Administrativni priručnici su a skup pravila, funkcija, postupaka, aktivnosti, ciljeva, uputa, smjernica i politika toga se moraju pokoravati i slijediti zaposlenici tvrtke, kao i način na koji će se oni provoditi, bilo pojedinačno ili zajednički.
Administrativni priručnik je instrument koji pomaže organizaciji da bolje organizira svoje metode, standardizira postupke i poboljša komunikaciju između organizacijskih sektora.
Reklame
Za to, priručnici se moraju sastojati od standarda, upute i rutine same organizacije, kao i korištenje pomoćnih alata.
Reklame
U ovom ćete članku pronaći:
Važnost administrativnih priručnika
Priručnici su važni unutar tvrtke, jer njihov sadržaj doseže ključne dijelove unutar nje, što utječe na način organizacije rada. Oni ističu kako to učiniti. Odnosno, njegov je glavni cilj
Svrha manualizacije je omogućiti prikupljanje podataka naručenih na sustavan način, pažljiv i segmentiran, da djeluje kao olakšavajući alat za rad organizacije.
Reklame
To je glavni cilj prisutnosti i korištenja priručnika u organizaciji. Stoga morate imati jednostavan, jasan i objektivan jezik, jer to moraju imati svi zaposlenici (bez obzira na razinu obrazovanja) pristup ovom materijalu jer će im pomoći u obavljanju njihovih dužnosti, posebno onima koji su nedavno zaposleni organizacija.
Stoga vrijede kao referentni materijal, omogućavajući veće upravljanje znanjem u tvrtki. Preporučuje se povremeno pregledavanje ovog materijala jer postoje postupci koji se vremenom mijenjaju.
Reklame
Ovo upravljanje znanjem, koje je nedavno bilo predmet studija na području uprave, vitalno je da se organizacija razvija, ulažući u razvoj svoje uprave zaposlenici.
Budući da su administrativni priručnici jedan od glavno sredstvo za opisivanje cjelokupnog upravljanja znanjemIzuzetno je važno shvatiti blagodati dobrog upravljanja znanjem, kao načina da se pojača važnost administrativnih priručnika.
Reklame
Prednost
Među glavnim prednostima administrativnih priručnika su sljedeće:
- Izvor je informacija o poslovima u tvrtki.
- Postavite standarde i kriterije.
- Omogućuje prilagođavanje, koherentnost i kontinuitet pravila i postupka različitih organizacijskih jedinica tvrtke
- Izbjegavajte rasprave i pogreške u raznim procesima
- Omogućuje obuku novih i starih zaposlenika tvrtke
- Predstavlja učinkovit alat za savjetovanje, usmjeravanje i obuku u tvrtki
- Predstavlja ograničenje za improvizaciju
- Također predstavlja važan element objektivnog pregleda i ocjene institucionaliziranih praksi i procesa.
Neki nedostaci
Kada se administrativni priručnici ne ispravno i trajno ažuriraju, oni mogu brzo izgubiti na vrijednosti u bilo kojoj organizaciji. Oni također mogu općenito biti nefleksibilni.
Kad su vrlo sintetički, od njih nema velike koristi, a s druge strane, kad su vrlo detaljni, pokreću ih rizik da zastarite bilo kojom sitnom promjenom u organizaciji, tvrtki ili poslovanje.
Ostali ciljevi
Između ostalih ciljeva i osnovnih smjernica priručnika za tvrtku, pronalazi svoj prodor na tržište i društvo općenito. Ukratko izvještavaju o povijesti tvrtke, od njenog osnutka do danas. Oni koordinirano i organizirano pokazuju organizacijsku strukturu tvrtke neophodnu za postizanje ciljeva i zacrtane smjernice.
Oni definiraju funkciju, hijerarhijski položaj, odgovornosti, odnose i autoritet položaja koji proizlaze iz ove strukture. Cilj mu je provoditi zahtjeve međunarodnih standarda orijentiranih na ISO 9000 ili 14000.
Vrste administrativnih priručnika
Postoje neke vrste i tehnike za priručnike koji imaju različite funkcije i strukture, također ovisno o potrebama tvrtke. Na upravitelju je da provjeri koja vrsta priručnika odgovara njihovoj organizaciji, a u toj organizaciji može biti više vrsta priručnika.
Politički priručnik
Njegov je cilj voditi postupke rukovoditelja odgovornih za upravljačke funkcije i savjeti za utvrđivanje načina djelovanja tvrtke, izraženi na općenit i filozofski način.
Ovo su politike različitih razina poduzeća, od općih do različitih područja, kao što su:
- marketinške politike
- politike ljudskih resursa
- proizvodne politike
- financijske politike
Kad se pozivamo na politike, razmišljamo o filozofiji tvrtke, odnosno o način poslovanja. Uspješne tvrtke uglavnom odražavaju ponašanje u skladu s filozofijom koja je jasno otkrivena, razumljiva i iskusna na svim razinama strukture.
Priručnik za organizaciju
Cilj je naglasiti i karakterizirati formalne aspekte odnosa između različitih odjela (ili organizacijskih jedinica) tvrtke, kao i utvrđivanje dužnosti i odgovornosti povezanih sa svakim rukovodećim ili savjetničkim položajem poslovanje.
Svrha
- Formalno i jasno odredite kako je tvrtka organizirana
- Utvrdite razine ovlasti i odgovornosti svojstvene svakoj organizacijskoj jedinici tvrtke.
Priručnik za pravila i procedure
Cilj je opisati i detaljno razviti razvoj ili operacionalizaciju aktivnosti koje čine različite funkcionalne sustave tvrtke.
Glavni elementi koji su dio Priručnika za standarde i postupke su:
- Pravila: dokumenti koji sadrže smjernice i upute potrebne za razvoj određenih djelatnosti koje su od interesa i koje primjenjuju sve administrativne jedinice tvrtke.
- Postupci: detalji operacionalizacije aktivnosti koje čine sustav.
- Obrasci: to je naznaka oblika koji cirkuliraju u upravnom postupku, kao i oblik manipulacije;
- Dijagrami toka: to je pokazatelj reprezentativne grafike različitih opisanih postupaka;
- Prilozi: tablice, dokumenti, reprodukcije tekstova, zakonski propisi ili bilo koje druge informacije povezane s određenom temom.
Specijalizirani priručnik za uporabu
To je ono koje grupira određene upute za određenu vrstu aktivnosti ili zadatka. Njegova je svrha omogućiti veće i kvalitetnije obrazovanje i osposobljavanje određene skupine zaposlenika u razvoju djelatnosti. Npr.: priručnik prodavača, priručnik tajnice, priručnik za rad itd.
