Processo Administrativo: suas 4 etapas, fases e características

Você conhece as etapas do processo administrativo? O Planejamento, Organização, Direção e Controle (P.O.D.C.) dos processos da empresa são essenciais para o alcance dos objetivos corporativos. Reveja os detalhes de cada um desses estágios neste artigo.

O processo administrativo é uma interação conectada dos processos de planejamento, organização, direção Y ao controle, estabelecido para alcançar o uso de recursos humanos, técnicos, materiais e quaisquer outros recursos que a organização tem para desempenhar com eficácia.

Este conjunto de atividades é regido por certas regras ou políticas de negócios cujo objetivo é reforçar a eficiência na utilização desses recursos.

É aplicado em organizações para atingir seus objetivos e satisfazer suas necessidades lucrativas e sociais. O trabalho dos administradores e gestores a este respeito é importante, diz-se que o seu desempenho é medido de acordo com o cumprimento do processo administrativo.

As funções do processo administrativo são as mesmas funções das diferentes etapas (planejamento, organização, direção e controle), mas eles diferem deles porque são aplicados aos objetivos gerais do organização.

Etapas do processo administrativo

O processo administrativo é desenvolvido em diferentes etapas, conhecidas pelas siglas de planejamento, organização, direção e controle (P.O.D.C.)Estes são consistentes e se repetem para cada objetivo determinado pela organização ou empresa.

Esses estágios são geralmente agrupados em duas fases, que são:

Fase mecânica: Planejamento O que é para ser feito? Y Organização Como deve ser feito? Isso estabelece o que vai ser feito e tem uma estrutura para isso.

Fase dinâmica: Direção Como isso está sendo feito? Y Ao controle Como foi feito? É especificado como o organismo que foi estruturado anteriormente é gerenciado.

Atividades e funções do processo administrativo

1.- Planejamento

É o primeiro passo a dar, consiste em saber de antemão o que vai ser feito, o rumo a seguir, o que se quer alcançar, o que fazer para o conseguir, quem, quando e como vai fazer .

Para fazer isso, algumas etapas são seguidas, como:

• Investigação interna e ambiental (ferramentas como o 5 forças de Porter e ele Análise SWOT).
• Proposta de propósitos, estratégias e políticas e propósitos.
• Estabelecimento de ações a serem executadas a curto, médio e longo prazo.

Estudiosos do assunto afirmam que o planejamento engloba a definição de objetivos organizacionais, o desenvolvimento de uma estratégia geral para atingir essas metas e a realização de planos prioritários para coordenar todos Atividades.

Especificamente, esta função deve ser exercida pelo órgão de administração da empresa, que irá definir os objetivos e metas da empresa e os métodos que esta irá cumprir.

Objetivamente, é estabelecido um plano que contém as atividades futuras a serem realizadas, a serem implementadas com visualização prévia, levando em consideração cada característica detalhadamente.

As atividades de planejamento mais importantes são:

1. Predefinição de objetivos e metas a serem alcançados durante um determinado tempo.
2. Implementar uma estratégia com métodos e técnicas adequadas para realizar.
3. Antecipe e trama contra possíveis problemas futuros.
4. Esclareça, expanda e determine os objetivos.
5. Implementar condições de trabalho.
6. Selecione e indique as tarefas a serem realizadas para cumprir os objetivos.
7. Elabore um plano geral de realização enfatizando novas maneiras de fazer o trabalho.
8. Estabelecer políticas, métodos e procedimentos a partir de atuação.
9. Modifique os planos com base no resultado do ao controle.

2.- Organização

É o segundo passo a dar, constitui um conjunto de regras a serem respeitadas dentro da empresa por todos os que nela trabalham, a função principal nesta fase é a coordenação.

Depois da planejamento o próximo passo é distribuir e atribuir as diferentes atividades aos grupos de trabalho que compõem a empresa, permitindo o uso equitativo dos recursos para criar uma relação entre a equipe e o trabalho que deve corre.

Organizar é usar o trabalho em busca de objetivos para a empresa, inclui definir as tarefas a serem realizadas, quem vai realizá-las, onde tomar as decisões e a quem eles são responsáveis. Ou seja, a organização permite saber o que deve ser feito para atingir um objetivo planejado, dividindo e coordenando as atividades e disponibilizando os recursos necessários.

O trabalho aqui realizado está relacionado com o aptidões (físico e intelectual) de cada trabalhador ao mesmo tempo com os recursos que a empresa possui.

A principal intenção da organização é detalhar o objetivo atribuído a cada atividade para que o mínimo seja alcançado gastando e com o máximo grau de satisfação.

As atividades mais significativas da organização são:

1. Faça a seleção meticulosa e detalhada de cada trabalhador para os diferentes cargos.
2. Subdividir tarefas em unidades operacionais.
3. Escolha uma autoridade administrativa para cada setor.
4. Fornece materiais e recursos para cada setor.
5. Concentre as obrigações operacionais nos trabalhos por departamento.
6. Mantenha os requisitos do trabalho claramente estabelecidos.
7. Forneça instalações pessoais e outros recursos.
8. Ajuste a organização com base nos resultados do controle.

3.- Endereço

É o terceiro passo a dar, dentro dele se dá a execução dos planos, a comunicação, a motivação e a supervisão necessárias para atingir os objetivos da empresa.

Nesta fase, é necessária a presença de um gestor com capacidade para tomar decisões, instruir, ajudar e dirigir as diferentes áreas de trabalho.

Cada grupo de trabalho é regido por regras e medidas que buscam melhorar o seu funcionamento, a direção é o trânsito alcançar, por meio da influência interpessoal, que todos os trabalhadores contribuam para a realização do Objetivos.

A gestão pode ser exercida através de:

• O Liderança
• A motivação
• A comunicação.

As atividades mais significativas da gestão são:

1. Ofereça motivação aos funcionários.
2. Recompense os funcionários com salários de acordo com suas funções.
3. Considere as necessidades do trabalhador.
4. Manter uma boa comunicação entre os diferentes setores de trabalho.
5. Permitir a participação no processo de tomada de decisão.
6. Influencie os trabalhadores a fazerem o seu melhor.
7. Trem e desenvolver trabalhadores para usar todo o seu potencial físico e intelectual.
8. Atender às diferentes necessidades dos colaboradores, reconhecendo seu esforço no trabalho.
9. Ajustar os esforços de gestão e execução de acordo com os resultados do controle.

4.- Controle

É o último passo que deve ser dado, dentro deste a avaliação do desenvolvimento geral da uma empresa, esta última etapa tem por missão garantir que o caminho percorrido a aproxima do sucesso. É uma tarefa administrativa que deve ser realizada com profissionalismo e transparência.

O controle de atividades desenvolvido na empresa oferece uma análise dos altos e baixos do mesmo, então com base nos resultados fazer as diferentes modificações que são viáveis ​​de serem realizadas para corrigir fraquezas e pontos baixos percebido.

A principal função do controle é medir os resultados obtidos, compará-los com os resultados planejados para buscar a melhoria contínua.

Por esse motivo, trata-se de um esforço de acompanhamento voltado para a correção de eventuais desvios que possam ocorrer em relação aos objetivos propostos. Em seguida, contrasta o que foi planejado e o que foi realizado para desencadear as ações corretivas que mantêm o sistema orientado para os objetivos.

As atividades de controle mais importantes são:

1. Acompanhe, avalie e analise os resultados obtidos.
2. Compare os resultados com os padrões de desempenho.
3. Compare os resultados obtidos com os planos estabelecidos.
4. Defina e inicie ações corretivas.
5. Discuta meios eficazes para medir a operabilidade.
6. Comunique e participe com todos sobre os meios de medição.
7. Transfira informações detalhadas mostrando as variações e comparações feitas.
8. Sugira várias ações corretivas quando necessário.

Importância do processo administrativo

O importância do processo administrativo reside na antecipação de eventos futuros e no controle adequado dos recursos de forma ordenada.

É necessário que as regras, políticas e atividades de cada processo sejam aplicadas de forma eficaz e em em linha com os objetivos e metas da empresa, a fim de manter a eficiência do sistema e, portanto, a relação custo-eficácia e benefício econômico.

FAQ - Perguntas frequentes sobre o tópico

Convidamos você a revisar este conteúdo interessante:

• Exemplos de processo administrativo
• Administração de Recursos Humanos