Administratorul este un persoană fizică a cărei funcție este direcția, controlul, organizarea și planificarea într-o organizație atât private, cât și publice sau într-o companie. Ele ghidează utilizarea resurselor financiare, fizice, tehnologice și umane, căutând soluții pentru tot felul de probleme administrative.
Când vine vorba de conducerea unei afaceri, ne gândim imediat la o serie de activități care trebuie desfășurate pentru ca afacerea să prospere durabil pe termen lung. Dar, în practică, este chiar așa? Care vor fi funcțiile administratorului? Ce trebuie să faceți pentru ca o afacere să creeze valoare pentru clienți și proprietari, pe lângă satisfacerea cerințelor societății?
Reclame
Pentru a înțelege mai ușor care sunt aceste funcții, există un model numit PODC.
- P: plan
- O: organizație
- D: adresa
- C: control
Ordinea acestor funcții este, de asemenea, importantă, deoarece determină ciclul care este întotdeauna creat pentru a coordona activitățile din cadrul unei organizații. Pentru cei care doresc să afle mai multe detalii despre modul în care a apărut acest model și ce reprezintă fiecare dintre aceste funcții, vă spunem acum toate detaliile.
Reclame
În acest articol veți găsi:
Ce este un administrator?
În practică, indiferent de educația sau rolul nostru, suntem cu toții, la un moment dat, "Administratori", fie în managementul afacerii noastre, în calitate de angajați ai organizațiilor sau în managementul viata personala.
Reclame
Ele ghidează utilizarea resurselor financiare, fizice, tehnologice și umane, căutând soluții pentru tot felul de probleme administrative. Creează metode, planifică activități, organizează funcționarea diferitelor sectoare ale unei organizații, calculează cheltuielile și apreciază fluxul perfect de informații și linii directoare.
În lumea afacerilor, administratorul afacerii este profesionistul responsabil pentru luarea deciziilor și conducerea strategiilor corporative.
Reclame
Aceasta implică planificarea, organizarea, dirijarea și controlul acțiunilor în cele mai variate domenii de afaceri, inclusiv gestionarea resurselor financiare, tehnologice, umane și materiale.
Sursă
Este ușor de văzut că aceste funcții de administrator din modelul PODC se potrivesc perfect cu ceea ce se face în activitatea zilnică a acestor profesioniști.
Reclame
Dar cum a apărut această definiție a funcțiilor? Henri Fayol a fost prima persoană care a identificat elemente sau funcții ale administratorului. Totul a început cu cartea sa clasică, publicată în 1916, Administration Industrielle et Generale (Administrație industrială și generală).
Fayol a fost directorul general al unei mari companii franceze de extracție a cărbunelui. El și-a bazat cartea pe experiențele sale ca practicant în management la această companie. În acel moment, el a definit cinci funcții de management care au devenit cunoscute sub numele de POC3 sau chiar POCCC. Erau:
- Planificare
- Organizare
- Comanda
- Coordonare
- Control
El a susținut că aceste funcții erau universale: toți managerii le îndeplinesc pe parcursul activității lor pe orice tip de piață. Dar odată cu trecerea timpului și apariția noilor tehnologii, noii autori au actualizat conceptul de funcții de administrator. Au trecut de la 5 la doar 4. Acest lucru se datorează faptului că s-a înțeles că funcțiile de coordonare și comandă ar putea fi reprezentate, de fapt, de un singur aspect, care este managementul.
Acum, să intrăm în detaliile PODC.
Roluri și responsabilități principale ale administratorului
1. Planificare
Planificarea, în ceea ce privește funcționarea unei companii, implică acțiuni precum:
- Prognoza condițiilor viitoare
- Definiția noilor obiective
- Crearea metodologiilor pentru realizarea acestor obiective
Aceasta înseamnă că cineva din poziția de manager trebuie să fie bun la luarea deciziilor. Și, în practică, planificarea este un proces în mai mulți pași. Planificatorii trebuie să înceapă prin a cunoaște situația companiei lor, în special cele mai critice cu care se confruntă organizația.
În timpul studiilor sale, Fayol a recunoscut, de asemenea, că o planificare eficientă trebuie să ia în considerare incidentele neașteptate care pot apărea și nu doar să se țină de planurile rigide și inflexibile. În practică, există diferite tipuri de planificare, care pot fi:
- Planificare strategica
- Planificarea tactică
- Planificare operationala
2. Organizare
Accentul funcției de organizare poate fi listat în puncte cheie, cum ar fi:
- Structurarea activităților
- Orientarea către relațiile din cadrul companiei
- Recrutare
- Evaluare și consolidarea echipei
Organizația este rolul administrației care presupune dezvoltarea unei structuri organizaționale și alocarea resurselor pentru a se asigura că obiectivele sunt atinse. Această structură organizațională este de obicei reprezentată de o organigramă.
Aceasta oferă o vedere grafică a lanțului de acțiuni din cadrul companiei. De aceea, deciziile care se iau cu privire la structura unei organizații sunt adesea numite decizii de proiectare organizațională.
3. Direcţie
Creați un standard și o direcție pentru toate activitățile companiei. Aceasta este una dintre funcțiile principale ale administratorului, fiind o componentă necesară pentru toate celelalte. Conducerea poate avea același sentiment de conducere. Cu asta, liderul ajută celelalte componente ale companiei să-și atingă obiectivele.
Are o viziune mai largă și, prin urmare, poate coordona eforturile pentru ca toată lumea să lucreze împreună, cu același nord. Dar, în plus, un leadership eficient necesită ca managerul să motiveze angajații și să comunice eficient. Dacă această direcție este făcută corect, toată lumea va fi încântată să atingă toate obiectivele.
4. Control
Printre funcțiile administratorului, cea de control are un rol fundamental: să facă totul să se întâmple în cadrul parametrilor și principiilor care au fost definite. Scopul controlului este precis identificați abaterile de direcție, deja mă gândesc la planuri de a schimba acest scenariu atunci când este necesar. Prin urmare, putem spune, de asemenea, că controlul constă din trei pași:
- Stabilirea standardelor de performanță
- Compararea performanței reale cu standardele
- Luarea de acțiuni corective atunci când este necesar
Monitorizarea performanței a fost exprimată în termeni monetari, cum ar fi venituri, costuri sau profit. Dar astăzi, poate fi exprimat și în alți termeni, cum ar fi nivelul de servicii pentru clienți și satisfacția consumatorilor, de exemplu. Pentru a face acest lucru, trebuie să creați o serie de indicatori de performanță.
Atenție: această funcție nu trebuie confundată cu controlul în sensul comportamental sau manipulator al personalităților sau emoțiilor. Mai degrabă, se referă la rolul de a întreprinde acțiunile necesare pentru a se asigura că activitățile legate de muncă sunt coerente și contribuie la atingerea obiectivelor.
