რა არის პროცესის ასახვა?

თქვენ ალბათ გსმენიათ ტერმინი "პროცესის შედგენა" ან ასევე ცნობილი როგორც ა ბიზნეს პროცესების რუკების შედგენა (ორივე ტერმინი ნაცვლად გამოიყენება) პროცესის აღსაწერად. თუმცა, კონკრეტულად რა არის პროცესის ასახვა?

პროცესის ასახვა არის ინსტრუმენტი, რომელიც ის გამოიყენება ბიზნეს პროცესში ჩართული ნაბიჯების ვიზუალიზაციისთვის თავიდან ბოლომდე. ეს ვიზუალიზაცია მოკლედ ასახავს დავალებების თანმიმდევრობას, რაც საჭიროა პროდუქტის ან მომსახურების დაბადებიდან დასრულებამდე მისაღებად.

იგი ხშირად წარმოდგენილია როგორც დინების დიაგრამა და ზოგადად გადადის მარცხნიდან მარჯვნივ ან ზოგჯერ ზემოდან ქვევით.

მეორეს მხრივ, ბიზნეს პროცესების რუკების ნაწილია სამუშაო პროცესის მართვის პრაქტიკა, რომელიც ასევე მოიცავს ბიზნეს პროცესების მოდელირებას, რომელსაც შეუძლია წარმოადგინოს პროცესის უფრო დეტალური წარმოდგენა, რომელიც ზოგადად მოიცავს დამატებით ორგანიზაციულ მასალას.

დოკუმენტაციის ეს პროცესი უკავშირდება იმას, თუ რას აკეთებს კომპანია, რატომ აკეთებს იმას, რასაც აკეთებს, რა არის წარმატების სტანდარტი, ვინ არის პასუხისმგებელი და როდის და სად მოხდება ეს განსხვავებული ნაბიჯები.

პროცესის ასახვა ხელს უწყობს გამჭვირვალობასარა მხოლოდ კომპანიის შიგნით, არამედ ყველა დაინტერესებული მხარისთვის, განსაკუთრებით შესაბამისობაში მონაწილეებისთვის.

პროცესის მოდელირება და პროცესის ასახვა

ბიზნეს პროცესების რუკების შედგენა ხშირად იბნევა ბიზნეს პროცესების მოდელირებაში. როდესაც პროფესიონალები ასრულებენ ბიზნეს პროცესების მოდელირებას, მათ უფრო აინტერესებთ როგორ ხდება პროცესები და ვინ (ან რა განყოფილება) ასრულებს მათ. ეს არის მთავარი განსხვავება.

მოდელირება უფრო მეტყველებს იმაზე, თუ როგორ მიედინება პროცესები, ხოლო ასახვა არსებულს წარმოადგენს

ბიზნესის პროცესის რუკების სახეები

Ბევრნი არიან სხვადასხვა ტიპის პროცესის ასახვა, დაწყებული დაგეგმვის აქტივობებით, დეტალებით, დოკუმენტებით, პროდუქტებით, როლებით, მდებარეობებით, სტრატეგიებით და ურთიერთქმედებით.

გარდა ამისა, სხვადასხვა დონის დეტალები ხელმისაწვდომია ასახვისთვის. აქ მოცემულია რუქების ტიპების რამდენიმე მაგალითი ბიზნეს პროცესებისთვის.

• დიაგრამა: არსებობს სამი პოპულარული ტიპის დიაგრამა: ზედა დიაგრამების ცხრილი, განლაგების სქემა და დეტალური დიაგრამა. ზემოდან ქვემოთ მოცემული დიაგრამები აჩვენებს პროცესის ნაბიჯებს, აჯგუფებს მათ ერთ დინებაში. განლაგების დიაგრამა არის ქვედა დინების დიაგრამა, რომელიც გაფართოებულია და მოიცავს ვინ ვინ ასრულებს დავალებას. დეტალური დიაგრამა არის განლაგების და ზემოთ ჩამოთვლილი დიაგრამების დიაგრამა, რაც აჩვენებს რაც შეიძლება მეტ დეტალს.
• ზოლის დიაგრამები- ეს დიაგრამები, ასევე ცნობილი როგორც კროსფუნქციური რუქები, დეტალურადაა მოცემული პროცესში ქვე-პროცესის პასუხისმგებლობა.
• სახელმწიფო დიაგრამები: ეს დიაგრამები აჩვენებს სისტემების ქცევას ერთიანი მოდელირების ენაში (UML), აღწერს კომპონენტის მდგომარეობებს.
• მონაცემთა ნაკადის დიაგრამა- დინების დიაგრამის მსგავსი, ეს სქემა ყურადღებას ამახვილებს მხოლოდ სისტემაში გატარებულ მონაცემებზე.
• Ღირებულება ნაკადი რუკების- Lean Manufacturing- ის პრინციპების ნაწილი, მნიშვნელობის ნაკადის რუკების ასახვა ახდენს არსებულ მდგომარეობას და ეხმარება მას შეიმუშაოს პროცესის მომავალი მდგომარეობა, ფოკუსირებული იქნება პროდუქციისა და მომსახურების დაწყებადან დაარსებამდე დამთავრებული.

მოგება

სარგებელი მრავალია. ქვემოთ მოცემულია რამდენიმე მიზეზი, რის გამოც ორგანიზაციას სურს პროცესების ასახვა:

• ყველამ ისევე ნახოს პროცესი.
• ამცირებს პროცედურულ შეცდომებს.
• გაგება განავითარეთ მრავალფუნქციურ სფეროებს შორის.
• დაეხმარეთ ყველას, რომ ნახოთ "არსებული მდგომარეობა".
• საშუალებას იძლევა მეტრიკის შემუშავება.
• შეამცირეთ ნარჩენები ხარვეზებისა და სიჭარბის იდენტიფიკაციით.

ბიზნეს პროცესების რუკების შედგენა იყენებს სხვადასხვა სიმბოლოებს პროცესის სხვადასხვა ნაწილის მითითებით. მათ შორის მთავარია შემდეგი:

• ოვალური - გამოიყენება დაწყების და დასრულების წერტილების მითითებით, მაგალითად.
• მართკუთხედი - ეს არის პროცესის დიაგრამა, რომელიც გამოიყენება კონკრეტული ნაბიჯების ან ამოცანების აღსადგენად, რომლებიც უნდა დასრულდეს და შესაძლოა ვინ აკეთებს ამას და რამდენ ხანს სჭირდება იგი.
• ბრილიანტი - ბრილიანტი გამოიყენება პროცესში გადაწყვეტილების წერტილის წარმოსაჩენად. ეს არის წერტილი, სადაც საჭიროა დიახ ან არა (ან ჭეშმარიტი ან ცრუ) პასუხი.
• ისრები - ისრები, ან დამაკავშირებლები, აჩვენებს, თუ როგორ მიდის პროცესის ერთი წერტილი მეორეში.

იმისათვის, რომ ორგანიზაცია მდგრად გახდეს სათანადო, უნდა გესმოდეთ, თუ როგორ უნდა დაიწყოთ ბიზნეს პროცესების რუკების შედგენა. შემდეგი პრინციპები უნდა არსებობდეს ყველა რუკების პროექტში:

• თავად განსაზღვრეთ პროექტის ფარგლები, საზღვრებით, საწყისი და დასასრული წერტილებით.
• გადახედეთ დიდ სურათს: პროცესის მიზანს.
• ნათლად განსაზღვრეთ თითოეული ნაბიჯი.
• მიიღეთ უკუკავშირი თქვენი ორგანიზაციის ყველასგან, ვინც მონაწილეობს პროცესში.
• შეეცადეთ იყოთ სრულყოფილი თქვენი სიზუსტით, განსაკუთრებით პროცესის რუკით "როგორც არის".
• ისწრაფე, რომ თემა მარტივი იყოს.
• შეამოწმეთ პროცესი მიღებული მეტრიკებით. გაზომვამ უნდა შეაფასოს დრო, მოცულობა, საფასური / ხარჯები, მოწყობილობა და ნებისმიერი დამატებითი ღირებულება.
• იგი მუშაობს გასასვლელიდან შესასვლელამდე, უკან.
• შექმენით თვისება ერთი შეხების წერტილებით, როდესაც ეს შესაძლებელია.
• ხელახლა დაპროექტების პროცესები უნდა იყოს მომხმარებელზე ორიენტირებული.
• გამოიყენეთ ტექნოლოგია თქვენი პროცესების ჩასართავად.
• ამცირებს გადარიცხვების არაეფექტურობას.

დღევანდელი კომპანიები უფრო მეტად არიან ორიენტირებულნი მდგრად გაუმჯობესებაზე. გაზომვადი ოპერაციული გაუმჯობესების შემთხვევაშიც კი, ძნელი იქნება შეასრულო გაუმჯობესება. ბევრ კომპანიას ჯერ კიდევ აქვს არაეფექტური პროცესები და ტექნიკას ხედავს, როგორც ჯადოსნურ გადაწყვეტას, რომელსაც შეუძლია მათი პრობლემების მოგვარება ერთი ნაბიჯით.

ექსპერტები ამბობენ, რომ ამ ტექნოლოგიებს ნამდვილად შეუძლიათ დახმარება, მაგრამ საჭიროა მათი გონივრული გამოყენება ა პროცესების სისტემატური მიმოხილვა და რუკების შემუშავება.

ამ გზით შესაძლებელია პროცესებისა და ბიზნესის გაუმჯობესების მდგრადობა. გარდა ამისა, ორგანიზაციამ უნდა შეიტანოს კულტურული გაუმჯობესება, რადგან ტექნოლოგია უნდა განვითარდეს პროცესის რუქებმა ბევრად გადააჭარბა ორგანიზაციების უმეტესობას მათი განხორციელების შესაძლებლობას.

კულტურული ცვლილებების გარეშე, პროცესში ჩართულ ადამიანებს შეუძლიათ ადვილად ჩაძირონ გაუმჯობესებები, სანამ არ მიიღებენ ძალას.