מהם ניירות עבודה ולמה הם מיועדים?

ניירות העבודה יהיו מוכר כמעט לכל מי שעוסק במקצוע חשבונאות. אך למרות שמו, ניירות העבודה של ימינו כלל אינם דורשים "נייר". נסביר את כל הפרטים שלהלן.

ראשית, ניירות עבודה הם מסמכי סיכום שמשתמשים בהם רואי חשבון ורואי חשבון על מנת להכין דוחות כספיים. הם משמשים כתיעוד תומך המארגן ותומך במידע המצוי בדוחות הניהול ובדוחות הכספיים, והם גם מסכמים מידע שנמצא במסמכי לקוחות אחרים.

הם אמנם חלק חיוני בכל פרקטיקה חשבונאית, אך הכנתם מכילה מוניטין ראוי להיות ידנית, מפרכת וגוזלת זמן.

אחת הצורות הנפוצות ביותר של ניירות עבודה היא גליון עבודה. דפי עבודה משמשים לסיכום תהליכי הנהלת חשבונות בסוף השנה, לפרסם רשומות יומן מותאמות, ליצור יתרות ניסיון ולהכין דוחות כספיים.

ניירות עבודה אחרים משמשים למעקב ולרישום רשומות לקוחות בגין חשבונות חייבים, רכישות רכוש קבוע והתחייבויות. ברוב המקרים ניירות העבודה של רואי החשבון מפורטים ביותר מכיוון שהם מייצגים את הממצאים והראיות של רואי החשבון בעבודה.

על רואי החשבון להכין ולארגן את ניירות העבודה שלהם באופן ש לסייע למבקר בניהול שירות ביקורת מתאים. על המבקר להימנע מהכנת או צבירת ניירות עבודה מיותרים ולכן עליו להימנע מהעתקת נרחב של רישומי החשבונות של הלקוח. ראוי לציין בשלב זה כי אין צורך ואינו אפשרי עבור המבקר לתעד את כל העניינים שנשקלו במהלך הביקורת.

חשיבות ניירות העבודה

ניירות עבודה חשובים מכיוון ש:

• הם נדרשים למטרות בקרת איכות ביקורת.
• להבטיח שהעבודה שהאציל השותף לביקורת הושלמה כהלכה.
• ספק ראיות לכך שבוצעה ביקורת יעילה.
• הגדל את החיסכון, היעילות והאפקטיביות של הביקורת.
• מכילים פירוט מספיק ועדכני עובדות המצדיקות את סבירות מסקנות המבקר.
• שמור תיעוד של עניינים בעלי חשיבות מתמשכת לביקורות עתידיות.

לפני שהוא מחליט להכין מאמר מסוים בנושא התקשרות ביקורת, על המבקר להיות מרוצה מכך:

• זה הכרחי, משום שהוא ישמש מטרה חיונית או שימושית לתמיכה בדוח המבקר, או משום לספק את המידע הדרוש למטרות מס או מטרות סטטוטוריות / רגולטוריות אחרות הקשורות ל הלקוח
• אין זה אפשרי כי צוות הלקוח יכין את נייר העבודה, או שמבקר יבצע עותקים של המסמך מסמכים שצוות הלקוח (כולל מבקרי פנים) הכין במסגרת תפקידם רָגִיל.

תוכן

בְּדֶרֶך כְּלַל, על כל נייר להתקשרות ביקורת יופיע המידע הבא המפורט להלן:

• שם הלקוח.
• התקופה אותה מכסה הביקורת.
• העניין.
• התייחסות לקובץ.
• ראשי התיבות (חתימה) של איש הצוות שהכין את נייר העבודה ותאריך הכנתו.
• עבור מסמכי ביקורת שהוכנו על ידי אנשי הלקוח, התאריך בו הם התקבלו ניירות העבודה וראשי התיבות של חבר צוות הביקורת שביצע את עבודת הביקורת בְּדִיקָה.
• ראשי התיבות של איש הצוות שבדק את ניירות העבודה ותאריך ביצוע הסקירה.
• כל מסמך ביקורת אמור לעמוד במאפיינים של נייר עבודה טוב, כמפורט בהמשך מאמר זה.

כמה מאפיינים של נייר עבודה טוב

1. עליך לקבוע מטרת ביקורת ברורה, בדרך כלל במונחים של טענת ביקורת (למשל, "כדי להבטיח את שלמות חשבונות המסחר המשתלמים").
2. עליך לציין באופן מלא את סוף השנה / התקופה (למשל, 31 באוקטובר, 20X9), כך כי נייר העבודה אינו מבולבל עם התיעוד השייך לשנה / תקופה שונה.
3. עליך לציין את היקף הבדיקה המלא (כלומר, כמה פריטים נבדקו וכיצד נקבע מספר זה). זה יאפשר למכין, ולבוחנים הבאים, לקבוע את מספיקות ראיות הביקורת שמספק נייר ההתקשרות.
4. כאשר נדרשת התייחסות לתפקיד תפקיד אחר, יש לספק את ההתייחסות המלאה לאותו תפקיד תפקיד אחר. הצהרה לפיה ניתן למצוא את פרטי הבדיקות ב"נייר עבודה אחר "אינה מספקת.
5. נייר העבודה צריך לציין את תוצאות הבדיקה בצורה ברורה ואובייקטיבית, ללא משוא פנים ועל סמך עובדות מתועדות.
6. המסקנות שהושגו צריכות להיות עקביות עם תוצאות הבדיקה ולהיות מסוגלות לעמוד בבדיקה עצמאית.
7. על נייר העבודה להיות בעל התייחסות ברורה כך שניתן יהיה להגישו כראוי ולמצוא אותו בקלות בעת הצורך במועד מאוחר יותר.
8. עליו לחתום על ידי מי שהכין אותו כך שניתן יהיה להפנות פניות לאדם המתאים.
9. עליו לחתום ולתארך אותו על ידי כל מי שסוקר אותו, על מנת לעמוד בדרישות בקרת האיכות של הסקירה.
10. הסוקר של ניירות התקשרות ביקורת צריך לוודא שלכל המאמרים יש מאפיינים אלה. אם תכונה רלוונטית כלשהי נחשבת חסרה, הדבר אמור לגרום לנקודת ביקורת של ביקורת (כלומר, הערה של הסוקר המורה למכין המקורי לתקן את הפגם במערכת עבודה).

ניירות עבודה לספק ראיות לכך שבוצעה ביקורת יעילה, יעיל וחסכוני.

לכן, יש להכין אותם בקפידה ובמיומנות. עליהם להיות מפורטים ומלאים מספיק כדי שמבקר ללא ניסיון קודם בביקורת זו יוכל להבין ניירות העבודה מבחינת העבודה שהושלמה, המסקנות שהושגו והנימוקים שעמדו מאחוריהם מסקנות.