Projekto grafiką ir taikymo srities apibrėžimą sudaro keli etapai. Pirmiausia jie turi apibrėžti veiklas (Projektų valdymo institutas, 2008). Šis veiklos apibrėžimas turi būti kuo konkretesnis, kad būtų pasiektas didelis tikslumas visuose kituose planuose, pavyzdžiui, įvertinant išlaidas. Kaip minėta anksčiau, šis veiklos sąrašas yra sudarytas iš WSB, kuris atitinka bendresnius darbo paketus. Kiekviename WSB darbo pakete turi būti kuo išsamiau apibrėžta ir išskaidyta veikla, kuri palengvins visų komandos narių kontrolę ir supratimą. Veiklos apibrėžimo rezultatas yra sąrašas, kuriame visos išvardytos nuosekliai aprašomos projekto veiklos, joms priskiriamas unikalus kodas, detali loginė seka, ir kt.
Skelbimai
Apibrėžus projekto veiklas, jos ir turi būti seka, o tai reiškia kiekvieno jų loginės tvarkos nustatymą. Kiekviena veikla turi pirmtaką ir tęsinį. Yra ir kitų, kuriuos galima atlikti lygiagrečiai. Šiame projekto etape yra programinė įranga, kuri palengvina šią analizę, pvz., „Microsoft Project“.
Veiklų sekų klasifikavimas pagal PMBOK (Projektų valdymo institutas, 2008) yra toks:
Skelbimai
Pabaiga iki pradžios (FI): Veiklos pradžia aiškiai priklauso nuo ankstesnės veiklos pabaigos.
Nuo galo iki pabaigos (FF): Veiklos užbaigimas griežtai priklauso nuo ankstesnės veiklos užbaigimo.
Skelbimai
Pradėti pradėti (II): Veiklos pradžia priklauso nuo ankstesnės veiklos pradžios.
Pradžia iki pabaigos (IF): Pirmtakės veiklos užbaigimas priklauso nuo pirmtako veiklos užbaigimo.
Skelbimai
Taip pat yra priklausomybių kategorijų. Kai kurios veiklos yra labai priklausomos viena nuo kitos, o kitos gali pradėti lygiagrečiai be jokių problemų.
Pasibaigus veiklai, paskirstyti išteklius kiekvienam iš jų, tiek materialiam, tiek žmogiškam. Šiame etape svarbu paskirti už kiekvieną veiklą ar veiklos grupę atsakingą asmenį (Heerkens, 2002), nes atsakingi asmenys bus daugiau rimtesni ir labiau įsipareigoję. Priemonė, naudojama valdant atsakingų asmenų paskyrimą, yra vadinamoji MAR (atsakomybės priskyrimo matrica) kurį sudaro veiklų (eilučių) sąrašas ir vadovų ar atsakingo skyriaus pavardės (stulpeliai).
Skelbimai
Paskyrus išteklius, bus parengtas etapas nustatyti laiką kad reikės plėtoti veiklą panaudojant turimus išteklius. Pirmiausia rekomenduojama nustatyti laiką neribotais ištekliais (Heerkens, 2002), kad būtų galima apskaičiuoti, kas galėtų trumpiausias laikas, kurio prireiks veiklai, ir tada pritaikykite šią prognozę ištekliais turi.
Galiausiai tvarkaraštį su visais ankstesniais etapais gautais duomenimis. Grafikas bus labai naudingas nustatant kritinį projekto kelią, kuris paprastai tariant nustatys bendrą projekto trukmę. Šiame etape labai naudinga sukurti PERT tinklą arba nustatyti kritinį kelią naudojant „Microsoft Project“ programinę įrangą. Bet koks šio maršruto keitimas bus naudingas arba pakenks projektui, atsižvelgiant į numatomą laiką.
