De proefbalans is een boekhoudinstrument dat wordt gebruikt om het opstellen van financiële overzichten te vergemakkelijken. De naam betekent dat je het probeert als de totale afschrijvingen en totale afschrijvingen gelijk of in evenwicht zijn (let op de boekhoudkundige vergelijking Activa = Passiva + Eigen vermogen)
Als u een onevenwichtig proefsaldo heeft, weet u dat er ten minste één item op uw rekeningen niet klopt. De balans zou er niet helemaal vreemd uitzien, omdat de totale activa niet gelijk zouden zijn aan de passiva totalen en eigen vermogen, en iedereen zou weten dat er iets mis is (de naam van de balans heeft een verklaring) anders).
advertenties
Daarom is een evenwichtige proefschaal voor u een must voordat u verder gaat met het opstellen van uw jaarrekening. Het uitgebalanceerde proefsaldo geeft u echter geen enkele garantie dat uw rekeningen de juiste saldi weergeven. Mogelijk heeft u een fout gemaakt bij zowel uw debet- als uw creditnota en uw fout wordt niet weergegeven in uw proefsaldo.
advertenties
Deze tool is in feite een werkblad waarin de eindsaldi van alle grootboeken worden gecompileerd in debet- en creditkolommen. Het is de belangrijkste stap naar het opstellen van jaarrekeningen. Vanuit de proefbalans worden de tegoeden volgens de respectievelijke regels overgeboekt naar de balans en de winst- en verliesrekening.
Elk bedrijf stelt aan het einde van elke verslagperiode een proefbalans op. Het is opgesteld voor interne doeleinden om ervoor te zorgen dat de boekingen in het boekhoudsysteem van een bedrijf correct zijn.
advertenties
In dit artikel vind je:
Doel van deze tool
Het doel van een proefschaal is ervoor te zorgen dat alle invoer correct overeenkomt. Als de totalen van de proefbalans niet overeenkomen, kan dit het gevolg zijn van een discrepantie of een boekhoudkundige fout. Dit zou een onaangepaste schaal zijn.
Voordat fouten kunnen worden geïdentificeerd en gecorrigeerd, wordt een tijdelijke tussenrekening aangemaakt om de proefsaldo-totalen tijdelijk te evenaren.
advertenties
Zodra fouten zijn gevonden, worden de correctieboekingen geregistreerd op de proefbalans. Zodra dit is gebeurd, wordt het beschouwd als een aangepaste proefbalans.
Door regelmatig een proefweegschaal te maken, kan een bedrijf fouten in zijn boeken opsporen. Met boekhoudsoftware hoeven ondernemers niet tot het einde van het jaar te wachten om een proefbalans uit te voeren en hun financiële informatie te evalueren.
advertenties
Opbouw van de proefbalans
Proefbalansen worden in een specifieke volgorde vermeld om te helpen bij het opstellen van financiële overzichten. De rekeningen worden in de volgende volgorde weergegeven:
- Goederen
- passief
- Kapitaal
- Inkomen
- kosten
Bovendien moeten activa en passiva worden gerangschikt in volgorde van liquiditeit, wat verwijst naar hoe snel een actief kan worden omgezet in contanten om verplichtingen te betalen. De meest liquide activa worden als eerste vermeld. Dit omvat contanten en kortlopende debiteuren.
Hoe het klaar te maken?
Er zijn twee hoofdmethoden om de proefbalans op te stellen.
Totale methode:
De debetzijde en de creditzijde van de grootboekrekeningen worden opgeteld. Het totaal aan de debetzijde wordt in de debetkolom geplaatst en het totaal aan de creditzijde in de creditkolom van de proefbalans. Het totaal van de debetkolom en de creditkolom moet gelijk zijn.
Evenwichtsmethode:
Bij de saldomethode worden alleen de saldi van alle grootboekrekeningen in de proefbalans getoond.
Om de proefbalans op te stellen, volstaat het:
- Maak een lijst van de accounttitels in willekeurige volgorde (dit kan (a) alfabetisch zijn, (b) afhankelijk van de classificatie, eerst als activa, dan passiva, dan eigen vermogen, baten en lasten, of (c) bijna alle bestellen).
- Geef vervolgens twee kolommen voor het bedrag van elke rekening. Links voor afschrijvingen en rechten voor tegoeden. U kunt voor elke rekening de totale afschrijvingen en totale tegoeden invoeren, zodat elke rekening een debetbedrag en een creditbedrag toont. Dit type wordt een totalen-proefbalans genoemd.
- Als alternatief kunt u eenvoudig het eindsaldo voor elke rekening typen, zodat elke rekening alleen een bedrag toont dat in de debet- of creditkolom staat. Dit heet een proefbalans. De tweede is de meest voorkomende soort.
- Dan tel je gewoon alle afschrijvingen op, dan alle tegoeden. Als uw totale afschrijvingen gelijk zijn aan uw totale tegoeden, heeft u een uitgebalanceerd proefsaldo.
Niet-detecteerbare fouten
Een proefschaal kan de wiskundige onnauwkeurigheid van het grootboek volgen. Zoals we eerder hebben besproken, zijn er echter een aantal fouten die in dit rapport niet kunnen worden opgespoord en die mogelijk per vergissing zijn begaan.
Een van de meest voorkomende niet-detecteerbare fouten zijn:
- Skip error: de transactie is niet ingevoerd in het systeem.
- Oorspronkelijke invoerfout: Transactie met dubbele invoer bevat aan beide zijden onjuiste bedragen.
- Terugboekfout: Wanneer een dubbele boeking is ingevoerd met de juiste bedragen, maar de te debiteren rekening wordt gecrediteerd en de te crediteren rekening wordt gedebiteerd.
- Principefout: De ingevoerde transactie is in strijd met de fundamentele principes van boekhouding. Het ingevoerde bedrag was bijvoorbeeld correct en de juiste zijde werd gekozen, maar het rekeningtype was onjuist (bijvoorbeeld onkostenrekening in plaats van aansprakelijkheidsrekening).
- Commissiefout: het transactiebedrag is correct, maar de gedebiteerde of gecrediteerde rekening is onjuist. Het is vergelijkbaar met de hierboven beschreven principefout, maar de commissiefout is meestal het resultaat van de toezicht, terwijl de principiële fout een gevolg is van het gebrek aan kennis van de principes accountants.
Vroeger deden veteranen alle financiële saldi handmatig. Ze moesten uitzoeken wat de trucs waren om de bugs te vinden. Tegenwoordig is er echter boekhoudsoftware die alles voor u zal doen.
