Manual procedural Se referă la un instrument administrativ, care oferă sprijin sarcinilor mici care trebuie îndeplinite zilnic în diferitele zone din cadrul unei companii.
În acestea, acțiunile și operațiunile care trebuie urmate pentru a îndeplini funcțiile generale sunt înregistrate metodic, astfel încât compania să poată funcționa bine. De asemenea, permite o urmărire secvențială a activităților anterioare, programându-le într-o ordine logică și la ora indicată.
Reclame
În acest articol veți găsi:
Cum se formează un manual de procedură?
- Identificare: în această parte trebuie să apară numele oficial și sigla utilizată de companie
- Index sau conținut: este locul în care se află paginile corespunzătoare conținutului din manual, ceea ce face mai ușor pentru angajați localizarea zonei lor
- Prolog sau introducere: o scurtă expunere despre document, care se încadrează în conținutul său și importanța revizuirii sale temeinice. Vezi aici cum se face o introducere.
- Obiectivele procedurii: scopul documentului menționat trebuie explicat, arătând clar că scopul acestuia este standardizați și controlați respectarea rutinelor diferitelor zone din companie, evitând astfel erorile sau eșecurile
- Domenii de aplicare: este locul în care procedurile sunt clasificate și domeniul de aplicare al fiecărui individ este abordat, atât în propria zonă, cât și influența pe care o au asupra celorlalți
- Politici și standarde de operare: această secțiune ar trebui să includă liniile directoare generale ale acțiuni care determină care este responsabilitatea diferitelor instanțe care participă la proces.
- Glosar de termeni: este o listă mică care servește drept suport sau consultare, are caracter tehnic și este legată de conținutul manuscrisului.
Pași pentru a crea un manual de utilizare
Când intenționați să deschideți o nouă sucursală, creați o franciză a unei afaceri care a fost pe piață de ani de zile sau pur și simplu începeți utilizați un sistem de calitate pentru a garanta vânzările, trebuie făcut un manual de proceduri, pentru aceasta trebuie parcurși câțiva pași important.
- Înainte de al începe, trebuie definită structura sa, fiecare concept care este scris necesită anumite caracteristici și particularități, cum ar fi limbajul, exemple grafice, printre altele
- Este esențial ca nu toate manualele să aibă aceeași linie de proiectare, deoarece unele segmente sunt direcționate executorul sau operatorul, prin urmare, ar trebui să se distingă cu ușurință în conținutul cine va fi utilizatorul la fel
- Trebuie definit dacă se va face un document pentru fiecare poziție, zonă sau unul pentru întreaga organizație. Acest lucru vă va permite să știți dacă este necesar să creați câteva sub-manuale pentru fiecare caz
- Politicile care corespund fiecărei persoane atunci când își desfășoară activitățile trebuie definite.
- Identificați și selectați care sunt principalele procese de afaceri, pentru a le traduce în document, toate acestea luând în considerare faptul că acestea ar trebui să conțină doar informațiile solicitate de angajați
- Scrierea manualului trebuie să fie agilă, dinamică și accesibilă, dar în același timp concretă. Elementele grafice și vizuale sunt de cea mai mare importanță, deoarece facilitează înțelegerea lucrătorilor din pozițiile lor
Avantajele unui manual procedural
Având acest instrument oferă avantaje mari companiei, unele dintre ele sunt:
Reclame
- Ajutați personalul să aibă o pregătire și o calificare mai bune
- Acestea descriu în detaliu toate activitățile desfășurate în fiecare dintre poziții
- Ele servesc drept îndrumări pentru munca de făcut
- Oferă personalului o imagine mai cuprinzătoare asupra companiei
- Permite celor care sunt responsabili de partea operațională să știe care sunt pașii pe care trebuie să-i urmeze pentru a dezvolta totul corect
- Acestea indică în mod explicit relațiile cu restul pozițiilor din cadrul companiei
Ce companii ar trebui să aibă un manual de proceduri?
Acestea sunt solicitate de toate organizațiile publice sau private, naționale sau transnaționale, atât mici, mijlocii sau mari, indiferent dacă sunt sau nu non-profit. Adică, toți cei care necesită normalizare în operațiunile lor.
De asemenea, cei care doresc să elimine sau să reducă stresul de muncă și, prin urmare, pierderea de timp, doresc să își dubleze cultura organizațională atât în punctele lor de vânzare, cât și în diversele lor sucursale.
Reclame
În plus, dacă vor să aibă creșteri mari sau să consolideze o poziție competitivă, mențineți-le sau sporiți-le vânzări și profitabilitate, oferind satisfacție și utilitate clienților care apelează la franciza din întrebare.
Când ar trebui justificat un manual de procedură?
Atunci când pierderile, conflictele dintre diferitele departamente ale companiei, precum și reclamațiile de la diverși clienți duc la mari dezavantaje pentru organizație. Se poate datora și deschiderii unei a doua sucursale și este necesar să delegați unele responsabilități administratorilor și managerilor.
Reclame
