डिजिटल चालान का क्या महत्व है?

डिजिटल चालान पेपर इनवॉइस के समान कानूनी कार्य करता है, क्योंकि इस प्रकार के इनवॉइस के साथ एकत्रित होता है सटीकता पारंपरिक जानकारी दो या दो से अधिक के बीच व्यापार लेनदेन से संबंधित है भागों।

यह आमतौर पर किसी विशिष्ट कंपनी या किसी व्यक्ति के माध्यम से ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं को माल या सेवाओं की डिलीवरी को सही ठहराता है। यह बिलिंग एक डिजिटल प्रारूप को समझने से भिन्न होती है, इसलिए डेटा को हाथ से लिखना आवश्यक नहीं है, जो कि प्रशासनिक प्रबंधन के भीतर बहुत आसान, तेज और महत्वपूर्ण है।

डिजिटल चालान वाउचर के भंडारण, प्रबंधन और विनिमय को पूरी तरह से करने की अनुमति देता है डिजीटल, इसलिए इसे प्रिंटिंग की आवश्यकता नहीं है और इसे पीसी, स्मार्टफोन या. के माध्यम से किया जा सकता है गोली।

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यह बिलिंग मोड प्रशासनिक प्रबंधन का अनुकूलन करता है, क्योंकि यह स्वचालित तरीके से कर आवश्यकताओं का अनुपालन करता है, यह प्रक्रिया को धीमा कर देता है, आपको अधिक देता है शिपमेंट की गति और मुद्रण से बचा जाता है, क्योंकि यह स्वचालित रूप से सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करता है और डिजीटल।

डिजिटल चालान की विशेषताएं

इस तकनीकी प्रगति में निम्नलिखित जैसे उत्कृष्ट विशेषताओं की एक श्रृंखला शामिल है:

• यह दक्षता बढ़ाने में मदद करता है, यह मैन्युअल कमी के कारण है जो उन गतिविधियों की प्रक्रियाओं से बचा जाता है जिनका कोई बड़ा मूल्य नहीं है।
• डाक मेल और विभिन्न कूरियर सेवाओं की लागत को कम करता है।
• डिजिटल फ़ाइल सुरक्षित और तेज़ है, क्योंकि इसे निपटान के लिए भौतिक स्थान पर कब्जा करने की आवश्यकता नहीं है भंडारण फ़ाइलों की, इसलिए, इसके बीच कागज, फोटोकॉपी, लिफाफे, फैक्स और टिकटों के उपयोग की आवश्यकता नहीं है अन्य।
• लेखापरीक्षा प्रक्रियाओं के प्रबंधन में सहायता।
• पर्यावरण नीतियों और इको-फैक्टुरास के विकास के साथ सहयोग करता है।
• यह शिपिंग और प्राप्त करने की प्रक्रियाओं को कम करता है और स्वचालित करता है, जिससे लाभप्रदता और गति में बहुत लाभ होता है। इस तरह, ग्राहक अपना चालान किए जाने के समय प्राप्त कर सकेंगे।
• यह प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करने की प्रक्रिया में कानूनी सुरक्षा प्रदान करता है और बदले में किसी भी आवश्यक डेटा की गारंटी देता है।

डिजिटल चालान में प्रयुक्त प्रारूप used

के अंदर डिजिटल चालान, इनवॉइस कोडिंग प्रक्रिया के संबंध में कोई औपचारिक आवश्यकता नहीं है, हालांकि, सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले तौर-तरीकों में निम्नलिखित हैं:

एक्सएमएल मोड

यह तब किया जाता है जब शिपमेंट एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर किया जाता है, इस मोड में विभिन्न प्रकार होते हैं जिनका संयुक्त ढांचे के साथ संबंध होता है युनाइटेड, सबसे महत्वपूर्ण जीएस1 है, जिसे समान नाम वाले एक संगठन द्वारा समर्थित किया जाता है, और यूबीएल, जो इसके द्वारा समर्थित है। ओएसिस।

पीडीएफ मोड

जब एक पेशेवर प्राप्तकर्ता, व्यक्ति या एक एसएमई की बात आती है, जिसमें केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप से चालान सहेजने का हित होता है, लेकिन बिना हालाँकि, यह डेटा टाइप करने से नहीं बचता है, क्योंकि यह एक ऐसा प्रारूप है जो इनवॉइस डेटा को आसानी से कंप्यूटर में प्रवेश करने की अनुमति नहीं देता है। गंतव्य।

डिजिटल चालान के लाभ

डिजिटल इनवॉइस बड़ी संख्या में लाभ उत्पन्न करता है, जिनमें से सबसे उत्कृष्ट हैं:

• सूचना प्रदान करने का अवसर प्रदान करता है, या तो प्राप्ति और वितरण में।
• यह सभी प्रकार की ऑडिट से संबंधित प्रक्रियाओं को आसान बनाता है।
• जालसाजी से पीड़ित होने का जोखिम कम होता है।
• कम लागत और बिलिंग प्रक्रियाओं में दक्षता में वृद्धि।
• पारिस्थितिक बिलिंग प्रक्रिया होने के कारण, यह स्टेशनरी की लागतों को बचाने की अनुमति देता है।
• यह प्रक्रियाओं में समय की मात्रा को कम करता है और दस्तावेजों को अधिक सुरक्षा देता है, साथ ही साथ उनकी सुरक्षा भी करता है।
• जानकारी ढूंढना बहुत आसान है।
• प्राप्य खातों की कर गणना और वित्तीय पहुंच की सुविधा प्रदान करता है।
• यह प्रशासनिक प्रक्रियाओं को बहुत तेज और अधिक कुशल बनाने की अनुमति देता है।
• यह कैप्चर, जनरेशन, डिलीवरी और स्टोरेज प्रक्रियाओं के दौरान होने वाली त्रुटियों को काफी कम करता है।
• पुराने दस्तावेज़ों के लिए संग्रहण स्थान से बचें।

जब कंपनियां उपयोग करती हैं इलेक्ट्रॉनिक बिल, वे कुछ अन्य क्षेत्रों में बचत करने में मदद करने के अलावा, अपने अधिकांश दस्तावेज़ों को डिजीटल बनाते हैं ताकि वे खरीद आदेश को कुशलतापूर्वक ले जा सकें।