▷ Omfanget av et prosjekt; Definisjon og hvordan du gjør det

Omfanget av et prosjekt fastslår hva som må adresseres for å oppnå resultatet. slutten av det, etablere grensene for prosjektet, dets mål, mål, leveranser og krav; derfor er omfanget grunnleggende, siden det gir en klar veiledning for utførelse og kontroll av samme.

Han omfanget av et prosjekt vil alltid være en grunnleggende del i ledelse av ethvert prosjekt, siden det lar deg ta opp alle de nødvendige aspektene for å oppnå suksess.

Vel, det er i omfanget hvor fastslår klart og enkelt hvordan prosjektet skal gripes frem og hva vil de være dens mål, leveranser, krav og grenser; På denne måten kan avvik og risiko i gjennomføringen av prosjektet forebygges, og budsjettplanlegging legges til rette.

Derimot, Hvordan omfange et prosjekt enkelt og uten komplikasjoner?, Her vil vi fortelle deg hvordan, men la oss først definere konseptet.

Hva er omfanget av et prosjekt?

Omfanget av et prosjekt

Godt prosjektomfang må være tydelig, presis og detaljert nok nok til å bli forstått av alle interessenter i prosjektet. Du må etablere hva som skal oppnås, hvordan suksess skal måles, hva som skal leveres, hvem som er involvert, hva som ikke er inkludert, og eventuelle relevante begrensninger eller informasjon.

Det er viktig å merke seg at omfanget av prosjektet kan være dynamisk og må kanskje gjennomgås og justeres etter hvert som prosjektet skrider frem og nye omstendigheter eller informasjon presenteres.

For Project Management Institute, (2008) sier det "Scoping er prosessen med å utvikle et detaljert prosjekt og produktbeskrivelse. (s. 119)

I utgangspunktet definerer omfanget av et prosjekt hva som må adresseres for å oppnå det endelige resultatet av prosjektet.

Hvordan avgrense et prosjekt?

Omfang av et prosjekt er en viktig del av prosjektplanlegging, da det gir deg klare veiledninger for prosjektgjennomføring og kontroll.

Her er noen trinn du kan ta for å bygge et prosjekt:

1. Identifiser prosjektmål: Det første du bør gjøre er å forstå hva du håper å oppnå med prosjektet. Hva er problemet du prøver å løse?Hvilken suksess ville det se ut? Å ha en klar forståelse av målene vil hjelpe deg med å definere omfanget av prosjektet.
2. Definer prosjektleveransene: Leveranser er de spesifikke resultatene som vil bli produsert som et resultat av prosjektet. Dette kan være produkter, rapporter, tjenester osv. Å tydelig definere leveransene vil bidra til å sette forventninger og gi en følelse av retning for prosjektet.
3. Identifiser prosjektkrav: Krav er behovene eller betingelsene som må oppfylles for at prosjektet skal lykkes. Dette kan blant annet være tekniske, ressurs-, personell-, tidskrav.
4. Angi begrensninger og ekskluderinger: Ikke alt kan inkluderes i et prosjekt. Det er viktig å identifisere prosjektbegrensninger (for eksempel tid, budsjett, ressursbegrensninger) og tydelig angi hva som er "Ute av rekkevidde", det vil si hva som ikke vil bli tatt opp eller levert av prosjektet.
5. Opprett et prosjektomfangsdokument: EN "prosjektomfangsdokument" det er et formelt dokument som beskriver alle de ovennevnte aspektene og brukes som et verktøy for å styre forventninger og veilede prosjektgjennomføring. Dette dokumentet må godkjennes av alle interesserte før arbeidet med prosjektet starter.
6. Gjennomgå og avgrens prosjektomfang: Etter hvert som prosjektet skrider frem, kan du oppdage at noen av dine første antakelser var feil, eller ny informasjon eller utfordringer dukker opp. I disse tilfellene er det viktig å gjennomgå og eventuelt justere omfanget av prosjektet. Eventuelle endringer i prosjektets omfang skal dokumenteres og godkjennes av alle interessenter.

Husk at et godt prosjektomfang er klart, presist og detaljert nok til å bli forstått av alle som er involvert i prosjektet; et veldefinert omfang kan være forskjellen mellom et prosjekt som går jevnt og et som går av sporet.

Prosjektomfangsstyring

 Omfanget av et prosjekt slutter ikke med dets skriving,krever ledelse bestående av en serie av prosedyrer som sikrer at et prosjekt holder den opprinnelige arbeidsplanen og fullføre vellykket.

Omfangsendringer skjer ofte på prosjekter, og hvis de ikke administreres effektivt, kan de resultere i et prosjekt som går utover den opprinnelige tidsfristen, går over budsjett eller ikke oppfyller målene avtalt.

Her er de viktigste trinnene for å oppnå god styring av prosjektomfang:

1. Omfangsplanlegging: Det innebærer å lage en omfangsstyringsplan som dokumenterer hvordan omfanget av prosjektet vil bli definert, validert og kontrollert.
2. Definisjon av omfang: Dette er prosessen med å utvikle en detaljert beskrivelse av prosjektet og forventet produkt, tjeneste eller resultat.
3. Opprette en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS/WBS): En WBS er et verktøy som bryter ned prosjektomfanget i håndterbare komponenter; hjelper team med å forstå prosjektleveranser og de spesifikke oppgavene de trenger for å fullføre dem.
4. Omfangsbekreftelse: Det er prosessen med formell aksept av de fullførte prosjektleveransene av de interesserte partene. I hovedsak handler det om å sikre at leveransene oppfyller de definerte akseptkriteriene.
5. Omfangskontroll: Det refererer til styring av endringer i prosjektets omfang; dette innebærer å overvåke status for prosjektet og produktet og justere eventuelle endringer som kan påvirke omfanget. Eventuelle endringer i omfanget skal dokumenteres og godkjennes før de gjennomføres.

For Project Management Institute, (2008), «Prosjektomfangsstyring inkluderer prosessene som er nødvendige for å sikre at prosjektet inkluderer alt arbeidet som kreves og kun arbeidet for å fullføre prosjektet vellykket. Å administrere omfanget av prosjektet fokuserer først og fremst på å definere og kontrollere hva som er inkludert og hva som ikke er inkludert i prosjektet." (s. 104)

Vel, god scope management kan bidra til å unngå "omfangskryp" (den ukontrollerte veksten av prosjektets omfang utover dets opprinnelige grenser), noe som kan føre til forsinkelser, ekstra kostnader og konflikter mellom interessenter. Scope management er en kritisk komponent for vellykket prosjektledelse. og krever effektiv kommunikasjon og detaljert dokumentasjon.

Bibliografiske referanser

• Project Management Institute (2013). Guide to the Fundamentals of Project Management (PMBOK I ® Guide) – Femte utgave.