Lietvedība Tā ir būtiska uzņēmumu, bezpeļņas organizāciju, valdības aģentūru, sociālo, medicīnas, tirdzniecības aģentūru, finanšu iestādes, skolas, universitātes un visa veida struktūras, kas ģenerē informāciju, kas jāuztur noteiktā laika periodā noteikts. Arī atsevišķām mājsaimniecībām ir jāpraktizē laba uzskaite. Lietvedība ir arī sistemātisks, organizēts, plānots un kontrolēts process, lai pārvaldītu vai uzraudzītu ierakstu dzīves ciklu. Ieraksts var būt materiāls papīra objekts vai digitālā vai elektroniskā formā. Uzskaiti var glabāt finanšu, medicīniskajos, informatīvajos, oficiālajos dokumentos, birojs, algas aprēķins, valdības veidlapas un e-pasts starp simtiem citu veidu ieraksti.
Dokumentu pārvaldība risina trīs ieraksta dzīves cikla fāzes: ieraksta izveidošana vai saņemšana; Ieraksta uzturēšana, droša glabāšana, izguve vai vispārēja izmantošana; Ieraksta nodrošināšana.
Sludinājumi
Šajā rakstā jūs atradīsit:
Ierakstu izveide
Ierakstu izveidošana vai saņemšana tas rada pieprasījumu pēc ierakstu pārvaldības. Neatkarīgi no tā, vai tas ir darba pieteikums, rēķins vai krājumu kontroles ziņojums, kad tas ir ieraksts ir izveidots, jābūt visām pārējām šī ieraksta operācijām vai pārvaldības funkcijām darbinieki. Viena no ierakstu pārvaldības procesa funkcijām ir noteikt ieraksta plūsmu pēc tā izveides vai saņemšanas. Kam ir jāredz ieraksts? Kur pazūd ieraksts pēc tam, kad visi ierakstu ir redzējuši vai rīkojušies (piemēram, konta maksājuma ieraksts)? Kurš ir atbildīgs par ieraksta drošas glabāšanas nodrošināšanu? Uz visiem šiem jautājumiem ir vajadzīgas labi paziņotas atbildes.
Reģistra uzturēšana
Lietvedība ietver operāciju veikšanu ieraksta glabāšanai. Kad jāņem vērā vairāki apsvērumi veikala ieraksti, ieskaitot iespēju, ka ieraksts ir pieejams izgūšanai tiem, kuriem ir jāatsaucas uz informāciju vai kuriem tai ir piekļuve. Otra puse, kas padara ierakstu pieejamu, apzīmē to, kurš nevar piekļūt ierakstam.
Sludinājumi
Kad ieraksts vairs nav krātuvē, labai ierakstu pārvaldībai ir svarīgi, lai būtu izveidota sistēma. vieta, lai noteiktu, kam ir ieraksts, kur ir ieraksts un kad viņi plāno atgriezt ieraksts. Pareiza ieraksta atgriešanas nodrošināšana ir arī svarīga ierakstu pārvaldības sistēmas sastāvdaļa.
Sludinājumi
Droša dokumentu glabāšana var ietvert katra ieraksta digitālo kopiju uzglabāšanu ārpus uzņēmuma citā birojā vai bankas seifā. Ieraksti jāuzglabā vēsā, sausā vietā, lai nesabojātu papīra vai elektroniskas kopijas. Arhivēšanas procesi ir daļa no ierakstu pārvaldības uzturēšanas fāzes. Noteikšana, kad ieraksts ir piemērots arhivēšanai, ir daļa no ierakstu pārvaldības. Šīs funkcijas sastāvdaļa ir arī žurnālu arhivēšanas vieta un žurnālu arhivēšanas ilgums. Dažus ierakstus, piemēram, vēsturiskos ierakstus, var glabāt visu mūžu un dažreiz ārpus uzņēmuma. Pilsētām, štatiem un pašvaldībām vēsturiskie ieraksti var būt jāuzglabā uz nenoteiktu laiku.
Ierakstu dzēšana
Dzēst ierakstus īstajā laika posmā ir kritiska. Lielākā daļa ierakstu jānoņem, sasmalcinot. Dzēšanas apsvērumi ietver noteikšanu, cik ilgi ieraksts ir jāglabā. Laika grafiks uzskaites veikšanai ir atkarīgs no ieraksta veida. Daži uzglabāšanas ieraksti ir diktēti ar valdības noteikumiem, piemēram, nodokļu ieraksti, dažas no bankām kredītu pārvaldībai un citas juridiskajām vadlīnijām, piemēram, iekļaušana.
Sludinājumi
Tas ietver arī to, kā rīkoties ar dokumentiem, piemēram, sasmalcinot vai pieņemot darbā uzņēmuma iekšienē Var būt noderīgi arī no ārēja uzņēmuma līdz sadrumstalotībai un apglabāšanas izsekošanas sistēmas izstrāde. Ierakstu uzskaitīšana pēc kategorijas, kur tie tika noņemti, kā tie tika noņemti un kur var būt noderīgi ierakstu ilgtermiņa pārvaldībai. Turklāt, ieviešot apstiprināšanas mehānismu ierakstu dzēšanai, var nodrošināt, ka visi, kam tas jāzina, zina pirms ierakstu iznīcināšanas.
Citi apsvērumi dokumentu pārvaldībā
Vairākas citas iespējas, kā pielāgoties dokumentu pārvaldības sistēmai, ietver ar dokumentu pārvaldību saistītās politikas un procedūru dokumentēšanu un paziņošanu, izstrādi un ieviest kontroles mehānismus un procedūras katram ierakstu pārvaldības posmam un uzturēt ierakstu pārvaldības sistēmas vienkāršas, viegli sazināmas un viegli lietojamas. pārvaldīt.
Sludinājumi
Resursi mācību dokumentu pārvaldībai
Ir pieejami simtiem resursu, lai apgūtu efektīvu ierakstu pārvaldību. Tehniskajā skolā, koledžā un universitātē, tiešsaistes apmācībā un uzziņu grāmatās ir daudz vietējā grāmatnīcā vai Universitātes grāmatnīca, kas var palīdzēt attīstīt efektīvu un cieņu respektējošu dokumentu pārvaldības sistēmu likums. Vienmēr pārbaudiet arī vietējos, štata un federālos noteikumus.
