Ako urobiť úspešnú vnútornú kontrolu v spoločnosti?

Hrá vnútorná kontrola a dôležitú úlohu pri úspechu všetkých spoločností. Mnoho majiteľov firiem však nechápe, čo to je a prečo je to dôležité.

Štruktúra vnútornej kontroly spoločnosti je pre ňu jedinečná. Interné kontroly musia byť účinné a efektívne pre konkrétnu organizáciu. Napríklad štruktúra vnútornej kontroly spoločnosti nebude nevyhnutne adekvátna pre malý podnik prevádzkovaný vlastníkom.

Je nevyhnutné, aby riadiaci tím spoločnosti starostlivo navrhol štruktúru vnútornej kontroly ktorý rieši riziká pre organizáciu bez toho, aby ju vážil so zbytočnými nákladmi a úsilím.

Interná kontrola je relevantná pre každého na pracovisku. Predstavuje morálnu zodpovednosť za pochopenie a dodržiavanie zásad a postupov organizácie.

Hlavné ciele vnútornej kontroly

Primárnym účelom vnútornej kontroly je pomáha chrániť organizáciu a presadzovať jej ciele. Interné kontroly pracujú na minimalizácii rizík a ochrane majetku, zabezpečujú presnosť údajov - evidenciu, podporu prevádzkovej efektívnosti a dodržiavanie politík, pravidiel, predpisov a zákony.

Tieto poskytujú a primerané zabezpečenie o dosahovaní cieľov týkajúcich sa:

• Efektívnosť a efektívnosť operácií.
• Spoľahlivosť finančných informácií.
• Ochrana aktív.
• Dodržiavanie platných zákonov a predpisov.

Zisky

1. Zavedenie procesov: Majitelia firiem vyvíjajú štandardizované procesy a postupy, aby ich zamestnanci chápali a dodržiavali. Informujú svojich zamestnancov o požadovaných operáciách a očakávajú, že ich zamestnanci budú podporovať pri plnení ich každodenných úloh. Zdokumentované zavedené postupy vnášajú do spoločnosti súdržnosť a poriadok, pretože každý presne vie, čo sa od nich očakáva.
2. Rozdelenie povinností: Správne navrhnuté vnútorné kontroly môžu zabezpečiť, aby mala organizácia primerané oddelenie povinností poskytnutím systému kontrol a vyváženia. Napríklad zamestnanec, ktorý vkladá šeky, by nemal byť tým istým zamestnancom, ktorý odsúhlasuje bankové výpisy. Správne rozdelenie povinností môže tiež pomôcť obmedziť podvody alebo krádeže.
3. Zmiernenie podvodov a krádeží: Účinné interné kontroly môžu obmedziť a pravdepodobne zabrániť podvodom a krádežiam. Interné kontroly môžu zahŕňať schválenie nových dodávateľov a zamestnancov, ako aj udržiavanie hodnotného inventára a kontrolu zásob na bezpečných miestach.
4. Príprava presných a včasných finančných výkazov: Interné kontroly môžu zamestnancom pomôcť zaznamenávať a zaznamenávať transakcie v účtovných záznamoch a v konečnom dôsledku vytvárať presné a včasné finančné výkazy. Presné a včasné finančné výkazy sú rozhodujúce pre interné a externé zainteresované strany a pomôžu manažmentu prijímať efektívne rozhodnutia a plánovať do budúcnosti.
5. Znížiť počet chýb: Chyby v účtovných záznamoch spoločnosti môžu poškodiť vzťahy medzi zákazníkmi, dodávateľmi a zamestnancami a nakoniec spôsobiť stratu výnosov. Správne navrhnuté interné kontroly by mali pomôcť vášmu podniku predchádzať chybám alebo ich identifikovať. Automatizácia procesov a kontrol a príslušné úrovne kontroly môžu zabrániť vstupu chýb do účtovného systému, ktoré by mohli poškodiť dobré meno spoločnosti.

Kroky na vykonanie úspešnej vnútornej kontroly v spoločnosti

1. - Uistite sa, že sú funkcie oddelené

Oddelenie povinností je základnou, kľúčovou vnútornou kontrolou a jednou z najťažšie dosiahnuteľných. Na najzákladnejšej úrovni to znamená, že žiadny jednotlivec by nemal mať kontrolu nad dvoma alebo viacerými fázami transakcie alebo operácie.

Používa sa na zabezpečenie toho, aby sa zamestnanci včas vyhli chybám alebo nezrovnalostiam v bežnom podnikaní alebo ich odhalili.

2. - Vytvorte primeranú fyzickú kontrolu nad aktívami

Musia byť zavedené kontroly na zabezpečenie a ochranu zraniteľného majetku. Príklady zahŕňajú zabezpečenie obmedzeného prístupu k aktívam, ako sú hotovosť, inventár a vybavenie, ktoré môžu byť citlivé na riziko straty alebo neoprávnené použitie. Tieto aktíva by sa mali pravidelne počítať a porovnávať s kontrolnými záznamami.

3. - Identifikujte riziká vo vašej kancelárii

Ak chcete správne riadiť riziká, musíte ich najskôr identifikovať. Po identifikácii rizík je potrebné ich analyzovať z hľadiska možného účinku. Analýza rizika vo všeobecnosti zahŕňa odhad závažnosti rizika, posúdenie pravdepodobnosti jeho výskytu a rozhodnutie, ako riziko riadiť a aké opatrenia by sa mali prijať.

4. - Okamžite opravte chyby

Môže zlyhať aj dobre navrhnutá vnútorná kontrola. Zamestnanci niekedy nesprávne interpretujú pokyny alebo len robia chyby. Za chyby zistené v ktorejkoľvek fáze procesu by sa však malo prijať okamžité nápravné opatrenie a mali by sa hlásiť na príslušnej úrovni riadenia.

5.- Vypracovať písomné zásady a postupy

Organizácia by mala vypracovať vlastnú príručku komplexných postupov pre svoje interné obchodné a finančné procesy. Písomné postupy majú niekoľko funkcií. Poskytujú písomné oznámenie všetkým zamestnancom o očakávaniach a postupoch agentúry.

6. - Pravidelne zmierujte

Zmierenia sú často podceňovanou vnútornou kontrolou. Ak sú vykonávané správne a rutinne, poskytujú účinnú kontrolu na včasnú identifikáciu a opravu chýb

7.- Skontrolujte a schválte procesy / transakcie

Ak v spoločnosti dôjde k významnému procesu alebo transakcii, mala by existovať vždy iná úroveň kontroly a schválenia jednotlivcom nezávislým od procesu. Recenzent musí mať skúsenosti a vedomosti, aby dokázal identifikovať chyby a opomenutia.

8. - Uchovávajte primeranú podpornú dokumentáciu

Audítori a vedúci programu často predpokladajú, že „ak to nebolo zdokumentované, nestalo sa to“. Primeraná podpora Dokumentácia poskytuje spoľahlivé dôkazy na adekvátne overenie toho, či sa používajú príslušné procesy a kontroly.

9. - Poskytnite zamestnancom primerané školenie

Zamestnanci musia byť na vykonávanie svojich povinností riadne vyškolení a oprávnení. Je dôležité mať na pamäti, že školenie by sa malo považovať za prebiehajúci proces a školiace potreby Personál by mal byť pravidelne hodnotený, aby sa zohľadnili zmeny v obchodných procesoch, technológiách, nových zákonoch a predpisy a pod.

10. - Vykonajte sebahodnotenie svojej vnútornej kontroly

Vykonanie sebahodnotenia vnútornej kontroly môže pomôcť identifikovať potenciálne nedostatky skôr, ako nastanú problémy, a povedie k implementácii účinnejších kontrol. Toto sebahodnotenie je často možné vykonať pomocou „Návodu“, čo je iba akt sledovania transakcie prostredníctvom záznamov a postupov spoločnosti.