Administratorem jest osoba fizyczna, której funkcją jest kierowanie, kontrola, organizacja i planowanie w organizacji, zarówno prywatne, jak i publiczne lub w firmie. Kierują wykorzystaniem zasobów finansowych, fizycznych, technologicznych i ludzkich, szukając rozwiązań wszelkiego rodzaju problemów administracyjnych.
Jeśli chodzi o prowadzenie firmy, od razu myślimy o szeregu działań, które należy wykonać, aby firma mogła prosperować w sposób zrównoważony w perspektywie długoterminowej. Ale czy w praktyce tak jest naprawdę? Jakie będą funkcje administratora? Co musisz zrobić, aby firma tworzyła wartość dla klientów i właścicieli, oprócz spełniania wymagań społeczeństwa?
Reklamy
Aby ułatwić zrozumienie, czym są te funkcje, istnieje model o nazwie PODC.
- P: plan
- O: organizacja
- D: adres
- C: kontrola
Ważna jest również kolejność tych funkcji, która determinuje cykl, który zawsze tworzy się w celu koordynacji działań w organizacji. Dla tych, którzy chcą dowiedzieć się więcej o tym, jak powstał ten model i co reprezentuje każda z tych funkcji, przedstawimy teraz wszystkie szczegóły.
Reklamy
W tym artykule znajdziesz:
Kim jest administrator?
W praktyce, niezależnie od naszego wykształcenia czy roli, wszyscy w pewnym momencie „Administratorzy”, czy to w zarządzaniu naszą firmą, jako pracownicy organizacji, czy w zarządzaniu życie osobiste.
Reklamy
Kierują wykorzystaniem zasobów finansowych, fizycznych, technologicznych i ludzkich, szukając rozwiązań wszelkiego rodzaju problemów administracyjnych. Tworzy metody, planuje działania, porządkuje funkcjonowanie różnych sektorów organizacji, kalkuluje wydatki i ceni doskonały przepływ informacji i wytycznych.
W świecie biznesu administrator biznesowy jest profesjonalistą odpowiedzialnym za podejmowanie decyzji i prowadzenie strategii korporacyjnych.
Reklamy
Obejmuje planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie działań w najróżniejszych obszarach biznesowych, w tym zarządzanie zasobami finansowymi, technologicznymi, ludzkimi i materialnymi.
Źródło
Łatwo zauważyć, że te funkcje administratora w modelu PODC doskonale wpisują się w to, co robi się w codziennej pracy tych profesjonalistów.
Reklamy
Ale jak powstała ta definicja funkcji? Henri Fayol był pierwszą osobą, która zidentyfikowała elementy lub funkcje administratora. Wszystko zaczęło się od jego klasycznej książki, wydanej w 1916 roku, Administracja Industrielle et Generale (Administracja przemysłowa i ogólna).
Fayol był dyrektorem zarządzającym dużej francuskiej firmy wydobywczej węgla. Swoją książkę oparł na swoich doświadczeniach jako praktyk zarządzania w tej firmie. W tym czasie zdefiniował pięć funkcji zarządczych, które stały się znane jako POC3 lub nawet POCCC. Byli:
- Planowanie
- Organizacja
- Komenda
- Koordynacja
- Kontrola
Twierdził, że te funkcje są uniwersalne: wszyscy menedżerowie wykonują je w trakcie swojej pracy na dowolnym rynku. Jednak wraz z upływem czasu i pojawieniem się nowych technologii nowi autorzy zaktualizowali pojęcie funkcji administratora. Z 5 do zaledwie 4. Zrozumiano bowiem, że funkcje koordynacyjne i dowodzenia mogą być reprezentowane w rzeczywistości tylko przez jeden aspekt, jakim jest zarządzanie.
Przejdźmy teraz do szczegółów PODC.
Główne role i obowiązki administratora
1. Planowanie
Planowanie w zakresie funkcjonowania firmy obejmuje działania takie jak:
- Prognoza przyszłych warunków
- Definicja nowych celów
- Stworzenie metodologii do osiągnięcia tych celów
Oznacza to, że ktoś na stanowisku menedżera musi być dobry w podejmowaniu decyzji. A w praktyce planowanie jest procesem wieloetapowym. Planiści muszą zacząć od poznania sytuacji swojej firmy, zwłaszcza tych najbardziej krytycznych, przed którymi stoi organizacja.
Podczas swoich studiów Fayol zauważyła również, że skuteczne planowanie musi uwzględniać nieoczekiwane zdarzenia, które mogą się pojawić, a nie tylko trzymać się sztywnych i nieelastycznych planów. W praktyce istnieją różne rodzaje planowania, którymi mogą być:
- Planowanie strategiczne
- Planowanie taktyczne
- Operacyjne planowanie
2. Organizacja
Punkt ciężkości funkcji organizowania można wymienić w kluczowych punktach, takich jak:
- Strukturyzacja działań
- Orientacja na relacje w firmie
- Rekrutacja
- Ewaluacja i budowanie zespołu
Organizacja to rola administracji, która wiąże się z rozwojem struktury organizacyjnej i alokacją zasobów aby zapewnić osiągnięcie celów. Ta struktura organizacyjna jest zwykle reprezentowana przez schemat organizacyjny.
Zapewnia to graficzny widok łańcucha działań w firmie. Dlatego decyzje dotyczące struktury organizacji są często nazywane organizacyjnymi decyzjami projektowymi.
3. Kierunek
Stwórz standard i kierunek dla wszystkich działań firmy. Jest to jedna z głównych funkcji administratora, będąca niezbędnym składnikiem wszystkich pozostałych. Przywódca może mieć takie samo poczucie przywództwa. Z tym, lider pomaga innym członkom firmy osiągnąć ich cele.
Ma szerszą wizję i dlatego może koordynować wysiłki, aby wszyscy pracowali razem, z tą samą północą. Ale dodatkowo skuteczne przywództwo wymaga od menedżera motywowania pracowników i skutecznej komunikacji. Jeśli ten kierunek zostanie wykonany prawidłowo, wszyscy będą podekscytowani osiągnięciem wszystkich celów.
4. Kontrola
Wśród funkcji administratora, kontrola odgrywa podstawową rolę: sprawić, by wszystko działo się zgodnie z określonymi parametrami i zasadami. Celem kontroli jest właśnie zidentyfikować odchylenia kierunku, już myśląc o planach zmiany tego scenariusza w razie potrzeby. Dlatego możemy również powiedzieć, że kontrola składa się z trzech kroków:
- Ustanowienie standardów wydajności
- Porównanie rzeczywistej wydajności ze standardami
- Podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby
Monitorowanie wydajności było kiedyś wyrażane w kategoriach pieniężnych, takich jak przychód, koszt lub zysk. Ale dziś można to również wyrazić w innych terminach, na przykład na poziomie obsługi klienta i satysfakcji konsumenta. Aby to zrobić, musisz stworzyć serię wskaźników wydajności.
Ale uwaga: tej funkcji nie należy mylić z kontrolą w behawioralnym lub manipulacyjnym sensie osobowości lub emocji. Odnosi się raczej do roli podejmowania niezbędnych działań, aby działania związane z pracą były spójne i przyczyniały się do osiągnięcia celów.
