Opseg projekta utvrđuje što se mora riješiti kako bi se uspješno postigao rezultat. kraj toga, utvrđivanje granica projekta, njegovih ciljeva, zadataka, rezultata i zahtjevi; dakle, djelokrug je temeljan, jer daje jasan vodič za izvršenje i kontrolu istog.
On opseg projekta uvijek će biti jedno temeljni dio u upravljanje bilo kojim projektom, jer vam omogućuje da se pozabavite svim aspektima potrebnim za postizanje uspjeha.
Oglasi
Pa, to je u opsegu gdje jasno i jednostavno utvrđuje kako će se pristupiti projektu i što će oni biti njegove ciljeve, rezultate, zahtjeve i ograničenja; Na taj način se mogu spriječiti odstupanja i rizici u izvođenju projekta, te olakšati planiranje budžeta.
Međutim, Kako lako i bez komplikacija izraditi opseg projekta?, Ovdje ćemo vam reći kako, ali prvo definirajmo njegov koncept.
Oglasi
U ovom ćete članku pronaći:
Koji je opseg projekta?
Opseg projekta odnosi se na specifična ograničenja rada koji će se obaviti kao dio projekta
Dobar opseg projekta moraju biti jasni, precizni i dovoljno detaljni dovoljno da ga razumiju svi dionici u projektu. Morate utvrditi što se želi postići, kako se mjeri uspjeh, što se želi isporučiti, tko je uključen, a što nije uključeno i sva relevantna ograničenja ili informacije.
Oglasi
Važno je napomenuti da opseg projekta mogu biti dinamični i možda će ih trebati pregledavati i prilagođavati kako projekt napreduje te se iznose nove okolnosti ili informacije.
Za Institut za upravljanje projektima, (2008) navodi da “Određivanje opsega je proces razvoja detaljnog projekta i opisa proizvoda. (str. 119)
Oglasi
U osnovi, opseg projekta definira što se mora riješiti kako bi se uspješno postigao konačni rezultat projekta.
Kako odrediti opseg projekta?
Određivanje opsega projekta vitalni je dio planiranja projekta jer vam daje jasne smjernice za izvođenje i kontrolu projekta.
Oglasi
Evo nekoliko koraka koje možete poduzeti da biste obuhvatili projekt:
- Identificirajte ciljeve projekta: Prvo što biste trebali učiniti je razumjeti što se nadate postići projektom. Koji je problem koji pokušavate riješiti?Kakav bi to uspjeh izgledao? Jasno razumijevanje ciljeva pomoći će vam definirati opseg projekta.
- Definirajte rezultate projekta: Isporučivi rezultati su specifični rezultati koji će biti proizvedeni kao rezultat projekta. To mogu biti proizvodi, izvješća, usluge itd. Jasno definiranje rezultata pomoći će u postavljanju očekivanja i dati osjećaj smjera za projekt.
- Identificirajte projektne zahtjeve: Zahtjevi su potrebe ili uvjeti koji moraju biti ispunjeni da bi projekt bio uspješan. To mogu biti tehnički, resursni, kadrovski, vremenski zahtjevi, između ostalog.
- Postavite ograničenja i izuzeća: Ne može sve biti uključeno u opseg projekta. Važno je identificirati ograničenja projekta (na primjer, vrijeme, proračun, ograničenja resursa) i jasno navesti što je "Izvan dometa", odnosno ono što projektom neće biti obrađeno ili isporučeno.
- Izradite dokument o opsegu projekta: A “dokument opsega projekta” to je službeni dokument koji opisuje sve gore navedene aspekte i koristi se kao alat za upravljanje očekivanjima i usmjeravanje izvedbe projekta. Ovaj dokument moraju odobriti sve zainteresirane strane prije početka rada na projektu.
- Pregledajte i poboljšajte opseg projekta: Kako projekt bude napredovao, možete otkriti da su neke od vaših početnih pretpostavki bile netočne ili se mogu pojaviti nove informacije ili izazovi. U tim je slučajevima važno pregledati i po potrebi prilagoditi opseg projekta. Sve promjene opsega projekta moraju biti dokumentirane i odobrene od svih zainteresiranih strana.
Zapamtite, dobar opseg projekta je jasan, precizan i dovoljno detaljan da ga razumiju svi uključeni u projekt; dobro definiran opseg može biti razlika između projekta koji teče glatko i onoga koji skreće s puta.
Upravljanje opsegom projekta
Opseg projekta ne završava njegovim pisanjem,zahtijeva upravljanje koji se sastoji od niza procedure koje osiguravaju da projekt ostane na izvornom planu rada i uspješno završiti.
Promjene opsega često se događaju na projektima, a ako se njima ne upravlja učinkovito, mogu rezultirati projekt koji traje izvan prvobitnog roka, premašuje proračun ili ne ispunjava ciljeve dogovoren.
Evo ključnih koraka za postizanje dobrog upravljanja opsegom projekta:
- Planiranje opsega: To uključuje izradu plana upravljanja opsegom koji dokumentira kako će opseg projekta biti definiran, potvrđen i kontroliran.
- Definicija opsega: Ovo je proces razvoja detaljnog opisa projekta i očekivanog proizvoda, usluge ili rezultata.
- Stvaranje strukture raščlambe rada (WBS/WBS): WBS je alat koji rastavlja opseg projekta na komponente kojima se može upravljati; pomaže timovima da razumiju rezultate projekta i specifične zadatke koji su im potrebni da bi ih dovršili.
- Provjera opsega: To je proces formalnog prihvaćanja dovršenih isporuka projekta od strane zainteresiranih strana. U biti, radi se o osiguravanju da isporučeni proizvodi ispunjavaju definirane kriterije prihvaćanja.
- Kontrola opsega: Odnosi se na upravljanje promjenama u opsegu projekta; to uključuje praćenje statusa projekta i proizvoda i prilagođavanje svih promjena koje mogu utjecati na opseg. Sve promjene opsega moraju se dokumentirati i odobriti prije implementacije.
Za Institut za upravljanje projektima, (2008), “Project Scope Management uključuje procese potrebne kako bi se osiguralo da projekt uključuje sav potreban posao i samo posao za uspješno dovršenje projekta. Upravljanje opsegom projekta prvenstveno se fokusira na definiranje i kontrolu onoga što je uključeno, a što nije uključeno u projekt.” (str. 104)
Dobro, dobro upravljanje opsegom može pomoći u izbjegavanju "Opseg puzanja" (nekontrolirano povećanje opsega projekta izvan njegovih izvornih granica), što može dovesti do kašnjenja, dodatnih troškova i sukoba između dionika. Upravljanje opsegom kritična je komponenta uspješnog upravljanja projektom. te zahtijeva učinkovitu komunikaciju i detaljnu dokumentaciju.
Bibliografske reference
- Institut za upravljanje projektima (2013). Vodič kroz osnove upravljanja projektima (PMBOK I ® Vodič) — peto izdanje.
