Manajemen Waktu (definisi dan pentingnya)

Waktu adalah sumber daya yang sangat penting bagi siapa pun apa pun tugas yang mereka lakukan, di rumah, dalam kegiatan sehari-hari, di tempat kerja, dll. Di bidang ekonomi, hilangnya waktu terkait dengan manajemen yang buruk dan hilangnya uang.

Manajemen senior harus memperhitungkan penggunaan maksimum sumber daya ini, untuk for manajemen waktu, organisasi dan perencanaan adalah faktor kunci.

Tujuannya adalah untuk mengatur waktu dan tugas-tugas yang harus dilakukan pada waktu itu dengan benar, dengan cara ini untuk memanfaatkannya sebaik-baiknya. Di sisi lain, penting untuk belajar mendeteksi penyebab hilangnya waktu, melakukan koreksi dan menghindarinya sebisa mungkin.

Sebelum melanjutkan untuk memberikan definisi, teknik, kepentingan, penyebab, di antara poin-poin penting lainnya tentang masalah ini, perlu kita pahami bahwa Waktu adalah sumber daya yang unik, yang harus dihargai dan dihargai seperti itu, karena tidak disimpan, berlalu, tidak kembali dan juga tidak mungkin. memulihkan.

Definisi manajemen waktu

Itu manajemen waktu Ini dipahami sebagai cara, kemampuan atau ketangkasan untuk memanfaatkan sumber daya ini untuk kepentingan kita sendiri dan lingkungan sosial kita. Dianggap sebagai administrasi diri, melaksanakan urutan yang tepat dan perencanaan tugas dan kegiatan, dalam koordinasi dengan tujuan dan sasaran yang diusulkan.

Dari sudut pandang manajerial, organisasi waktu yang baik harus tunduk pada koordinasi yang baik dari personel perusahaan. Penting untuk memanfaatkan kualitas individu karyawan, untuk memastikan bahwa tugas tidak terulang, bahwa ada komunikasi yang baik antara berbagai departemen dalam perusahaan.

Sebelum bertindak, perlu direncanakan pembagian waktu dalam berbagai tugas atau tindakan yang akan dilakukan. Untuk merencanakan waktu baik dalam jangka pendek, menengah atau panjang, tidak dapat dihindari untuk memulai dengan:

• Tetapkan tujuan dan sasaran.
• Identifikasi prioritas.
• Ketahui alat umum di sekitar organisasi dan perencanaan kegiatan berdasarkan waktu, misalnya, penggunaan anotasi, membuat agenda harian, dll.
• Waspadai siklus kerja dan sesuaikan dengannya perencanaan tugas dalam waktu tertentu.
• Pilih strategi yang paling efektif untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diusulkan, dengan memberikan prioritas yang lebih besar kepada yang diprioritaskan.

Di sisi lain, sangat penting untuk mendeteksi elemen-elemen yang menyebabkan hilangnya waktu, meminimalkan efeknya dan mencapai manajemen yang baik, di antaranya adalah:

• Perencanaan yang buruk.
• Komitmen berlebihan, Anda tidak boleh berkomitmen pada lebih banyak tugas daripada yang dapat Anda selesaikan, atau mencoba untuk mencakup area kegiatan yang sangat luas.
• Kurangnya gangguan yang jelas.
• Keterlambatan.
• Perpanjangan dalam membuat keputusan penting.
• Kebingungan saat mendeteksi prioritas.
• Panggilan telepon yang tidak produktif atau pribadi selama jam kerja.
• Pertemuan yang tidak direncanakan atau tidak direncanakan.
• Kurangnya pendelegasian, pendelegasian adalah cara untuk membagi tugas dan memanfaatkan waktu.

Pentingnya manajemen waktu

Mengelola waktu dengan baik adalah salah satu ciri pekerja yang produktif, secara pribadi bukan siapa-siapa Anda punya banyak waktu, seringkali kami ingin memiliki lebih banyak jam sehari untuk mencapai aktivitas yang kami miliki proposal. Oleh karena itu, manajemen waktu melibatkan perencanaan proses, tugas dan kegiatan di perusahaan, sebagai faktor yang menjamin produktivitasnya.

Kemampuan mengatur waktu yang dimiliki pekerja, merupakan tolak ukur kinerja mereka dan memperoleh hasil. Untuk membedakan urgensi suatu kegiatan, kebutuhan untuk melaksanakannya atau tidak, memenuhi tenggat waktu, dll. Ini mendukung kepuasan pribadi pekerja dan berkontribusi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Saat ini elemen pembeda dari setiap profesional atau perusahaan adalah efisiensi, yang terdiri dari produksi a hasil yang memuaskan dengan penggunaan sumber daya yang minimum, mengingat sumber daya yang paling signifikan dari setiap individu adalah waktumu.

Bagi sebagian besar orang, waktu adalah elemen abstrak dan tidak berwujud, seperti berbicara tentang udara. Dalam budaya Anglo-Saxon dan Asia, waktu itu nyata, seperti berbicara tentang uang. Setiap jam dalam sehari adalah tiket yang dibalik dan tidak dapat disimpan untuk nanti. Kedengarannya kuat dan materialistis, tapi disinilah kunci dan penjelasan kenapa beberapa negara telah mencapai perkembangan dan yang lain belum, mengapa beberapa menghasilkan lebih banyak uang dan mengapa beberapa bekerja kurang dari orang lain.

Jawabannya adalah mereka hanya belajar menghargai dan mengatur waktu untuk memenuhi kewajiban dan memiliki kualitas hidup.

Teknik mengatur waktu

• Membuat dan menggunakan daftar: Sebagian besar metode manajemen waktu mengelilingi pembuatan dan penggunaan daftar, alasannya sederhana, tidak mungkin menyimpan semua informasi di kepala Anda. Sebagai contoh:
• Buku harian tahunan yang berisi to-dos harian yang paling penting.
• Rincian hal-hal yang harus dilakukan diurutkan berdasarkan bulan, minggu dan hari.
• Direktori orang yang dapat dihubungi, diatur dalam urutan abjad.
• Perencanaan pertemuan dan konferensi, dengan isi ide dan poin yang akan dibahas, dll.
• Memotong rapat: Banyak rapat tidak terlalu diperlukan dan berakhir dengan membuang-buang waktu, ada baiknya menerapkan strategi untuk meminimalkannya sebanyak mungkin.

Rapat untuk mengukur atau mengomentari ruang lingkup pekerjaan harus diadakan sebulan sekali, rapat mingguan menjadi berulang, kemajuan juga dapat dibuat Simpan secara tertulis dan tercermin dalam sistem akses ke peralatan atau area secara umum, sehingga menghindari pemborosan jam kerja produktif dalam pembicaraan yang tidak akan membuahkan hasil. apa saja.

• Blokir waktu Anda: Ini terdiri dari memblokir waktu harian untuk diri sendiri, untuk melakukan kegiatan yang membutuhkan dedikasi dan yang terkadang tidak ada waktu tersisa. Tujuannya adalah untuk memiliki waktu yang tidak dialokasikan untuk dihabiskan pada tugas-tugas penting dengan mencegah aktivitas lain mengambil waktu itu di daftar tugas Anda.
• Manfaatkan waktu henti: Saat ini dengan teknologi canggih segalanya menjadi mungkin, membaca buku, seminar, video informasi bermanfaat, dari Tablet, laptop, Smartphone Anda, dll. Anda dapat memanfaatkan waktu senggang Anda, menunggu di bank, di bandara, terjebak macet dan mendapatkan informasi berharga dan berguna untuk pertumbuhan pribadi dan profesional Anda.