Os diagramas são uma excelente ferramenta para representar graficamente informações de interesse, como a representação de processos e atividades por meio do diagrama de fluxo.
Desta forma pode simplificar processos complexos e sistematizado para a compreensão de um público receptor, independentemente do escopo de aplicação, e o setor empresarial não é exceção.
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para organizações, fluxogramas permitem mostrar como processos administrativos e produtiva de forma simples, para que tanto o pessoal interno quanto o externo da entidade possam entender como a organização funciona.
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Um processo indubitavelmente elementar dentro das organizações é o processo administrativo e suas quatro etapas, planejar, organizar, dirigir e controlar.
Para entender como esses diagramas podem ser úteis nas organizações, continue lendo este post da Fluxograma das 4 Etapas do Processo Administrativo.
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Para isso, abordaremos conceitos básicos, fluxogramas, o processo administrativo, sua utilidade e um exemplo gráfico.
Neste artigo você encontrará:
O que é um fluxograma?
o fluxograma, também conhecido como fluxograma de processo ou atividade, é uma representação gráfica que permite visualizar de forma simplificada a sequência de um processo através de etapas lógicas, representadas por símbolos.
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provérbios símbolos no fluxograma, possuem um significado definido, que permite estruturar o diagrama e compreender o processo como parte de um todo.
Por que os fluxogramas são úteis nas organizações?
Os fluxogramas são uma ferramenta visual que permite às organizações dar a conhecer como os seus processos devem funcionar corretamente produtivo ou administrativo, por meio da representação gráfica das principais atividades do processo.
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Desta forma você pode identificar e planejar atividades, priorizando aquelas que geram contribuição de valor, e reduzindo ou simplificando aquelas atividades desnecessárias, cuja contribuição não seja significativa; permitindo reduzir custos e melhorar a produtividade.
Além disso, os fluxogramas permitem que uma mensagem clara seja enviada massivamente para toda a equipe de trabalho, onde seus esforços devem ser direcionados para melhorar a eficiência nos processos.
Da mesma forma, graças à simplificação gráfica dos fluxogramas, a operação de seus processos Pode ser facilmente compreendido por pessoal externo da entidade, como clientes, investidores ou credores.
O que é o processo administrativo e quais são suas etapas?
O processo administrativo é a realização de um conjunto de etapas que ajudou a gerenciar uma organização com mais eficiência através do planejamento, organização, direção e controle.
O processo é visando atingir os objetivos da organização, aproveitando com eficiência os recursos da empresa, sejam humanos, tecnológicos, materiais, ou outros.
As quatro etapas do processo estão estruturadas em duas primeiras etapas mecânicas e duas etapas dinâmicas, são elas:
Planejamento:
Esta é a primeira etapa do processo, na qual objetivos e metas são definidos da empresa, os meios necessários para alcançá-los e o curso de ação a seguir; Esta etapa é essencial para direcionar os rumos da organização, reduzir a incerteza e garantir em grande parte o sucesso da entidade.
Organização:
No processo de organização é onde as atividades a serem realizadas e funções e responsabilidades são atribuídas a cada membro da equipe, de acordo com as atitudes e capacidades de cada indivíduo, a fim de aproveitar ao máximo seu potencial.
Endereço:
A partir desta fase, iniciar o processo de execução, onde os planos se transformam em ações, para isso é necessário direcionar a equipe para realizar as atividades, mantendo-os motivados e recompensando seu esforço, com um salário de acordo com seu trabalho.
Ao controle:
A fase de controle é uma fase que é realizado durante todo o processo, para fazer acompanhamento de resultados e estabelecer as medidas corretivas necessárias em caso de desvios no cumprimento dos objetivos planejados.
Fluxograma das 4 etapas do processo administrativo
O processo administrativo, como qualquer processo, pode ser representado graficamente em um fluxograma; Para isso, basta levar em consideração a simbologia necessários e as atividades essenciais do processo administrativo.
Para uma melhor compreensão, vejamos o exemplo a seguir. Fluxograma das 4 Etapas do Processo Administrativo.
Conforme mostrado no diagrama, um processo complexo pode ser representado de forma simples, identificando as atividades elementares em cada uma das etapas do processo gerenciado.
Basicamente, as atividades de cada uma das 4 etapas do processo administrativo no fluxograma devem representar as seguintes questões:
- Planejamento: O que vai ser feito e como?
- Organização:Quem o fará e com que recursos?
- Endereço:As atividades estão sendo realizadas, a equipe está motivada?
- Ao controle:O processo está sendo executado de acordo com o planejado, os resultados são os esperados?
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