Mikä on prosessikartoitus?

Olet todennäköisesti kuullut termistä "prosessikartoitus" tai tunnetaan myös nimellä liiketoimintaprosessien kartoitus (molempia termejä käytetään vaihtokelpoisesti) kuvaamaan prosessia. Mikä on kuitenkin prosessikartoitus?

Prosessikartoitus on työkalu, joka sitä käytetään visualisoimaan liiketoimintaprosessiin liittyviä vaiheita alusta loppuun. Tämä visualisointi piirtää ytimekkään kuvan tehtävien sekvensseistä, joita tarvitaan tuotteen tai palvelun siirtämiseen syntymästä loppuun.

Se esitetään usein vuokaaviona ja liikkuu yleensä vasemmalta oikealle tai joskus ylhäältä alas.

Toisaalta liiketoimintaprosessien kartoitus on osa työnkulun hallinnan käytännöt, joka sisältää myös liiketoimintaprosessien mallintamisen, joka voi antaa yksityiskohtaisemman kuvan prosessista, joka yleensä sisältää ylimääräistä organisaatiomateriaalia.

Tämä dokumentointiprosessi liittyy siihen, mitä yritys tekee, miksi se tekee mitä tekee, mikä on menestyksen standardi, kuka on vastuussa ja milloin ja missä eri tapahtuu Askeleet.

Prosessikartoitus edistää avoimuutta, ei vain yrityksen sisällä oleville, vaan kaikille sidosryhmille, erityisesti vaatimusten noudattamiseen osallistuville.

Prosessimallinnus vs. prosessikartoitus

Liiketoimintaprosessien kartoitus usein sekoittuu liiketoimintaprosessien mallintamiseen. Kun ammattilaiset suorittavat liiketoimintaprosessien mallintamista, heitä kiinnostaa enemmän prosessien toteutus ja kuka (tai mikä osasto) suorittaa niitä. Tämä on tärkein ero.

Mallinnus koskee enemmän prosessien kulkua, kun taas kartoitus on olemassa olevaa

Liiketoimintaprosessien kartoituksen tyypit

On paljon erityyppiset prosessikartoitukset, aina suunnittelutoiminnoista, yksityiskohdista, asiakirjoista, tuotteista, rooleista, sijainneista, strategioista ja vuorovaikutuksista.

Lisäksi kartoitukseen on saatavana useita yksityiskohtia. Tässä on joitain esimerkkejä liiketoimintaprosessien karttatyypeistä.

• Vuokaaviot: Vuokaavioita on kolme suosittua tyyppiä: ylhäältä alaspäin kulkevat vuokaaviot, käyttöönoton vuokaaviot ja yksityiskohtaiset vuokaaviot. Ylhäältä alas-vuokaaviot esittävät prosessin vaiheet ryhmitellen ne yhdeksi vuoksi. Käyttöönoton vuokaaviot ovat ylhäältä alas-vuokaavio, joka on laajennettu kattamaan myös kuka minkä tehtävän suorittaa. Yksityiskohtaiset vuokaaviot ovat käyttöönoton ja ylhäältä alas-vuokaavioiden laajennuksia, jotka esittävät mahdollisimman paljon yksityiskohtia.
• Kaistakaaviot- Nämä kaaviot, jotka tunnetaan myös nimellä rajat ylittäviä karttoja, kuvaavat prosessin osaprosessin vastuita.
• Tilakaaviot: Nämä kaaviot esittävät järjestelmien käyttäytymistä Unified Modeling Language (UML) -muodossa kuvaamalla komponentin tiloja.
• Tietovuokaavio- Kuten vuokaaviossa, tässä kaaviossa keskitytään yksinomaan järjestelmän läpi kulkeviin tietoihin.
• Arvovirran kartoitus- Osa Lean-valmistuksen periaatteista, arvovirran kartoitus osoittaa tämänhetkisen tilan ja auttaa sitä suunnitella prosessin tuleva tila keskittymällä tuotteiden ja palvelujen viemiseen alusta asti päättyy.

Voitot

Edut ovat lukuisia. Seuraavassa on joitain syitä, miksi organisaatio haluaa kartoittaa prosesseja:

• Anna kaikkien nähdä prosessi samalla tavalla.
• Vähentää menettelyvirheitä.
• Kehitä ymmärrystä monitoimialueiden välillä.
• Auta kaikkia näkemään "nykytila".
• Se mahdollistaa mittareiden kehittämisen.
• Vähennä jätettä tunnistamalla aukot ja liiat.

Liiketoimintaprosessien kartoitus käyttää useita symboleja prosessin eri osien osoittamiseksi. Tärkeimpiä ovat seuraavat:

• Soikea - käytetään osoittamaan esimerkiksi aloitus- ja loppupisteet.
• Suorakulmio - on prosessikaavio, jota käytetään osoittamaan suoritettavat vaiheet tai tehtävät sekä mahdollisesti kuka tekee sen ja kuinka kauan se kestää.
• Timantti - Timanttia käytetään edustamaan prosessin päätöskohtaa. Tässä vaiheessa tarvitaan kyllä ​​tai ei (tai tosi tai väärä) vastaus.
• Nuolet - Nuolet tai liittimet osoittavat, kuinka prosessin yksi kohta johtaa toiseen.

Jotta organisaatio muutettaisiin kunnolla kestäväksi, sinun on ymmärrettävä, miten aloittaa liiketoimintaprosessien kartoitus. Seuraavien periaatteiden tulisi olla jokaisessa kartoitushankkeessa:

• Määritä itse projektin laajuus sekä rajat, aloitus- ja loppupisteet.
• Katsokaa isoa kuvaa: prosessin tarkoitus.
• Määritä jokainen vaihe selvästi.
• Hanki palautetta organisaatiosi kaikilta, jotka ovat mukana prosessissa.
• Pyri olemaan täydellinen tarkkuudessasi, etenkin prosessikartan "sellaisenaan" kanssa.
• Pyri pitämään langat yksinkertaisina.
• Testaa prosessi hyväksytyillä mittareilla. Mittareiden tulisi mitata aika, volyymi, palkkiot / kustannukset, laitteet ja mahdollinen lisäarvo.
• Se toimii uloskäynnistä sisäänkäyntiin taaksepäin.
• Luo ominaisuus yhdellä kosketuskohdalla aina kun mahdollista.
• Suunnittele prosessit uudelleen asiakaskeskeisiksi.
• Käytä tekniikkaa prosessien käyttöönottoon.
• Vähentää tehottomuutta siirroissa.

Nykypäivän yritykset keskittyvät kestävään kehitykseen entistä enemmän. Jopa mitattavissa olevilla operatiivisilla parannuksilla voi olla vaikeaa ylläpitää tehtyjä parannuksia. Monilla yrityksillä on edelleen tehoton prosessi, ja he näkevät tekniikan maagisena ratkaisuna, joka voi ratkaista ongelmansa yhdellä iskulla.

Asiantuntijat sanovat, että nämä tekniikat voivat varmasti auttaa, mutta a järjestelmällinen katsaus prosesseihin ja karttojen kehittämiseen.

Tällä tavalla prosessien ja liiketoiminnan parantamisen kestävyys on mahdollista. Lisäksi organisaation on tehtävä kulttuurisia parannuksia, koska tekniikan kehitys kehittyy Prosessikartat ovat ylittäneet useimpien organisaatioiden kyvyn toteuttaa niitä.

Ilman kulttuurimuutoksia prosessiin osallistuvat ihmiset voivat helposti upottaa parannuksia ennen kuin ne tarttuvat.