Registeradministrasjon Det er en viktig funksjon av selskaper, ideelle organisasjoner, offentlige etater, sosiale, medisinske, kommersielle byråer, finansinstitusjoner, skoler, universiteter og alle slags enheter som genererer informasjon som må opprettholdes over en periode bestemt. Enkelte husholdninger må også øve på god journalføring. Posthåndtering er også en systematisk, organisert, planlagt og kontrollert prosess for å administrere eller overvåke livssyklusen til poster. En post kan være et håndgripelig papirobjekt, eller det kan være i digital eller elektronisk form. Postene kan oppbevares i økonomiske, medisinske, informasjonsmessige, formelle dokumenter, dokumenter av kontor, lønn, myndighetsskjemaer og e-postmeldinger blant hundrevis av andre typer poster.
Postadministrasjon adresserer de tre fasene i postens livssyklus: Opprettelse eller mottakelse av en post; Vedlikehold, sikker lagring, henting eller generell bruk av en post; Tilveiebringelse av en post.
Annonser
I denne artikkelen finner du:
Opprettelse av poster
Opprettelse eller mottak av poster det er det som skaper etterspørsel etter posteradministrasjon. Enten det er en jobbsøknad, en faktura eller en lagerstyringsrapport, når posten er opprettet, må alle andre operasjoner eller administrasjonsfunksjoner for den posten være ansatte. En funksjon av postadministrasjonsprosessen er å bestemme flyten til posten etter at den er opprettet eller mottatt. Hvem må se posten? Hvor går posten etter at alle har sett eller handlet posten (som en oversikt over en betaling på kontoen)? Hvem er ansvarlig for å sikre sikker lagring av posten? Alle disse spørsmålene trenger godt kommuniserte svar.
Registerregulering
Registrering fører til å utføre operasjoner for å lagre posten. En rekke hensyn må tas i betraktning når lagre poster, inkludert muligheten for at posten er tilgjengelig for henting av de som trenger å henvise til informasjonen eller har tilgang til den. Den andre siden av å gjøre posten tilgjengelig er å angi hvem som ikke har tilgang til posten.
Annonser
Når posten er tom for lagring, er det viktig for god postadministrasjon å ha et system på plass. sted for å bestemme hvem som har posten, hvor de har posten, og når de har tenkt å returnere ta opp. Å sikre korrekt retur av posten er også en viktig del av posthåndteringssystemet.
Annonser
Sikker lagring av poster kan omfatte lagring av digitale kopier av hver plate utenfor stedet på et annet kontor eller i en bankboks i banken. Postene skal lagres på et kjølig, tørt sted for å unngå skade på papir eller elektroniske kopier. Arkiveringsprosesser er en del av vedlikeholdsfasen for postadministrasjon. Å bestemme når en post er kvalifisert for arkivering, er en del av postadministrasjonen. Det er også en del av denne funksjonen å velge hvor loggene skal arkiveres og hvor lenge loggene skal arkiveres. Noen poster som historiske poster kan oppbevares for livet og noen ganger utover selskapet. For byer, stater og kommuner kan det hende at historiske poster må lagres på ubestemt tid.
Sletting av poster
Slett poster i riktig tidsramme er kritisk. Fjerning av de fleste poster må fullføres ved makulering. Hensynet til sletting inkluderer å bestemme hvor lenge posten skal lagres. Tidsrammen for journalføring avhenger av postens art. Noen lagringsposter er diktert av myndighetsreguleringer, for eksempel skatteregister, noen av bankene for lånestyring og andre for juridiske retningslinjer, for eksempel papirer fra innlemmelse.
Annonser
Det inkluderer også å bestemme hvordan poster blir kastet, for eksempel ved makulering eller ansettelse innen firmaet Fra et eksternt selskap til fragmentering og utvikling av et sporingssystem for avhending kan også være nyttig. Oppføring av poster etter kategori hvor de ble fjernet, hvordan de ble fjernet, og hvor det kan være gunstig for langsiktig journaladministrasjon. I tillegg kan implementering av en godkjenningsmekanisme for sletting av poster bidra til at alle som trenger å vite, vet før poster blir ødelagt.
Andre hensyn til rekordhåndtering
Flere andre alternativer for å tilpasse seg til et registerhåndteringssystem inkluderer å dokumentere og kommunisere politikk og prosedyrer knyttet til journaladministrasjon, utvikling og implementere kontrollmekanismer og prosedyrer for hver fase av registeradministrasjon og holde registeradministrasjonssystemer enkle og enkle å kommunisere og enkle å bruke. få til.
Annonser
Ressurser for å administrere læringsjournaler
Det er hundrevis av ressurser tilgjengelig for å lære effektiv posthåndtering. Tekniske skoler, høyskoler og universiteter, nettopplæring og oppslagsverk er florerer i den lokale bokhandelen eller universitets bokhandel som kan bistå med utviklingen av et effektivt og respektfullt registerhåndteringssystem for loven. Sjekk også alltid lokale, statlige og føderale forskrifter.
