איך מזמינים ציוד משרדי?

שמור על המשרד שלך מלאי עם הציוד הדרוש.

ערוך מלאי אספקה ​​משרדית מקובלת עבור העסק שלך היא משימה תובענית ומדויקת. כאשר אתה לומד כיצד להזמין ציוד משרדי, אתה מתחיל להעריך את הצרכים המגוונים של החברה שלך. להיות מיומן ב לשמור על מלאי עדכני של ציוד משרדיעליכם להיות מסודרים ולמצוא זמן לערוך מלאי מדי יום. גיוס מישהו שיעזור לך לקנות ציוד משרדי הוא בעל חשיבות עליונה אם יש לך אוכלוסייה משרדית של 20 ומעלה.

דברים שתזדקק להם

ארגן את הציוד המשרדי שלך על המדפים באזור האחסון המשרדי. על מנת לשמור על מלאי עובד של ציוד משרדי, לא יכול להיות רק מרכז אחסון והפצה מרכזי אחד עבור הציוד שלך. השתמש בתוויות ועט כדי לסמן את האזורים במדפים בהם יאוחסנו פריטים.

צור רשימה של חומרים מתכלים שיש לך כרגע על ידי ביצוע מלאי מלאי. העבר את הרשימה לגיליון אלקטרוני למחשב (Excel) שאליו תוכל להתייחס באופן קבוע. המצרכים איתם תתחילו יהיו רמות ההזמנה בהן תשתמשו. על ידי ניתוח השימוש במכתבים שלך מחודש לחודש, תוכל להתאים את רמות המלאי שלך לנקודות שישמרו על מספיק אספקה ​​בכל עת.

הזמינו את הציוד המשרדי שלכם באופן מקוון באמצעות מוכר מכובד. לחלופין, צור הזמנה בכל פעם שאתה מזמין דרך הטלפון זה יאפשר לך לעקוב אחר היסטוריית הרכישות שלך. הקפד לבדוק את ההזמנה שלך מול הזמנת הרכש המקורית שלך כדי להבטיח שקיבלת את כל המוצרים.

ערוך מלאי פיזי בכל שבוע ועקוב אחר התנודות במלאי האספקה ​​המשרדית שלך. אם אתה מגלה שהרמות שלך יורדות מתחת לסכום המלאי החודשי, הגדל את מספר המלאי בהתאם והשתמש במספר המלאי החדש הזה כשאתה חוזר אליו להזמין. עשה זאת עבור כל פריט בציוד המשרדי שלך.

פתח מדיניות בה כל הזמנות המשרד המיוחדות חייבות להגיע אליך. אם אתה מבחין בדפוס דרישות לפריט הזמנה מיוחד מסוים, הוסף את הפריט למלאי הרגיל שלך.

טיפים ואזהרות

שוחח על אפשרויות סידור מחדש עם נציג המכירות של ציוד משרדי שלך כדי לקבוע אם המתנה וקנייה בתפזורת יחסוך לך כסף. בהתאם לשיעור הצריכה שלך, אתה יכול לחסוך כסף על ידי הזמנה מחודשת פעם ברבעון במקום פעם בחודש.

אתה יכול לנסות לקבוע מדיניות בה אתה חייב לספק את כל הציוד המשרדי ולנסות השתמש בפעילות זו כדי לבצע את המלאי שלך, אך עליך עדיין לבצע מלאי פיזי לפחות פעם אחת חוֹדֶשׁ. מנהלים ומנהלים יכולים להחליט להתחיל לקחת ציוד משרדי משלהם או שלעובדים אחרים תהיה גישה לחדר האחסון.

נהלים להזמנת ציוד משרדי

אם האספקה ​​הנכונה בהישג יד הופכת את המשרד שלך ליותר יָעִיל.

ציוד משרדי הוא חובה לכל עסק עם משרד. אמנם היקף האספקה ​​הדרוש משתנה מאוד בהתאם לגודל העסק פעולה העוסקת בניירת, רישום ותקשורת זקוקה לאספקה ​​עבור אלה פעילויות. פיתוח אמצעי יעיל לרכישת ציוד זה עוזר להפוך את המשרד לאופטימלי יותר.

משרד ביתי

אם אתה קונה ציוד משרדי ביתי, סביר להניח שהתהליך יהיה לא פורמלי למדי. משרד ביתי יכול לשמש לעסק במשרה חלקית או לכספים אישיים ושמירת רשומות. מכיוון שפעילויות אלה אינן יכולות להשתמש בכמות גדולה של אספקה, הדבר הקל ביותר הוא פשוט לשמור רשימה של דברים שתזדקקו להם בעתיד הקרוב והזמינו דברים אלה באופן מקוון או קנו אותם מחנות ציוד המשרדים הקרובה ביותר באותו זמן הנוח לכם.

עסק קטן

עסק קטן דורש ציוד משרדי באופן קבוע יותר מאשר משרד ביתי. אם בעסק שלך אין עובדים, כלומר אתה העוזר והמנכ"ל, באותה צורה עליכם להיות בטוחים שמשרדכם מספק את כל הדרוש לו. על ידי רכישת ציוד משרדי מראש לפני שאתה באמת זקוק להם, אתה יכול לחסוך לעצמך את אי הנוחות של צורך לצאת ולקבל משהו במקום, ואולי לשלם יותר עבור ציוד משרדי מאשר אם תכננת מראש.

מפעלים גדולים

ככל שעסק גדול יותר, כך צרכי המשרד שלו יהיו נרחבים יותר וטכניקות הרכש שלו יהיו אוטומטיות וסדירות יותר. עסק גדול עם מספר מיקומים יכול לחסוך הרבה כסף על ידי רכישת ציוד משרדי בכמויות גדולות עבור כל מיקומיו והפצת ציוד זה בתוך העסק. צרכי המשרד יכולים לנוע בין פריטים זולים כמו מעטפות ונייר אל השקעות רציניות יותר כמו מכונות צילום ומחשבים. חברות גדולות המשתמשות ברבים מאלמנטים אלה יכולות לפעמים לנהל משא ומתן על הסכמים מיוחדים עם יצרנים.