▷ Scopul unui proiect; Definiție și cum se face

Scopul unui proiect stabilește ceea ce trebuie abordat pentru a obține cu succes rezultatul. finalul acestuia, stabilind limitele proiectului, scopurile, obiectivele, livrabilele și cerințe; prin urmare, domeniul de aplicare este fundamental, deoarece oferă un ghid clar pentru execuția și controlul acestuia.

El domeniul de aplicare al unui proiect va fi mereu unul parte fundamentală în managementul oricărui proiect, întrucât vă permite să abordați toate aspectele necesare pentru a obține succesul.

Ei bine, este în domeniul în care stabilește clar și simplu modul în care va fi abordat proiectul si ce vor fi obiectivele, rezultatele, cerințele și limitele acestuia; În acest fel, pot fi prevenite abaterile și riscurile în execuția proiectului, iar planificarea bugetară poate fi facilitată.

In orice caz, Cum să delimitezi un proiect ușor și fără complicații?, Aici vă vom spune cum, dar mai întâi să definim conceptul acestuia.

Care este scopul unui proiect?

Scopul unui proiect se referă la limitele specifice ale lucrării care urmează să fie efectuate ca parte a unui proiect; definește scopurile, obiectivele, rezultatele și cerințele acestora. Astfel, acestea sunt ceea ce echipa de proiect plănuiește să le abordeze.

Un proiect bun trebuie să fie suficient de clare, precise și detaliate suficient pentru a fi înțeles de toți factorii interesați din proiect. Trebuie să stabiliți ce urmează a fi atins, cum urmează să fie măsurat succesul, ce urmează să fie livrat, cine este implicat, ce nu este inclus și orice constrângeri sau informații relevante.

Este important de remarcat faptul că domeniul de aplicare al proiectului poate fi dinamică și poate trebui revizuită și ajustată pe măsură ce proiectul progresează și sunt prezentate circumstanțe sau informații noi.

Pentru Project Management Institute, (2008) afirmă că „Scoping este procesul de dezvoltare a unui proiect detaliat și a unei descrieri de produs. (pag. 119)

Practic, sfera unui proiect definește ceea ce trebuie abordat pentru a obține cu succes rezultatul final al proiectului.

Cum să definești un proiect?

Definirea domeniului unui proiect este o parte vitală a planificării proiectului, deoarece vă oferă îndrumări clare pentru execuția și controlul proiectului.

Iată câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a defini un proiect:

1. Identificarea obiectivelor proiectului: Primul lucru pe care ar trebui să-l faci este să înțelegi ce speri să obții cu proiectul. Care este problema pe care încerci să o rezolvi?Ce succes ar arăta? Înțelegerea clară a obiectivelor vă va ajuta să definiți domeniul de aplicare al proiectului.
2. Definiți rezultatele proiectului: Livrabilele sunt rezultatele specifice care vor fi produse ca urmare a proiectului. Acestea pot fi produse, rapoarte, servicii etc. Definirea clară a rezultatelor va ajuta la stabilirea așteptărilor și va oferi un sentiment de direcție pentru proiect.
3. Identificați cerințele proiectului: Cerințele sunt nevoile sau condițiile care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să aibă succes. Acestea pot fi cerințe tehnice, de resurse, de personal, de timp, printre altele.
4. Setați limitări și excluderi: Nu totul poate fi inclus în scopul unui proiect. Este important să se identifice constrângerile proiectului (de exemplu, timp, buget, resurse) și să se precizeze clar ce este „În afara razei”, adică ceea ce nu va fi abordat sau livrat de proiect.
5. Creați un document de definire a proiectului: A „document de anvergură a proiectului” este un document formal care descrie toate aspectele de mai sus și este folosit ca instrument pentru a gestiona așteptările și a ghida execuția proiectului. Acest document trebuie aprobat de toate părțile interesate înainte de începerea lucrărilor la proiect.
6. Examinați și rafinați domeniul de aplicare al proiectului: Pe măsură ce proiectul progresează, puteți descoperi că unele dintre ipotezele dumneavoastră inițiale au fost incorecte sau că apar noi informații sau provocări. În aceste cazuri, este important să revizuiți și, dacă este necesar, să ajustați domeniul de aplicare al proiectului. Orice modificare a domeniului de aplicare al proiectului trebuie să fie documentată și aprobată de toate părțile interesate.

Amintiți-vă că domeniul de aplicare al unui proiect bun este clar, precis și suficient de detaliat pentru a fi înțeles de toți cei implicați în proiect; un domeniu de aplicare bine definit poate fi diferența dintre un proiect care se desfășoară fără probleme și unul care se îndepărtează.

Managementul domeniului proiectului

 Scopul unui proiect nu se termină cu scrierea lui,necesită management format dintr-o serie de proceduri care asigură că un proiect rămâne pe planul său de lucru inițial și finalizați cu succes.

Schimbările de domeniul de aplicare apar adesea pe proiecte și, dacă nu sunt gestionate eficient, pot avea ca rezultat un proiect care depășește termenul limită inițial, depășește bugetul sau nu îndeplinește obiectivele de acord.

Iată pașii cheie pentru a obține un bun management al domeniului proiectului:

1. Planificarea domeniului de aplicare: Aceasta implică crearea unui plan de management al domeniului de aplicare care documentează modul în care domeniul de aplicare al proiectului va fi definit, validat și controlat.
2. Definiția domeniului de aplicare: Acesta este procesul de dezvoltare a unei descrieri detaliate a proiectului și a produsului, serviciului sau rezultatului așteptat.
3. Crearea unei structuri de defalcare a lucrărilor (WBS/WBS): Un WBS este un instrument care descompune domeniul de aplicare al proiectului în componente gestionabile; ajută echipele să înțeleagă livrabilele proiectului și sarcinile specifice de care au nevoie pentru a le îndeplini.
4. Verificarea domeniului de aplicare: Este procesul de acceptare formală a livrabilelor proiectului finalizate de către părțile interesate. În esență, este vorba despre a se asigura că livrabilele îndeplinesc criteriile de acceptare definite.
5. Controlul domeniului de aplicare: Se referă la gestionarea modificărilor în domeniul de aplicare al proiectului; aceasta presupune monitorizarea stării proiectului și a produsului și ajustarea oricăror modificări care pot afecta domeniul de aplicare. Orice modificare a domeniului de aplicare trebuie să fie documentată și aprobată înainte de a fi implementată.

Pentru Project Management Institute, (2008), „Project Scope Management include procesele necesare pentru a se asigura că proiectul include toată munca necesară și doar munca pentru finalizarea cu succes a proiectului. Gestionarea domeniului de aplicare al proiectului se concentrează în primul rând pe definirea și controlul a ceea ce este inclus și a ceea ce nu este inclus în proiect.” (pag. 104)

Ei bine, o bună gestionare a domeniului poate ajuta la evitarea „folosirea domeniului” (creșterea necontrolată a domeniului de aplicare al proiectului dincolo de limitele sale inițiale), ceea ce poate duce la întârzieri, costuri suplimentare și conflicte între părțile interesate. Managementul domeniului de aplicare este o componentă critică a managementului de succes al proiectelor. și necesită o comunicare eficientă și o documentare detaliată.

Referințe bibliografice

• Institutul de Management de Proiect (2013). Ghid pentru noțiunile fundamentale ale managementului de proiect (Ghid PMBOK I ®) — Ediția a cincea.