Il budget come asse fondamentale nel controllo finanziario

Dal 1820 il budget come asse nel controllo finanziario, quando la pubblica amministrazione sentiva l'esigenza di un elemento che controllasse la spesa pubblica e garantisse l'efficiente funzionamento delle attività di governo. Fu dopo la prima guerra mondiale che il settore privato sperimentò i vantaggi dell'utilizzo del budget per ottenere margini di profitto nelle operazioni, soprattutto nel controllo di Spese e risorse di destinazione.

Attualmente, il budget è considerato una parte importante del processo gestionale e amministrativo, il pianificare, agire e controllare. Quindi non è mai visto come un elemento isolato, di solito è legato alla pianificazione finanziaria, quindi è necessario avere un'idea chiara del suo ruolo e del suo rapporto con il processo di gestione.

Si tratta di un piano di integrazione e coordinamento orientato al futuro, riguardante le operazioni e le risorse di un'azienda in Un determinato periodo è espresso in termini finanziari, al fine di raggiungere gli obiettivi fissati dal management. I cui obiettivi principali sono:

• Stabilire una guida all'azione.
• Consentono di confrontare i risultati reali con quanto pianificato.
• Valutare le prestazioni e le prestazioni dell'azienda.
• Ottimizzare l'uso delle risorse economiche.
• Lavorare in anticipo per prevenire gli eventi.

Secondo questi obiettivi, la funzione del budget con il controllo finanziario dell'organizzazione. In questo senso esiste un processo chiamato controllo di bilancio che permette di scoprire i risultati del of che viene fatto e confrontato con i corrispondenti dati di budget, per misurare i risultati e differenze.

Voci di azione del budget

• Integratore: tiene conto di tutte le aree dell'azienda e delle attività svolte in esse.
• Coordinatore: I piani sono preparati e coordinati insieme per l'intera azienda.
• Operazioni: Determina il corso delle operazioni, in particolare il reddito che si intende ottenere con piena consapevolezza delle spese che verranno sostenute.
• risorse: Conosci le entrate e le spese future per pianificare la tua allocazione.

Il processo di pianificazione del budget

È un processo che varia a seconda del tipo di organizzazione, tuttavia, si può dire che consiste in un processo sequenziale di azioni e piani futuri per raggiungere obiettivi e traguardi economici. Si compone delle seguenti fasi:

• Definizione delle linee guida generali: obiettivi e le istruzioni generali vengono trasmesse a ciascuna area in modo che possano progettare i propri piani e budget.
• Predisposizione di piani, budget e programmi: Sulla base delle linee guida ricevute, ogni responsabile predisporrà un piano d'azione che dovrà essere seguito per raggiungere gli obiettivi generali. È importante considerare diverse alternative, considerando le possibili variazioni che possono verificarsi nell'ambiente.
• Negoziazione: è un processo che va dalle aree più basse dell'azienda a quelle più alte, al fine di consolidare questi piani attraverso l'interazione con i diversi livelli gerarchici nel catena di comando.
• Coordinamento: Processo attraverso il quale viene verificata la coerenza dei piani e dei programmi, al fine di adeguare i cambiamenti che si sono resi necessari e raggiungere un equilibrio tra le aree.
• Approvazione dei budget: corrisponde alla direzione generale, oltre a tener conto di stabilire le previsioni necessarie.
• Follow-up: una volta che le azioni sono state approvate e avviate, è necessario effettuare un controllare l'evoluzione e confrontarla con quanto pianificato. Ciò consentirà di correggere in situazioni sfavorevoli.

Controllo del budget

È il processo che consente di monitorare e valutare le prestazioni e le prestazioni ottenute, stabilendo confronti tra quanto fatto e gli obiettivi fissati nei budget.

Pertanto, budgeting e controllo sono considerati processi complementari, il primo definisce gli obiettivi, che avranno valore quando viene attivato un piano che ne facilita la realizzazione, mentre il controllo del budget confronta metodicamente la programmazione e la esecuzione.

L'asse fondamentale del controllo del budget si concentra sulle informazioni del livello di prestazione desiderato, il livello effettivo e la deviazione. Ma inoltre, attraverso l'azione, mette in moto i piani e modifica le attività da svolgere.

L'attuazione di qualsiasi meccanismo di controllo attraverso il bilancio garantisce il successo economico del progetto, poiché analizzando e confrontando i risultati con i programmi permette di vedere le non coincidenze, trovare le cause e proporre le correzioni.

Per esercitare efficacemente tale controllo occorre tenere conto delle seguenti considerazioni:

• Tutto ciò che è stato programmato deve essere controllato.
• Qualsiasi deviazione tra ciò che è programmato e ciò che viene eseguito ha un motivo che deve essere analizzato per rilevare se è dovuto a un errore di programmazione, una cattiva esecuzione o entrambi.
• Qualsiasi deviazione richiede un'attenta analisi, preferibilmente effettuata dal responsabile specifico.
• Qualsiasi deviazione giustifica misure correttive, lo scopo del controllo è trasmettere fiducia ai manager, far vedere loro le carenze e suggerire azioni correttive.

Importanza del budget

Le organizzazioni fanno parte di un ambiente economico in cui regna l'incertezza, maggiore è l'incertezza, maggiore è la rischi da assumere, per rimanere nel mercato competitivo, le organizzazioni devono pianificare le proprie attività e monitorare la propria comportamento.

I budget sono uno strumento moderno utilizzato nel approccio e controllo, può riflettere il comportamento economico, amministrativo e finanziario della società. Essere di grande aiuto e importanza a causa di:

• Riducono al minimo il rischio nelle operazioni dell'organizzazione.
• Mantengono un piano di operazioni con limiti ragionevoli.
• Servono come meccanismo per analizzare politiche e strategie, consentendo loro di essere reindirizzate se necessario.
• Quantificano e presentano i termini finanziari del piano d'azione.
• Servono come guide di controllo durante l'esecuzione dei programmi, una volta che i piani sono completati servono come punto di confronto per piani e programmi futuri.
• Inducono il management a pensare alle esigenze complessive dell'azienda.
• Funzionano come mezzo di comunicazione tra i diversi livelli gerarchici dell'azienda. Esercitando una leggera pressione sul top management per definire gli obiettivi in ​​modo appropriato.
• Promuovono la definizione di un'adeguata struttura organizzativa, delegando e determinando responsabilità e poteri alle diverse aree che compongono l'organizzazione.
• Mantiene una cronologia ragionevole dei dati contabili.
• Aiutano l'uso ottimale degli input.
• Sono uno strumento che mette in pratica creatività e giudizio professionale, al fine di migliorare l'azienda.