Proses Administrasi: 4 Tahapan, Fase dan Karakteristiknya

Tahukah Anda tahapan proses administrasi? Perencanaan, Organisasi, Arahan dan Pengendalian (P.O.D.C.) dari proses perusahaan sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Tinjau detail setiap tahapan ini dalam artikel ini.

Itu proses administrasi adalah interaksi yang terhubung dari proses perencanaan, organisasi, arah kamu kontrol, didirikan untuk mencapai penggunaan sumber daya manusia, teknis, material, dan sumber daya lainnya yang harus dilakukan organisasi secara efektif.

Serangkaian aktivitas ini diatur oleh aturan tertentu atau kebijakan bisnis yang tujuannya adalah untuk memperkuat efisiensi dalam penggunaan sumber daya tersebut.

Hal ini diterapkan dalam organisasi untuk mencapai tujuan mereka dan memenuhi kebutuhan mereka yang menguntungkan dan sosial. Pekerjaan pengurus dan pengurus dalam hal ini penting, konon kinerjanya diukur menurut kesesuaian dengan proses administrasi.

Fungsi dari proses administrasi adalah fungsi yang sama dari tahapan yang berbeda (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan kontrol) tetapi mereka berbeda dari mereka karena mereka diterapkan pada tujuan umum dari organisasi.

Tahapan proses administrasi

Proses administrasi dikembangkan dalam berbagai tahap, yang dikenal dengan singkatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian (P.O.D.C.)Ini konsisten dan diulang untuk setiap tujuan yang ditentukan oleh organisasi atau perusahaan.

Tahapan-tahapan tersebut biasanya dikelompokkan menjadi dua tahap, yaitu:

Fase mekanis: Perencanaan Apa yang harus dilakukan? kamu Organisasi Bagaimana seharusnya dilakukan? Ini menetapkan apa yang akan dilakukan dan memiliki struktur untuk melakukannya.

Fase dinamis: Arah Bagaimana hal itu dilakukan? kamu Kontrol Bagaimana itu dilakukan? Bagaimana organisme yang telah terstruktur sebelumnya dikelola ditentukan.

Kegiatan dan fungsi proses administrasi

1.- Perencanaan

Ini adalah langkah pertama yang harus diambil, terdiri dari mengetahui terlebih dahulu apa yang akan dilakukan, arah yang harus diikuti, apa yang ingin Anda capai, apa yang harus dilakukan untuk mencapainya, siapa, kapan dan bagaimana Anda akan melakukannya. .

Untuk melakukan ini, beberapa langkah diikuti seperti:

• Investigasi internal dan lingkungan (alat seperti: 5 kekuatan Porter dan analisis SWOT).
• Usulan maksud, strategi dan kebijakan dan tujuan.
• Penetapan tindakan yang akan dilaksanakan dalam jangka pendek, menengah dan panjang.

Para ahli di bidang ini menegaskan bahwa perencanaan mencakup definisi tujuan organisasi, pengembangan strategi keseluruhan untuk mencapai tujuan tersebut dan pencapaian rencana prioritas untuk mengoordinasikan semua kegiatan.

Secara khusus, fungsi ini harus dijalankan oleh badan administratif perusahaan, dan itu akan memberikan tujuan dan sasaran bagi perusahaan dan metode yang akan dijalankannya.

Secara obyektif, sebuah rencana dibuat yang berisi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan di masa depan, yang akan dilaksanakan dengan visualisasi sebelumnya, dengan mempertimbangkan setiap karakteristik secara rinci.

Kegiatan perencanaan yang paling penting adalah:

1. Pendefinisian tujuan dan sasaran yang ingin dicapai selama waktu tertentu.
2. Menerapkan strategi dengan metode dan teknik yang tepat untuk dijalankan.
3. Antisipasi dan rencanakan kemungkinan masalah di masa depan.
4. Memperjelas, memperluas dan menentukan tujuan.
5. Menerapkan kondisi kerja.
6. Pilih dan nyatakan tugas yang akan dilakukan untuk memenuhi tujuan.
7. Membangun rencana umum pencapaian yang menekankan cara-cara baru dalam melakukan pekerjaan.
8. Menetapkan kebijakan, metode dan Prosedur dari kinerja.
9. Ubah rencana berdasarkan hasil dari outcome kontrol.

2.- Organisasi

Ini adalah langkah kedua yang harus diambil, itu merupakan seperangkat aturan yang harus dihormati di dalam perusahaan oleh semua orang yang bekerja di sana, fungsi utama dalam tahap ini adalah koordinasi.

Setelah perencanaan langkah selanjutnya adalah mendistribusikan dan menugaskan berbagai aktivitas ke kelompok kerja yang membentuk perusahaan, memungkinkan penggunaan sumber daya yang adil untuk menciptakan hubungan antara staf dan pekerjaan yang harus Lari.

Pengorganisasian adalah menggunakan pekerjaan untuk mencari tujuan bagi perusahaan, termasuk pengaturan tugas yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukannya, di mana mereka berada. membuat keputusan dan kepada siapa mereka bertanggung jawab. Artinya, organisasi memungkinkan mengetahui apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang direncanakan, membagi dan mengkoordinasikan kegiatan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan.

Pekerjaan yang dilakukan di sini terkait dengan bakat (fisik dan intelektual) setiap pekerja sekaligus dengan sumber daya yang dimiliki perusahaan.

Tujuan utama organisasi adalah untuk merinci tujuan yang ditetapkan untuk setiap kegiatan sehingga minimum terpenuhi pengeluaran dan dengan tingkat kepuasan maksimum.

Kegiatan organisasi yang paling penting adalah:

1. Lakukan seleksi yang cermat dan rinci dari setiap pekerja untuk posisi yang berbeda.
2. Membagi tugas di unit-unit operasi.
3. Pilih otoritas administratif untuk setiap sektor.
4. Menyediakan bahan dan sumber daya untuk setiap sektor.
5. Berkonsentrasi kewajiban operasional pada pekerjaan oleh departemen.
6. Jaga agar persyaratan pekerjaan tetap jelas.
7. Menyediakan fasilitas pribadi dan sumber daya lainnya.
8. Sesuaikan organisasi berdasarkan hasil pengendalian.

3.- Alamat

Ini adalah langkah ketiga yang harus diambil, di dalamnya pelaksanaan rencana, komunikasi, motivasi dan pengawasan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan dilakukan.

Pada tahap ini, kehadiran seorang manajer dengan kemampuan untuk membuat keputusan, menginstruksikan, membantu dan mengarahkan area kerja yang berbeda sangat diperlukan.

Setiap kelompok kerja diatur oleh aturan dan tindakan yang berusaha meningkatkan operasinya, arahnya adalah lalu lintas untuk mencapai melalui pengaruh interpersonal bahwa semua pekerja berkontribusi pada pencapaian tujuan.

Manajemen dapat dilakukan melalui:

• Itu kepemimpinan
• Motivasi
• Komunikasi.

Kegiatan yang paling penting dari manajemen adalah:

1. Menawarkan motivasi kepada staf.
2. Memberikan penghargaan kepada karyawan dengan gaji sesuai dengan fungsinya.
3. Pertimbangkan kebutuhan pekerja.
4. Menjaga komunikasi yang baik antara sektor tenaga kerja yang berbeda.
5. Memungkinkan partisipasi dalam proses pengambilan keputusan.
6. Mempengaruhi pekerja untuk melakukan yang terbaik.
7. Kereta dan mengembangkan pekerja untuk menggunakan potensi fisik dan intelektual mereka secara penuh.
8. Memenuhi kebutuhan yang berbeda dari karyawan dengan mengenali usaha mereka di tempat kerja.
9. Menyesuaikan upaya pengelolaan dan pelaksanaannya sesuai dengan hasil pengendalian.

4.- Kontrol

Ini adalah langkah terakhir yang harus diambil, dalam hal ini evaluasi perkembangan umum dari sebuah perusahaan, tahap terakhir ini mempunyai tugas untuk menjamin bahwa jalan yang ditempuh akan mendekatkannya kepada kesuksesan. Ini adalah tugas administrasi yang harus dilaksanakan dengan profesionalisme dan transparansi.

Itu pengendalian kegiatan dikembangkan di perusahaan menawarkan analisis pasang surut yang sama, kemudian berdasarkan hasil membuat modifikasi yang berbeda yang layak untuk dilakukan untuk memperbaiki kelemahan dan titik rendah dirasakan.

Fungsi utama pengendalian adalah mengukur hasil yang diperoleh, membandingkannya dengan hasil yang direncanakan untuk mencari perbaikan yang berkesinambungan.

Untuk itu, hal ini dianggap sebagai upaya tindak lanjut yang difokuskan untuk mengoreksi setiap penyimpangan yang mungkin timbul dari tujuan yang diusulkan. Kemudian kontras apa yang direncanakan dan apa yang dicapai untuk melepaskan tindakan korektif yang menjaga sistem berorientasi pada tujuan.

Kegiatan pengendalian yang paling penting adalah:

1. Mengikuti, mengevaluasi dan menganalisis hasil yang diperoleh.
2. Bandingkan hasilnya dengan standar kinerja.
3. Bandingkan hasil yang diperoleh dengan rencana yang telah ditetapkan.
4. Menentukan dan memulai tindakan korektif.
5. Diskusikan cara efektif untuk mengukur operabilitas.
6. Berkomunikasi dan berpartisipasi kepada semua orang tentang alat pengukuran.
7. Mentransfer informasi rinci yang menunjukkan variasi dan perbandingan yang dibuat.
8. Sarankan berbagai tindakan korektif bila perlu.

Pentingnya proses administrasi

Itu pentingnya proses administrasi itu berada dalam antisipasi peristiwa masa depan dan kontrol yang memadai atas sumber daya secara teratur.

Aturan, kebijakan, dan aktivitas dari setiap proses perlu diterapkan secara efektif dan sejalan dengan maksud dan tujuan perusahaan, guna menjaga efisiensi sistem dan karenanya itu efektivitas biaya dan manfaat ekonomi.

FAQ - Pertanyaan yang sering diajukan tentang topik

Kami mengundang Anda untuk meninjau konten menarik ini:

• Contoh proses administrasi
• Manajemen Sumber Daya Manusia