle. Se voi johtua myös toisen sivuliikkeen avaamisesta, ja on tarpeen siirtää joitakin vastuita järjestelmänvalvojille ja johtajille.