Interne controle speelt een essentiële rol in het succes van alle bedrijven. Veel ondernemers hebben echter geen duidelijk begrip van wat het is of waarom het belangrijk is.
Uniek is de interne controlestructuur van een onderneming. Interne controles ze moeten effectief en efficiënt zijn voor de specifieke organisatie. De interne controlestructuur van een bedrijf zal bijvoorbeeld niet per se geschikt zijn voor een klein, door de eigenaar beheerd bedrijf.
advertenties
Het is essentieel dat het managementteam van een bedrijf zorgvuldig een interne controlestructuur ontwerpt die risico's voor de organisatie aanpakt zonder deze te verzwaren met onnodige kosten en inspanningen.
advertenties
Interne controle is relevant voor iedereen op de werkvloer. Vertegenwoordigt de morele verantwoordelijkheid om het beleid en de procedures van een organisatie te begrijpen en na te leven.
In dit artikel vind je:
Belangrijkste doelstellingen van een interne controle
Het primaire doel van een interne controle is: een organisatie helpen beschermen en haar doelen bevorderen. Interne controles werken om risico's te minimaliseren en activa te beschermen, nauwkeurigheid van records, de operationele efficiëntie bevorderen en naleving van beleid, regels, voorschriften en wetten.
advertenties
Deze bieden een redelijke zekerheid over het bereiken van doelstellingen met betrekking tot:
- Effectiviteit en efficiëntie van operaties.
- Betrouwbaarheid van financiële informatie.
- Beveiliging van activa.
- Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
winst
- Opzetten van processen: Bedrijfseigenaren ontwikkelen gestandaardiseerde processen en procedures die hun personeel moet begrijpen en volgen. Zij informeren hun medewerkers over gewenste operaties en verwachten van hun medewerkers dat zij hen ondersteunen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken. Gedocumenteerde vastgelegde procedures brengen samenhang en orde in een bedrijf omdat iedereen precies weet wat er van hem wordt verwacht.
- Functiescheiding: Goed ontworpen interne controles kunnen ervoor zorgen dat een organisatie een adequate scheiding van taken heeft door te voorzien in een systeem van checks and balances. De werknemer die cheques inlegt, mag bijvoorbeeld niet dezelfde werknemer zijn die de bankafschriften op elkaar afstemt. Een goede functiescheiding kan ook helpen om fraude of diefstal te verminderen.
- Verminder fraude en diefstal: Effectieve interne controles kunnen fraude en diefstal verminderen en waarschijnlijk voorkomen. Interne controles kunnen goedkeuring van nieuwe leveranciers en werknemers omvatten, evenals het onderhouden van waardevolle voorraden en het controleren van voorraden op beveiligde locaties.
- Opstellen van nauwkeurige en tijdige financiële overzichten: Interne controles kunnen werknemers helpen transacties vast te leggen en vast te leggen in de boekhouding en uiteindelijk nauwkeurige en tijdige financiële overzichten te produceren. Nauwkeurige en tijdige financiële overzichten zijn van cruciaal belang voor interne en externe belanghebbenden en zullen het management helpen om effectieve beslissingen te nemen en plannen te maken voor de toekomst.
- Verminder fouten: Fouten in de boekhouding van een bedrijf kunnen de relaties met klanten, leveranciers en werknemers schaden en uiteindelijk leiden tot inkomstenderving. Goed ontworpen interne controles moeten uw bedrijf helpen fouten te voorkomen of te identificeren. Automatisering van processen en controles en passende beoordelingsniveaus kunnen voorkomen dat fouten het boekhoudsysteem binnendringen die de reputatie van een bedrijf kunnen schaden.
Stappen om een succesvolle interne controle binnen het bedrijf uit te voeren
1.- Zorg ervoor dat de functies gescheiden zijn
advertenties
Scheiding van taken is een fundamentele, essentiële interne controle en een van de moeilijkst te realiseren. Op het meest basale niveau betekent dit dat geen enkel individu controle mag hebben over twee of meer fasen van een transactie of operatie.
Het wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat medewerkers fouten of onregelmatigheden in de normale bedrijfsvoering tijdig vermijden of ontdekken.
advertenties
2.- Ontwikkel adequate fysieke controle van activa
Er moeten controles zijn om kwetsbare activa te beveiligen en te beschermen. Voorbeelden hiervan zijn beveiliging voor beperkte toegang tot activa zoals contant geld, inventaris en apparatuur die kwetsbaar kan zijn voor het risico van verlies of ongeoorloofd gebruik. Deze activa moeten periodiek worden geteld en vergeleken met de controleregistraties.
3.- Identificeer de risico's in uw kantoor
Om risico's goed te beheersen, moet u ze eerst in kaart brengen. Nadat de risico's zijn geïdentificeerd, moeten ze worden geanalyseerd op hun mogelijke effect. Risicoanalyse omvat over het algemeen het inschatten van de omvang van het risico, het beoordelen van de waarschijnlijkheid dat het zich voordoet, en het beslissen hoe het risico moet worden beheerd en welke acties moeten worden ondernomen.
4.- Corrigeer fouten onmiddellijk
Zelfs goed ontworpen interne controles kunnen falen. Werknemers interpreteren instructies soms verkeerd of maken gewoon fouten. Fouten die in elke fase van een proces worden ontdekt, moeten echter onmiddellijk corrigerende maatregelen krijgen en worden gerapporteerd aan het juiste managementniveau.
5.- Ontwikkel schriftelijk beleid en procedures
Een organisatie moet haar eigen uitgebreide procedurehandleiding ontwikkelen voor haar interne zakelijke en financiële processen. Schriftelijke procedures hebben verschillende functies. Ze stellen alle medewerkers schriftelijk op de hoogte van de verwachtingen en praktijken van het bureau.
6.- Maak regelmatig afstemmingen
Afstemmingen zijn vaak een onderschatte interne beheersing. Wanneer ze correct en routinematig worden uitgevoerd, bieden ze krachtige controle om fouten tijdig te identificeren en te corrigeren
7.- Processen / transacties beoordelen en goedkeuren
Wanneer een belangrijk proces of transactie binnen een bedrijf plaatsvindt, moet er altijd een ander niveau van beoordeling en goedkeuring zijn door een persoon die onafhankelijk is van het proces. De reviewer moet de ervaring en kennis hebben om fouten en omissies te kunnen identificeren.
8.- Zorg voor voldoende ondersteunende documentatie
Programma-auditors en supervisors gaan er vaak van uit dat "als het niet is gedocumenteerd, het ook niet is gebeurd". Adequate ondersteuning De documentatie levert het solide bewijs om adequaat te verifiëren dat de juiste processen en controles worden toegepast.
9.- Zorg voor voldoende training aan het personeel
Medewerkers moeten goed zijn opgeleid en bevoegd zijn om hun taken uit te voeren. Het is belangrijk om te onthouden dat training moet worden beschouwd als een continu proces en dat de trainingsbehoeften van de Personeel moet periodiek worden geëvalueerd om rekening te houden met veranderingen in bedrijfsprocessen, technologie, nieuwe wetten en voorschriften, enz.
10.- Voer een zelfevaluatie uit van uw interne controle
Het uitvoeren van een zelfevaluatie van uw interne beheersing kan helpen bij het identificeren van mogelijke tekortkomingen voordat zich problemen voordoen en zal leiden tot de implementatie van effectievere controles. Deze zelfbeoordeling kan vaak worden gedaan door een 'Walkthrough' te doen, wat eenvoudigweg het traceren van een transactie is door middel van bedrijfsgegevens en -procedures.
