La gestion des dossiers C'est une fonction essentielle des entreprises, des organisations à but non lucratif, des agences gouvernementales, des agences sociales, médicales, commerciales, institutions financières, écoles, universités et toutes sortes d'entités qui génèrent des informations qui doivent être conservées sur une période de temps précis. Les ménages individuels doivent également pratiquer une bonne tenue de registres. La gestion des enregistrements est également un processus systématique, organisé, planifié et contrôlé de gestion ou de suivi du cycle de vie des enregistrements. Un enregistrement peut être un objet papier tangible ou il peut être sous forme numérique ou électronique. Les dossiers peuvent être conservés dans des documents financiers, médicaux, informatifs, formels, des documents de bureau, paie, formulaires gouvernementaux et courriels parmi des centaines d'autres types de enregistrements.
La gestion des enregistrements aborde les trois phases du cycle de vie d'un enregistrement: création ou réception d'un enregistrement; La maintenance, le stockage sécurisé, la récupération ou l'utilisation générale d'un enregistrement; La mise à disposition d'un dossier.
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Dans cet article vous trouverez :
Création de dossiers
La création ou la réception d'enregistrements c'est ce qui crée la demande de gestion des documents. Qu'il s'agisse d'une demande d'emploi, d'une facture ou d'un rapport de contrôle d'inventaire, une fois le enregistrement a été créé, toutes les autres opérations ou fonctions de gestion pour cet enregistrement doivent être des employés. Une fonction du processus de gestion des enregistrements est de déterminer le flux de l'enregistrement après sa création ou sa réception. Qui doit voir le disque? Où va l'enregistrement une fois que tout le monde a vu ou agi sur l'enregistrement (comme l'enregistrement d'un acompte)? Qui est responsable d'assurer le stockage sécurisé du dossier? Toutes ces questions nécessitent des réponses bien communiquées.
Gestion du registre
La tenue de registres consiste à effectuer des opérations pour stocker le registre. Un certain nombre de considérations doivent être prises en compte lorsque stocker des enregistrements, y compris la possibilité que le document soit disponible pour récupération par ceux qui ont besoin de se référer à l'information ou d'y avoir accès. L'autre aspect de la mise à disposition de l'enregistrement est d'indiquer qui ne peut pas accéder à l'enregistrement.
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Lorsque l'enregistrement n'est plus stocké, il est essentiel pour une bonne gestion des enregistrements d'avoir un système en place. endroit pour déterminer qui a le dossier, où ils ont le dossier, et quand ils ont l'intention de rendre le Inscription. Assurer le bon retour du dossier est également une partie importante du système de gestion des dossiers.
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Le stockage sécurisé des dossiers peut inclure le stockage de copies numériques de chaque dossier hors site dans un autre bureau ou dans un coffre-fort à la banque. Les enregistrements doivent être conservés dans un endroit frais et sec pour éviter d'endommager les copies papier ou électroniques. Les processus d'archivage font partie de la phase de maintenance de la gestion des documents. Déterminer quand un enregistrement est éligible à l'archivage fait partie de la gestion des enregistrements. Il fait également partie de cette fonction pour sélectionner où les journaux sont archivés et combien de temps les journaux sont archivés. Certains documents tels que les documents historiques peuvent être conservés à vie et parfois au-delà de l'entreprise. Pour les villes, les états et les municipalités, les enregistrements historiques peuvent devoir être stockés indéfiniment.
Suppression des enregistrements
Supprimer des enregistrements dans le bon laps de temps est essentiel. La suppression de la plupart des enregistrements doit être effectuée par déchiquetage. Les considérations pour la suppression comprennent la détermination de la durée de conservation de l'enregistrement. Le délai de conservation des dossiers dépend de la nature du dossier. Certains dossiers de stockage sont dictés par des réglementations gouvernementales, comme les dossiers fiscaux, certaines des banques pour la gestion des prêts et d'autres pour les directives juridiques, telles que les papiers de incorporation.
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Cela comprend également la détermination de la manière dont les dossiers sont éliminés, par exemple par le déchiquetage ou l'embauche au sein de l'entreprise. D'une entreprise externe à la fragmentation et le développement d'un système de suivi de l'élimination peut également être utile. Répertorier les enregistrements par catégorie où ils ont été supprimés, comment ils ont été supprimés et où peut être bénéfique pour la gestion des enregistrements à long terme. De plus, la mise en œuvre d'un mécanisme d'approbation pour la suppression d'enregistrements peut aider à garantir que tous ceux qui ont besoin de savoir le savent avant que les enregistrements ne soient détruits.
Autres considérations pour la gestion des documents
Plusieurs autres options d'adaptation à un système de gestion des enregistrements comprennent la documentation et la communication des politiques et procédures associées à la gestion des enregistrements, l'élaboration et la mettre en œuvre des mécanismes et des procédures de contrôle pour chaque phase de la gestion des dossiers et maintenir des systèmes de gestion des dossiers simples et faciles à communiquer et à utiliser. gérer.
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Ressources pour la gestion des dossiers d'apprentissage
Il existe des centaines de ressources disponibles pour apprendre la gestion efficace des dossiers. Les écoles techniques, les collèges et les universités, la formation en ligne et les ouvrages de référence abondent dans la librairie locale ou librairie universitaire qui peut aider au développement d'un système de gestion des dossiers efficace et respectueux de la loi. Vérifiez également toujours avec les réglementations locales, étatiques et fédérales.
