एक प्रशासनिक के कर्तव्य इस सहायक की क्या जिम्मेदारियाँ हैं?

व्यवस्थापक एक है प्राकृतिक व्यक्ति जिसका कार्य किसी संगठन में दिशा, नियंत्रण, संगठन और योजना है दोनों निजी और सार्वजनिक या किसी कंपनी में। वे सभी प्रकार की प्रशासनिक समस्याओं के समाधान की तलाश में वित्तीय, भौतिक, तकनीकी और मानव संसाधनों के उपयोग का मार्गदर्शन करते हैं।

जब किसी व्यवसाय को चलाने की बात आती है, तो हम तुरंत उन गतिविधियों के बारे में सोचते हैं जो व्यवसाय को दीर्घकालिक रूप से स्थायी रूप से फलने-फूलने के लिए किया जाना चाहिए। लेकिन, व्यवहार में, क्या वास्तव में ऐसा है? प्रशासक के क्या कार्य होंगे? समाज की मांगों को पूरा करने के अलावा, ग्राहकों और मालिकों के लिए मूल्य बनाने के लिए व्यवसाय के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है?

यह समझना आसान बनाने के लिए कि ये कार्य क्या हैं, PODC नामक एक मॉडल है।

• पी: योजना
• ओ: संगठन
• डी: पता
• सी: नियंत्रण

इन कार्यों का क्रम भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह उस चक्र को निर्धारित करता है जो हमेशा एक संगठन के भीतर गतिविधियों के समन्वय के लिए बनाया जाता है। उन लोगों के लिए जो इस मॉडल के बारे में अधिक विवरण जानना चाहते हैं और इनमें से प्रत्येक कार्य क्या दर्शाता है, हम आपको अब सभी विवरण बताते हैं।

एक प्रशासक क्या है?

व्यवहार में, हमारी शिक्षा या भूमिका की परवाह किए बिना, हम सभी किसी न किसी बिंदु पर हैं, "प्रशासक", चाहे हमारे व्यवसाय के प्रबंधन में, संगठनों के कर्मचारियों के रूप में या के प्रबंधन में व्यक्तिगत जीवन।

वे सभी प्रकार की प्रशासनिक समस्याओं के समाधान की तलाश में वित्तीय, भौतिक, तकनीकी और मानव संसाधनों के उपयोग का मार्गदर्शन करते हैं. यह विधियों का निर्माण करता है, गतिविधियों की योजना बनाता है, किसी संगठन के विभिन्न क्षेत्रों के कामकाज को व्यवस्थित करता है, खर्चों की गणना करता है और सूचना और दिशानिर्देशों के सही प्रवाह को महत्व देता है।

व्यवसाय की दुनिया में, व्यवसाय प्रशासक निर्णय लेने और कॉर्पोरेट रणनीतियों का नेतृत्व करने के लिए जिम्मेदार पेशेवर है।

इसमें वित्तीय, तकनीकी, मानव और भौतिक संसाधनों के प्रबंधन सहित सबसे विविध व्यावसायिक क्षेत्रों में कार्यों की योजना, आयोजन, निर्देशन और नियंत्रण शामिल है।

स्रोत

यह देखना आसान है कि पीओडीसी मॉडल में ये व्यवस्थापक कार्य इन पेशेवरों के दैनिक कार्य में किए गए कार्यों से पूरी तरह मेल खाते हैं।

लेकिन कार्यों की यह परिभाषा कैसे आई? हेनरी फेयोल प्रशासक के तत्वों या कार्यों की पहचान करने वाले पहले व्यक्ति थे. यह सब 1916 में प्रकाशित उनकी क्लासिक किताब से शुरू हुआ, प्रशासन Industrielle et Generale (औद्योगिक और सामान्य प्रशासन)।

फेयोल एक बड़ी फ्रांसीसी कोयला खनन कंपनी के प्रबंध निदेशक थे। उन्होंने इस कंपनी के प्रबंधन में एक प्रशिक्षु के रूप में अपने अनुभवों पर अपनी पुस्तक आधारित की। उस समय, उन्होंने पाँच प्रबंधन कार्यों को परिभाषित किया जिन्हें POC3 या यहाँ तक कि POCCC के रूप में जाना जाने लगा। वह थे:

• योजना
• संगठन
• आदेश
• समन्वय
• नियंत्रण

उन्होंने तर्क दिया कि ये कार्य सार्वभौमिक थे: सभी प्रबंधक उन्हें किसी भी प्रकार के बाजार में अपने काम के दौरान करते हैं। लेकिन समय बीतने और नई प्रौद्योगिकियों के आगमन के साथ, नए लेखकों ने प्रशासक कार्यों की अवधारणा को अद्यतन किया है। वे 5 से सिर्फ 4 पर गए। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह समझा गया था कि समन्वय और कमांड कार्यों का प्रतिनिधित्व वास्तव में केवल एक पहलू से किया जा सकता है, जो प्रबंधन है।

अब, आइए PODC के विवरण को जानें।

प्रशासक मुख्य भूमिकाएं और जिम्मेदारियां

1. योजना

किसी कंपनी के संचालन के संदर्भ में नियोजन में निम्नलिखित कार्य शामिल होते हैं:

• भविष्य की स्थितियों का पूर्वानुमान
• नए उद्देश्यों की परिभाषा
• इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए पद्धतियों का निर्माण

इसका मतलब है कि प्रबंधक की स्थिति में किसी को निर्णय लेने में अच्छा होना चाहिए। और व्यवहार में, योजना बनाना एक बहु-चरणीय प्रक्रिया है. योजनाकारों को अपनी कंपनी की स्थिति जानने के साथ शुरुआत करनी चाहिए, विशेष रूप से संगठन का सामना करने वाले सबसे महत्वपूर्ण लोगों को।

अपने अध्ययन के दौरान, फेयोल ने यह भी माना कि प्रभावी योजना को अप्रत्याशित घटनाओं को ध्यान में रखना चाहिए जो उत्पन्न हो सकती हैं, न कि केवल कठोर और अनम्य योजनाओं पर टिके रहना चाहिए। व्यवहार में, विभिन्न प्रकार की योजनाएँ होती हैं, जो हो सकती हैं:

• रणनीतिक योजना
• सामरिक योजना
• परिचालन की योजना

2. संगठन

आयोजन समारोह का फोकस मुख्य बिंदुओं में सूचीबद्ध किया जा सकता है जैसे:

• गतिविधियों की संरचना
• कंपनी के भीतर संबंधों के लिए उन्मुखीकरण
• भर्ती
• मूल्यांकन और टीम बिल्डिंग

संगठन प्रशासन की भूमिका है कि एक संगठनात्मक संरचना का विकास और संसाधनों का आवंटन शामिल है उद्देश्यों को प्राप्त करना सुनिश्चित करने के लिए। यह संगठनात्मक संरचना आमतौर पर एक संगठन चार्ट द्वारा दर्शायी जाती है।

यह कंपनी के भीतर कार्यों की श्रृंखला का एक चित्रमय दृश्य प्रदान करता है। इसीलिए किसी संगठन की संरचना के बारे में किए जाने वाले निर्णयों को अक्सर संगठनात्मक डिजाइन निर्णय कहा जाता है।

3. दिशा

कंपनी की सभी गतिविधियों के लिए एक मानक और दिशा बनाएं। यह प्रशासक के मुख्य कार्यों में से एक है, जो अन्य सभी के लिए एक आवश्यक घटक है। नेतृत्व में नेतृत्व की समान भावना हो सकती है। इसके साथ, नेता कंपनी के अन्य घटकों को उनके लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करता है.

इसकी एक व्यापक दृष्टि है और इसलिए, प्रयासों का समन्वय कर सकता है ताकि हर कोई एक ही उत्तर के साथ मिलकर काम कर सके। लेकिन, इसके अलावा, प्रभावी नेतृत्व के लिए प्रबंधक को कर्मचारियों को प्रेरित करने और प्रभावी ढंग से संवाद करने की आवश्यकता होती है। यदि यह दिशा सही ढंग से की जाती है, तो सभी लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उत्साहित होंगे।

4. नियंत्रण

प्रशासक के कार्यों में, नियंत्रण की एक मौलिक भूमिका होती है: परिभाषित किए गए मापदंडों और सिद्धांतों के भीतर सब कुछ करना। नियंत्रण का उद्देश्य ठीक है दिशा विचलन की पहचान करें, पहले से ही आवश्यकता पड़ने पर इस परिदृश्य को बदलने की योजना के बारे में सोच रहे हैं। इसलिए, हम यह भी कह सकते हैं कि नियंत्रण में तीन चरण होते हैं:

1. प्रदर्शन मानकों की स्थापना
2. मानकों के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना
3. आवश्यक होने पर सुधारात्मक कार्रवाई करना

प्रदर्शन निगरानी को मौद्रिक शब्दों में व्यक्त किया जाता था, जैसे राजस्व, लागत या लाभ। लेकिन आज, इसे अन्य शब्दों में भी व्यक्त किया जा सकता है, जैसे कि ग्राहक सेवा का स्तर और उपभोक्ता संतुष्टि, उदाहरण के लिए। ऐसा करने के लिए, आपको प्रदर्शन संकेतकों की एक श्रृंखला बनाने की आवश्यकता है।

लेकिन सावधान रहें: इस फ़ंक्शन को व्यक्तित्व या भावनाओं के व्यवहार या जोड़ तोड़ भावना में नियंत्रण के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए। बल्कि, यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक कार्रवाई करने की भूमिका को संदर्भित करता है कि कार्य-संबंधी गतिविधियाँ सुसंगत हैं और लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान करती हैं।