ჩანაწერების მენეჯმენტი კომპანიაში

ჩანაწერების მართვა ეს არის კომპანიების, არაკომერციული ორგანიზაციების, სამთავრობო უწყებების, სოციალური, სამედიცინო, კომერციული სააგენტოების, ფინანსური ინსტიტუტები, სკოლები, უნივერსიტეტები და ყველა სახის სუბიექტი, რომელიც ქმნის ინფორმაციას, რომლის შენარჩუნებაც საჭიროა გარკვეული პერიოდის განმავლობაში განსაზღვრული. ინდივიდუალურ შინამეურნეობებს ასევე სჭირდებათ კარგი აღრიცხვის პრაქტიკა. ჩანაწერების მართვა ასევე არის სისტემური, ორგანიზებული, დაგეგმილი და კონტროლირებადი პროცესი ჩანაწერების სასიცოცხლო ციკლის მართვის ან მონიტორინგისთვის. ჩანაწერი შეიძლება იყოს მატერიალური ქაღალდის ობიექტი ან ის იყოს ციფრული ან ელექტრონული ფორმით. ჩანაწერების შენახვა შესაძლებელია ფინანსურ, სამედიცინო, ინფორმაციულ, ოფიციალურ დოკუმენტებში ოფისი, სახელფასო ნუსხა, მთავრობის ფორმები და ელ.ფოსტა სხვა ასობით სხვა ტიპის ჩანაწერები.

ჩანაწერების მენეჯმენტი მიმართავს ჩანაწერების სასიცოცხლო ციკლის სამ ფაზას: ჩანაწერის შექმნა ან მიღება; ჩანაწერის შენარჩუნება, უსაფრთხო შენახვა, მოძიება ან ზოგადად გამოყენება; ჩანაწერის უზრუნველყოფა.

ჩანაწერების შექმნა

ჩანაწერების შექმნა ან მიღება ეს ქმნის მოთხოვნილებას ჩანაწერების მართვაზე. იქნება ეს სამუშაო განცხადება, ინვოისი, ან ინვენტარის კონტროლის ანგარიში, ერთხელ ჩანაწერი შეიქმნა, ამ ჩანაწერის ყველა სხვა ოპერაცია ან მართვის ფუნქცია უნდა იყოს თანამშრომლები. ჩანაწერების მართვის პროცესის ერთ-ერთი ფუნქციაა ჩანაწერების ნაკადის განსაზღვრა მისი შექმნის ან მიღების შემდეგ. ვინ უნდა ნახოს ჩანაწერი? სად მიდის ჩანაწერი მას შემდეგ, რაც ყველამ ნახა ან იმოქმედა ჩანაწერით (მაგალითად, ანგარიშსწორების ჩანაწერი)? ვინ არის პასუხისმგებელი ჩანაწერის უსაფრთხო შენახვაზე? ყველა ამ კითხვას კარგად კომუნიკაციური პასუხი სჭირდება.

რეესტრის დაცვა

ჩანაწერების შენახვა მოიცავს ჩანაწერების შესანახად ოპერაციების შესრულებას. როდის უნდა იქნას გათვალისწინებული მთელი რიგი მოსაზრებები ინახავს ჩანაწერებსჩათვლით, რომ ჩანაწერი ხელმისაწვდომია მათთვის, ვისაც ინფორმაციაზე გადასვლა ან მასზე წვდომა სჭირდება. ჩანაწერის ხელმისაწვდომობის მეორე მხარეა იმის აღნიშვნა, თუ ვინ ვერ ახერხებს ჩანაწერს.

როდესაც ჩანაწერი ამოიწურება, ჩანაწერების კარგი მართვისთვის აუცილებელია სისტემის არსებობა. ადგილი იმის დასადგენად, ვის აქვს ჩანაწერი, სად აქვს ჩანაწერი და როდის აპირებს დაბრუნებას რეგისტრაცია. ჩანაწერის სათანადო დაბრუნების უზრუნველყოფა ასევე ჩანაწერების მართვის სისტემის მნიშვნელოვანი ნაწილია.

ჩანაწერების უსაფრთხო შენახვა შეიძლება შეიცავდეს თითოეული ჩანაწერის ციფრული ასლის შენახვას სხვა ოფისში ან ბანკში სეიფში. ჩანაწერები უნდა ინახებოდეს გრილ, მშრალ ადგილას, რათა თავიდან იქნას აცილებული ქაღალდის ან ელექტრონული ასლების დაზიანება. საარქივო პროცესები ჩანაწერების მართვის ფაზის ნაწილია. იმის განსაზღვრა, თუ როდის შეუძლია დაარქივება ჩანაწერი, ეს არის ჩანაწერების მართვის ნაწილი. ამ ფუნქციის ნაწილია აგრეთვე იმის არჩევა, თუ სად ინახება ჟურნალები და რამდენ ხანს ინახება ჟურნალები. ზოგიერთი ჩანაწერი, როგორიცაა ისტორიული ჩანაწერები, შეიძლება შეინახოს მთელი ცხოვრების განმავლობაში, ზოგჯერ კი კომპანიის მიღმა. ქალაქებისთვის, შტატებისა და მუნიციპალიტეტებისთვის ისტორიული ჩანაწერების შენახვა შეიძლება განუსაზღვრელი ვადით იყოს.

ჩანაწერების წაშლა

ჩანაწერების წაშლა სწორ ვადებში კრიტიკულია. ჩანაწერების უმეტესობის ამოღება უნდა დასრულდეს დაქუცმაცებით. წაშლის მოსაზრებები მოიცავს ჩანაწერის შენახვის ხანგრძლივობას. ჩანაწერების შენახვის ვადა დამოკიდებულია ჩანაწერის ხასიათზე. შენახვის ზოგიერთი ჩანაწერი კარნახობს მთავრობის რეგულაციებს, როგორიცაა საგადასახადო ჩანაწერები, ზოგი ბანკი სესხის მართვისთვის და ზოგიც იურიდიული სახელმძღვანელო პრინციპებისთვის, მაგალითად, ნაშრომები გაერთიანება

იგი ასევე მოიცავს განსაზღვრავს თუ როგორ ხდება ჩანაწერების განკარგვა, მაგალითად, კომპანიის შიგნით დაქუცმაცება ან დაქირავება გარე კომპანიადან ფრაგმენტაციამდე და განკარგვის კონტროლის სისტემის განვითარება ასევე შეიძლება სასარგებლო იყოს. ჩანაწერების ჩამოთვლა კატეგორიის მიხედვით, სადაც ისინი წაიშალა, როგორ ამოიღეს და სად შეიძლება სასარგებლო იყოს ჩანაწერების გრძელვადიანი მართვისთვის. გარდა ამისა, ჩანაწერების წაშლის დამტკიცების მექანიზმის დანერგვა დაგეხმარებათ იმაში, რომ ყველამ იცოდეს ჩანაწერების განადგურებამდე.

ჩანაწერების მართვის სხვა მოსაზრებები

ჩანაწერების მართვის სისტემასთან ადაპტაციის კიდევ რამდენიმე ვარიანტი მოიცავს დოკუმენტაციას და კომუნიკაციას პოლიტიკისა და პროცედურების შესახებ, რომელიც დაკავშირებულია ჩანაწერების მართვასთან, განვითარებას და განახორციელეთ კონტროლის მექანიზმები და პროცედურები ჩანაწერების მართვის თითოეული ფაზისთვის და შეინახეთ ჩანაწერების მართვის სისტემები მარტივი და კომუნიკაციური და მარტივი. მართვა.

რესურსები სასწავლო ჩანაწერების მართვისთვის

ასობით რესურსია ხელმისაწვდომი ჩანაწერების ეფექტური მენეჯმენტის შესასწავლად. ტექნიკური სკოლები, კოლეჯები და უნივერსიტეტები, ონლაინ ტრენინგები და საცნობარო წიგნები უამრავ ადგილობრივ წიგნის მაღაზიაში ან უნივერსიტეტის წიგნის მაღაზია, რომელსაც შეუძლია დაეხმაროს ჩანაწერების მართვის ეფექტური და პატივსაცემი სისტემის განვითარებაში კანონი. ასევე ყოველთვის შეამოწმეთ ადგილობრივი, სახელმწიფო და ფედერალური წესები.