როგორ მოხდეს წარმატებული შიდა კონტროლი კომპანიის შიგნით?

შიდა კონტროლი თამაშობს ა მნიშვნელოვანი როლი ყველა კომპანიის წარმატებაში. ამასთან, ბიზნესის მრავალი მფლობელი არ აცნობიერებს რა არის ეს ან რატომ არის მნიშვნელოვანი.

კომპანიის შიდა კონტროლის სტრუქტურა მხოლოდ მისთვისაა დამახასიათებელი. შიდა კონტროლი ისინი უნდა იყვნენ ეფექტური და ეფექტური კონკრეტული ორგანიზაციისთვის. მაგალითად, კომპანიის შიდა კონტროლის სტრუქტურა სულაც არ იქნება ადეკვატური მცირე, მეპატრონე ბიზნესისთვის.

მნიშვნელოვანია, რომ კომპანიის მენეჯმენტის გუნდი ყურადღებით შეიმუშაოს შიდა კონტროლის სტრუქტურა რომელიც მიმართავს ორგანიზაციის რისკებს მასზე დამძიმების გარეშე ზედმეტი ხარჯებით და ძალისხმევით.

შიდა კონტროლი შესაბამისია ყველასთვის, ვინც სამუშაო ადგილზეა. წარმოადგენს ზნეობრივ პასუხისმგებლობას ორგანიზაციის პოლიტიკისა და პროცედურების გააზრებისა და მათ შესაბამისად შესრულებისათვის.

შიდა კონტროლის ძირითადი მიზნები

შიდა კონტროლის ძირითადი მიზანია დაეხმაროს ორგანიზაციის დაცვას და მის მიზნებს

. შიდა კონტროლი მუშაობს რისკების შემცირებისა და აქტივების დასაცავად, სიზუსტის უზრუნველსაყოფად აღრიცხავს, ​​ხელს უწყობს ოპერატიულ ეფექტურობას და ხელს უწყობს პოლიტიკის, წესების, წესების დაცვას და კანონები.

ეს უზრუნველყოფს ა გონივრული უსაფრთხოება მიზნების მისაღწევად:

• ოპერაციების ეფექტურობა და ეფექტურობა.
• ფინანსური ინფორმაციის საიმედოობა.
• აქტივების დაცვა.
• მოქმედი კანონმდებლობისა და რეგულაციების შესაბამისობა.

მოგება

1. პროცესების დამყარება: ბიზნესის მფლობელები შეიმუშავებენ სტანდარტიზებულ პროცესებსა და პროცედურებს, რაც მათმა თანამშრომლებმა უნდა გაიგონ და გაითვალისწინონ. ისინი აცნობებენ თავიანთ თანამშრომლებს სასურველი ოპერაციების შესახებ და ელიან, რომ მათ თანამშრომლები მხარს დაუჭერენ მათ ყოველდღიური დავალებების შესრულებაში. დოკუმენტურად დადგენილი პროცედურები კომპანიას ერთობასა და წესრიგს მოუტანს, რადგან ყველამ ზუსტად იცის, რას ელიან მათგან.
2. მოვალეობების სეგრეგაცია: სწორად შემუშავებულ შიდა კონტროლს შეუძლია უზრუნველყოს ორგანიზაციის მიერ მოვალეობების ადეკვატური გამიჯვნა შემოწმებისა და ბალანსის სისტემის შექმნით. მაგალითად, თანამშრომელი, რომელიც ჩეკებს ანაბრებს, არ უნდა იყოს იგივე თანამშრომელი, რომელიც შეჯერებულია საბანკო ამონაწერებს. მოვალეობების სწორად დანაწევრება ასევე ხელს შეუწყობს თაღლითობის ან ქურდობის შემცირებას.
3. შეამცირეთ თაღლითობა და ქურდობა: ეფექტურმა შიდა კონტროლმა შეიძლება შეამციროს და თავიდან აიცილოს თაღლითობა და ქურდობა. შიდა კონტროლი შეიძლება მოიცავდეს ახალი მომწოდებლებისა და თანამშრომლების დამტკიცებას, აგრეთვე ღირებული ინვენტარის შენარჩუნებას და მარაგების კონტროლს უსაფრთხო ადგილებში.
4. ზუსტი და დროული ფინანსური ანგარიშგების მომზადება: შიდა კონტროლს შეუძლია დაეხმაროს თანამშრომლებს სააღრიცხვო ჩანაწერების ფარგლებში ოპერაციების აღებაში და აღრიცხვაში და საბოლოოდ ზუსტი და დროული ფინანსური ანგარიშგების წარმოებაში. ზუსტი და დროული ფინანსური ანგარიშგება გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს შიდა და გარე დაინტერესებული მხარეებისათვის და დაეხმარება მენეჯმენტს ეფექტური გადაწყვეტილებების მიღებაში და სამომავლო გეგმებში.
5. შეცდომების შემცირება: კომპანიის საბუღალტრო აღრიცხვის ჩანაწერებმა შეიძლება დააზიანოს მომხმარებელთან, მიმწოდებელთან და თანამშრომლებთან ურთიერთობა და საბოლოოდ დაკარგოს შემოსავალი. სწორად შემუშავებული შიდა კონტროლი ხელს უწყობს თქვენს ბიზნესს შეცდომების თავიდან ასაცილებლად ან იდენტიფიცირებაში. პროცესებისა და კონტროლის ავტომატიზაციამ და განხილვის შესაბამისმა დონემ შეიძლება ხელი შეუშალოს ბუღალტრული აღრიცხვის სისტემაში შეცდომების შეტანას, რამაც შეიძლება ზიანი მიაყენოს კომპანიის რეპუტაციას.

ნაბიჯები კომპანიის შიგნით წარმატებული შიდა კონტროლის განსახორციელებლად

1.- დარწმუნდით, რომ ფუნქციები გამიჯნულია

მოვალეობების სეგრეგაცია არის ძირითადი, ძირითადი შიდა კონტროლი და ერთ-ერთი ყველაზე ძნელად მისაღწევი. ყველაზე საბაზისო დონეზე, ეს ნიშნავს, რომ არც ერთ ინდივიდს არ უნდა ჰქონდეს კონტროლი გარიგების ან ოპერაციის ორ ან მეტ ეტაპზე.

იგი გამოიყენება იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თანამშრომლები დროულად აცილებენ ან აღმოაჩენენ შეცდომებს ან დარღვევებს ბიზნესის ნორმალური მიმდინარეობის დროს.

2.- განავითარეთ აქტივების სათანადო ფიზიკური კონტროლი

უნდა განხორციელდეს კონტროლი მოწყვლადი აქტივების დასაცავად და დასაცავად. მაგალითებში შედის აქტივების შეზღუდული წვდომის უსაფრთხოება, როგორიცაა ფულადი სახსრები, ინვენტარი და მოწყობილობები, რომლებიც შეიძლება მგრძნობიარე იყოს დანაკარგის რისკისგან ან უნებართვო იყოს გამოყენებული. ამ აქტივების პერიოდულად დათვლა და შედარება ხდება საკონტროლო ჩანაწერებთან.

3.- განსაზღვრეთ რისკები თქვენს ოფისში

რისკების სწორად მართვისთვის, პირველ რიგში, უნდა ამოიცნოთ ისინი. რისკების დადგენისთანავე, ისინი უნდა იქნას გაანალიზებული მათი შესაძლო ეფექტისთვის. რისკის ანალიზი ზოგადად მოიცავს რისკის მნიშვნელობის შეფასებას, მისი წარმოქმნის ალბათობის შეფასებას და იმის გადაწყვეტას, თუ როგორ უნდა მოხდეს რისკის მართვა და რა ზომები უნდა იქნას მიღებული.

4.- შეცდომების გამოსწორება დაუყოვნებლივ

კარგად შემუშავებული შიდა კონტროლიც კი ვერ გამოდგება. თანამშრომლები ზოგჯერ არასწორად განმარტავენ მითითებებს ან უბრალოდ უშვებენ შეცდომებს. ამასთან, პროცესის ნებისმიერ ეტაპზე გამოვლენილ შეცდომებს დაუყოვნებლივ უნდა მიიღონ მაკორექტირებელი ზომები და მოახსენონ მენეჯმენტის შესაბამის დონეს.

5.- შეიმუშავეთ წერილობითი პოლიტიკა და პროცედურები

ორგანიზაციამ უნდა შეიმუშაოს საკუთარი ყოვლისმომცველი პროცედურების სახელმძღვანელო შიდა ბიზნესის და ფინანსური პროცესებისათვის. წერილობითი პროცედურები ემსახურება რამდენიმე ფუნქციას. ისინი წერილობით აცნობებენ სააგენტოს მოლოდინებისა და პრაქტიკის შესახებ ყველა თანამშრომელს.

6.- გააკეთეთ რეგულარული შერიგებები

შერიგება ხშირად არის დაუფასებელი შიდა კონტროლი. სწორად და რუტინულად შესრულებისას, ისინი უზრუნველყოფენ მძლავრ კონტროლს შეცდომების დროულად გამოვლენისა და გამოსასწორებლად

7.- განიხილავს და ამტკიცებს პროცესებს / ოპერაციებს

როდესაც კომპანიის შიგნით ხდება მნიშვნელოვანი პროცესი ან გარიგება, ყოველთვის უნდა არსებობდეს პროცესისგან დამოუკიდებელი პირის მიერ განხილვისა და დამტკიცების სხვა დონე. რეცენზენტს უნდა ჰქონდეს გამოცდილება და ცოდნა, რომ შეძლოს შეცდომებისა და გამოტოვებების დადგენა.

8.- ადეკვატური დამადასტურებელი დოკუმენტაციის შენარჩუნება

პროგრამის აუდიტორები და მეთვალყურეები ხშირად თვლიან, რომ ”ეს რომ არ იყოს დოკუმენტირებული, ეს არ მომხდარა”. ადეკვატური მხარდაჭერა დოკუმენტაცია იძლევა მყარ მტკიცებულებებს, რომ ადეკვატურად გადამოწმდეს, რომ გამოიყენება შესაბამისი პროცესები და კონტროლი.

9.- პერსონალის ადეკვატური ტრენინგის ჩატარება

თანამშრომლები უნდა იყვნენ სათანადოდ მომზადებული და უფლებამოსილი შეასრულონ თავიანთი მოვალეობები. მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ტრენინგი უნდა ჩაითვალოს მიმდინარე პროცესად და ტრენინგის საჭიროებები პერსონალი პერიოდულად უნდა შეფასდეს, რომ განიხილოს ცვლილებები ბიზნეს პროცესებში, ტექნოლოგიებში, ახალ კანონებში და რეგულაციები და ა.შ.

10.- ჩაატარეთ თქვენი შიდა კონტროლის თვითშეფასება

თქვენი შიდა კონტროლის თვითშეფასების ჩატარება დაგეხმარებათ პრობლემების წარმოქმნის წინ პოტენციური ხარვეზების დადგენაში და გამოიწვევს უფრო ეფექტური კონტროლის განხორციელებას. ეს თვითშეფასება ხშირად შეიძლება გაკეთდეს "Walkthrough" - ის გამოყენებით, რაც უბრალოდ არის კომპანიის ჩანაწერების და პროცედურების მეშვეობით გარიგების მიკვლევა.